PAGE規(guī)范證據收集完善制度一、總則（一）目的為了確保公司在各類業(yè)務活動中能夠合法、合規(guī)、有效地收集證據，保障公司的合法權益，提高公司管理決策的科學性和準確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在經營管理、合同履行、糾紛處理等各類活動中涉及的證據收集工作。（三）基本原則1.合法性原則：證據收集必須嚴格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據來源合法、形式合法、收集程序合法。2.真實性原則：所收集的證據應真實、客觀地反映事實情況，不得偽造、篡改證據。3.關聯性原則：證據應與待證事實具有關聯性，能夠直接或間接證明案件事實。4.及時性原則：在業(yè)務活動過程中，應及時收集證據，避免證據滅失或難以取得。二、證據收集的范圍與分類（一）證據收集的范圍1.合同類證據：包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、訂單、送貨單、驗收單、對賬單等。2.財務類證據：發(fā)票、收據、付款憑證、銀行對賬單、會計憑證、審計報告等。3.人事類證據：勞動合同、員工手冊、考勤記錄、工資單、績效考核記錄、培訓記錄、離職證明等。4.業(yè)務往來類證據：郵件、傳真、短信、微信聊天記錄、電話錄音、會議紀要、業(yè)務報告、市場調研資料等。5.知識產權類證據：商標注冊證書、專利證書、著作權登記證書、作品底稿、創(chuàng)作過程記錄、侵權證據等。6.其他證據：涉及公司權益的各類文件、證書、鑒定報告、公證書、證人證言等。（二）證據的分類1.書證：以文字、符號、圖形等所記載的內容或表達的思想來證明案件事實的書面材料，如合同、文件、發(fā)票等。2.物證：以其外部特征、物質屬性、存在狀況等證明案件事實的物品，如產品樣品、設備等。3.視聽資料：以錄音、錄像、電子計算機或其他高科技設備所存儲的信息證明案件事實的資料，如錄音帶、錄像帶、光盤等。4.電子數據：通過電子郵件、電子數據交換、網上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質中的信息，如微信聊天記錄、郵件等。5.證人證言：證人就其所了解的案件事實向法庭所作的陳述。6.鑒定意見：具有專業(yè)知識的人員就案件中的專門性問題進行鑒定后所作出的書面意見，如產品質量鑒定報告、筆跡鑒定報告等。7.勘驗筆錄：人民法院對與案件有關的現場或者物品進行勘查、檢驗后所作的記錄。三、證據收集的流程與方法（一）證據收集的流程1.證據收集的啟動各部門在業(yè)務活動中發(fā)現需要收集證據的情況時，應及時向本部門負責人報告。部門負責人根據具體情況，判斷是否需要啟動證據收集程序，并確定證據收集的責任人。2.證據收集計劃的制定證據收集責任人應根據待證事實和證據收集的范圍，制定詳細的證據收集計劃。證據收集計劃應包括證據收集的目標、方法、步驟、時間安排、人員分工等內容。3.證據的收集與固定證據收集責任人按照證據收集計劃，通過合法、有效的方法收集證據。在收集過程中，應注意對證據的固定，確保證據的真實性和完整性。對于書證，應盡量收集原件，并注明出處、收集時間、收集人等信息；對于物證，應拍照、錄像或制作詳細的物證清單，并注明物證的名稱、規(guī)格、數量、特征等信息；對于視聽資料和電子數據，應進行備份，并注明存儲介質的名稱、存儲時間、存儲人等信息。4.證據的整理與審核證據收集責任人將收集到的證據進行整理，按照證據的類別、時間順序等進行分類編號，并制作證據清單。部門負責人對收集到的證據進行審核，確保證據的合法性、真實性、關聯性。對于不符合要求的證據，應及時要求證據收集責任人補充或重新收集。5.證據的保管與移交審核通過的證據應由專人負責保管，確保證據的安全和完整。保管人員應建立證據保管臺賬，記錄證據的名稱、數量、來源、保管時間、保管人等信息。在需要使用證據時，應按照規(guī)定的程序辦理證據借閱手續(xù)。證據使用完畢后，應及時歸還保管人員。對于涉及公司重大利益或糾紛處理的證據，應及時移交公司法律事務部門或相關負責部門。（二）證據收集的方法1.自行收集：公司各部門根據業(yè)務活動的需要，自行收集與業(yè)務相關的證據。