PAGE報工單使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司報工單的使用流程，確保工作信息準(zhǔn)確傳遞、高效處理，加強各部門之間的協(xié)作與溝通，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及報工單使用的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：報工單所記錄的信息必須真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映工作的實際情況。2.及時性原則：相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時填寫、提交和處理報工單，避免延誤影響工作進程。3.規(guī)范性原則：報工單的填寫、格式、流轉(zhuǎn)等應(yīng)遵循本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保統(tǒng)一、規(guī)范。4.保密性原則：報工單中涉及的機密信息和敏感數(shù)據(jù)應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、報工單的定義與分類（一）定義報工單是用于記錄公司內(nèi)部各項工作任務(wù)的發(fā)起、執(zhí)行、完成等過程信息的文檔工具，通過報工單可以清晰地跟蹤工作進展、明確責(zé)任人員、協(xié)調(diào)資源配置。（二）分類1.生產(chǎn)報工單：用于記錄生產(chǎn)制造過程中的各項任務(wù)，包括原材料領(lǐng)用、生產(chǎn)工序執(zhí)行、產(chǎn)品檢驗等環(huán)節(jié)。2.維修報工單：針對設(shè)備設(shè)施等出現(xiàn)故障或需要維修的情況，記錄維修任務(wù)的發(fā)起、維修過程、更換零部件等信息。3.項目報工單：適用于公司開展的各類項目，記錄項目的立項、計劃安排、任務(wù)分配、進度跟蹤、成果交付等全過程。4.采購報工單：在采購業(yè)務(wù)中使用，記錄采購需求的提出、采購審批、供應(yīng)商選擇、訂單下達、到貨驗收等流程。5.其他報工單：根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求，可增設(shè)其他類型的報工單，如質(zhì)量問題報工單、安全事故報工單等，用于特定工作場景的信息記錄與管理。三、報工單的填寫規(guī)范（一）基本信息報工單應(yīng)包含以下基本信息：1.報工單號：由系統(tǒng)自動生成或按照一定規(guī)則編制，具有唯一性，便于識別和查詢。2.工作日期：填寫報工單所涉及工作的具體日期范圍。3.部門名稱：明確負責(zé)該項工作的部門。4.員工姓名：填寫執(zhí)行工作任務(wù)的員工姓名。5.工作任務(wù)描述：簡潔明了地闡述工作的具體內(nèi)容和要求。（二）詳細內(nèi)容1.生產(chǎn)報工單原材料信息：記錄領(lǐng)用原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。生產(chǎn)工序：按照生產(chǎn)流程依次填寫各工序的執(zhí)行情況，包括開始時間、結(jié)束時間、操作人員等。質(zhì)量檢驗：記錄產(chǎn)品檢驗的結(jié)果，如合格數(shù)量、不合格數(shù)量及原因等。2.維修報工單故障描述：詳細說明設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)的故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等。維修措施：記錄采取的維修方法、更換的零部件等。維修時間：填寫維修開始時間和結(jié)束時間。3.項目報工單項目階段：明確當(dāng)前處于項目的哪個階段，如策劃、實施、驗收等。任務(wù)進度：以百分比或具體任務(wù)完成情況描述項目任務(wù)的進展。問題與解決：記錄項目執(zhí)行過程中遇到的問題及解決措施。4.采購報工單采購需求：說明采購物資或服務(wù)的詳細要求。采購審批情況：記錄采購申請的審批結(jié)果及審批人。供應(yīng)商信息：填寫供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、采購合同編號等。到貨情況：記錄物資到貨時間、數(shù)量、驗收情況等。5.其他報工單：根據(jù)具體類型，按照相關(guān)業(yè)務(wù)要求填寫特定的詳細信息。（三）填寫要求1.報工單應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有錯誤需要更正，應(yīng)在錯誤處劃雙線，在上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋更正人印章或簽字確認。2.各項信息應(yīng)填寫完整，不得遺漏重要內(nèi)容。對于復(fù)雜的工作任務(wù)，可在報工單背面或另附說明進行詳細闡述。3.工作任務(wù)描述應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔，避免模糊不清或歧義性表述。四、報工單的提交與審批（一）提交流程1.員工完成工作任務(wù)后，應(yīng)及時按照報工單的填寫規(guī)范填寫相關(guān)信息，并提交給所在部門的負責(zé)人。2.部門負責(zé)人收到報工單后，應(yīng)檢查報工單填寫的完整性和準(zhǔn)確性，確認無誤后簽字審核。（二）審批層級根據(jù)工作的重要性、涉及金額、影響范圍等因素，確定報工單的審批層級：1.一般工作任務(wù)的報工單，由部門負責(zé)人審批即可。2.涉及金額較大、跨部門協(xié)作、對公司業(yè)務(wù)有重大影響的報工單，需經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人會簽、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時需總經(jīng)理審批。（三）審批時間要求1.部門負責(zé)人應(yīng)在收到報工單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核簽字。2.對于需要多級審批的報工單，各級審批人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需事先說明原因并經(jīng)上級同意。