在自行收集過程中，應注意遵守法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據的合法性。2.委托收集：對于一些專業(yè)性較強或需要特定資質的證據收集工作，公司可以委托專業(yè)的調查機構、律師事務所、鑒定機構等進行收集。委托收集時，應簽訂委托合同，明確委托事項、委托費用、雙方的權利義務等內容。3.申請證據保全：在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下，公司可以向人民法院申請證據保全。申請證據保全時，應提交書面申請，并說明證據的名稱、地點、數量、特征等情況，以及申請證據保全的理由和采取的保全措施。4.申請調查取證：對于一些公司無法自行收集的證據，公司可以向人民法院申請調查取證。申請調查取證時，應提交書面申請，并說明需要調查取證的事項、證據的名稱、地點、數量、特征等情況，以及申請調查取證的理由。四、證據的審查與認定（一）證據審查的內容1.證據的合法性審查：審查證據的來源是否合法，收集程序是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，證據的形式是否符合要求。2.證據的真實性審查：審查證據是否真實、客觀地反映事實情況，是否存在偽造、篡改、虛假陳述等情況。3.證據的關聯性審查：審查證據與待證事實之間是否具有關聯性，是否能夠直接或間接證明案件事實。（二）證據審查的方法1.形式審查：對證據的形式要件進行審查，如證據的簽名、蓋章、日期、格式等是否符合要求。2.實質審查：對證據的內容進行審查，判斷證據是否真實、客觀、關聯。實質審查可以通過核對原件、調查核實、鑒定等方式進行。3.綜合審查：將多個證據進行綜合分析，判斷證據之間是否相互印證，是否能夠形成完整的證據鏈。（三）證據的認定1.單一證據的認定：對于單一證據，根據證據審查的結果，認定其是否具有證明力。具有證明力的證據，可以作為認定案件事實的依據。2.多個證據的認定：對于多個證據，根據證據之間的關聯性、證明力大小等因素，綜合判斷證據的證明力。多個證據相互印證，能夠形成完整證據鏈的，可以作為認定案件事實的依據。3.證明標準：公司在證據認定過程中，應遵循高度蓋然性的證明標準，即證據能夠證明待證事實的可能性大于不能證明的可能性。五、證據的保管與使用（一）證據的保管1.保管場所：公司應設立專門的證據保管場所，確保證據的安全和完整。證據保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管方式：證據應根據其性質、特點等采用不同的保管方式。對于書證、物證等，可以采用紙質檔案的形式進行保管；對于視聽資料、電子數據等，可以采用電子存儲的形式進行保管。3.保管期限：證據的保管期限應根據法律法規(guī)的規(guī)定和公司的實際情況確定。一般情況下，證據的保管期限為自業(yè)務活動結束之日起[X]年。對于涉及公司重大利益或糾紛處理的證據，應在糾紛處理完畢后繼續(xù)保管[X]年。（二）證據的使用1.使用范圍：公司各部門在經營管理、合同履行、糾紛處理等活動中，可以根據需要使用證據。證據的使用應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保證據的合法、合規(guī)使用。2.使用程序：使用證據時，應填寫證據使用申請表，注明使用證據的目的、證據的名稱、數量、使用時間等信息。申請表經部門負責人審核批準后，方可到證據保管部門辦理證據借閱手續(xù)。3.使用記錄：證據保管部門應建立證據使用記錄臺賬，記錄證據的使用時間、使用人、使用目的、歸還時間等信息。使用記錄應妥善保管，以備查閱。六、監(jiān)督與責任（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：公司內部審計部門應定期對公司證據收集、保管、使用等情況進行審計監(jiān)督，確保證據收集工作的合法、合規(guī)、有效。2.外部監(jiān)督：公司應接受相關政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（二）責任追究1.違反制度的責任：對于違反本制度規(guī)定，在證據收集、保管、使用等過程中存在違法違規(guī)行為的單位和個人，公司將視情節(jié)