五、報工單的流轉(zhuǎn)與跟蹤（一）流轉(zhuǎn)方式報工單通過公司內(nèi)部的信息化系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，相關(guān)人員可在系統(tǒng)中實時查看報工單的狀態(tài)和流轉(zhuǎn)記錄。對于未使用信息化系統(tǒng)的情況，報工單應(yīng)采用紙質(zhì)文檔形式，通過專人傳遞或內(nèi)部郵件等方式進行流轉(zhuǎn)。（二）流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)1.生產(chǎn)報工單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：員工提交給部門負責(zé)人，部門負責(zé)人審核后流轉(zhuǎn)至生產(chǎn)調(diào)度部門，生產(chǎn)調(diào)度部門根據(jù)報工單安排生產(chǎn)資源，報工單再流轉(zhuǎn)至各生產(chǎn)工序負責(zé)人，工序完成后流轉(zhuǎn)回部門負責(zé)人進行匯總統(tǒng)計。2.維修報工單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：設(shè)備使用部門員工提交報工單給部門負責(zé)人，部門負責(zé)人審核后提交給維修部門，維修部門安排維修人員進行維修，維修完成后維修人員填寫維修結(jié)果，報工單流轉(zhuǎn)回設(shè)備使用部門確認。3.項目報工單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：項目負責(zé)人提交報工單給項目管理部門，項目管理部門審核后根據(jù)項目進度分發(fā)給各相關(guān)部門負責(zé)人，各部門負責(zé)人反饋任務(wù)執(zhí)行情況，報工單最終流轉(zhuǎn)回項目負責(zé)人進行項目整體進度把控。4.采購報工單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：采購人員提交報工單給采購部門負責(zé)人，部門負責(zé)人審核后提交給財務(wù)部門進行資金審核，再流轉(zhuǎn)至采購審批領(lǐng)導(dǎo)，審批通過后采購人員與供應(yīng)商簽訂合同并執(zhí)行采購，到貨后報工單流轉(zhuǎn)至驗收部門進行驗收，驗收完成后報工單流轉(zhuǎn)回采購部門進行結(jié)算等后續(xù)處理。（三）跟蹤與監(jiān)控1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)報工單的跟蹤與監(jiān)控，及時掌握報工單的流轉(zhuǎn)進度和處理情況。2.對于超過規(guī)定審批時間或流轉(zhuǎn)時間未完成的報工單，跟蹤人員應(yīng)及時與相關(guān)責(zé)任人溝通，了解原因并督促盡快處理。3.定期對報工單的流轉(zhuǎn)情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)存在的問題和改進措施，不斷優(yōu)化工作流程。六、報工單的存檔與查詢（一）存檔要求1.報工單完成審批和流轉(zhuǎn)后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行存檔。2.紙質(zhì)報工單應(yīng)分類整理，裝訂成冊，注明報工單號、工作日期、部門等信息，存放在專門的檔案柜中。3.電子報工單應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照一定的命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)進行分類存放。（二）存檔期限報工單的存檔期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對于涉及重要項目、重大決策、法律糾紛等特殊情況的報工單，應(yīng)長期保存。（三）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢報工單時，應(yīng)填寫查詢申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進行查詢。2.外部單位或人員如需查詢報工單，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司保密規(guī)定進行操作，檔案管理部門應(yīng)嚴格控制查詢范圍和內(nèi)容。七、報工單的安全與保密（一）安全管理1.報工單的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.對于電子報工單，應(yīng)采取必要的安全防護措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲、定期殺毒等，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.紙質(zhì)報工單在傳遞和存放過程中，應(yīng)注意防潮、防火、防蟲等，確保報工單的完整性。（二）保密措施1.報工單中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密、客戶隱私等內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在報工單的填寫、流轉(zhuǎn)、存檔、查詢等過程中，應(yīng)遵循保密規(guī)定，限制接觸范圍，對涉及保密內(nèi)容的報工單應(yīng)進行特殊標(biāo)識和管理。3.如發(fā)現(xiàn)報工單有泄密風(fēng)險或已經(jīng)發(fā)生泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照報工單填寫規(guī)范填寫，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、不完整的。2.未按時提交報工單，影響工作流程正常流轉(zhuǎn)的。3.未經(jīng)審批擅自修改報工單內(nèi)容的。4.泄露報工單中保密信息的。5.拒絕配合報工單相關(guān)工作，阻礙報工單正常使用的。（二）處理措施1.對于首次出現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，視情況給予書面警