PAGE住建局文件規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強住建局文件管理，確保文件的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，提高工作效率，推動各項工作順利開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于住建局機關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類文件，包括但不限于通知、通告、報告、請示、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文件內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及上級主管部門的相關(guān)規(guī)定。2.準確規(guī)范原則：文件表述應(yīng)準確清晰、邏輯嚴謹、格式規(guī)范，避免歧義。3.及時高效原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的時間節(jié)點進行，確保工作的及時性和高效性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，做好文件的保密工作，防止文件信息泄露。二、文件起草（一）職責分工1.各科室、事業(yè)單位負責本科室、本單位職責范圍內(nèi)文件的起草工作。2.涉及多個科室、事業(yè)單位的文件，由牽頭科室負責組織起草，相關(guān)科室配合。（二）起草要求1.深入調(diào)查研究：起草文件前應(yīng)進行充分的調(diào)查研究，掌握實際情況，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。2.明確主題和目的：文件應(yīng)主題明確、目的清晰，圍繞中心工作和實際問題提出切實可行的措施和要求。3.內(nèi)容準確完整：文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，涵蓋必要的信息，避免遺漏重要事項。4.語言規(guī)范簡潔：文件語言應(yīng)規(guī)范、簡潔、明了，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式。5.結(jié)構(gòu)合理嚴謹：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯嚴謹，便于閱讀和理解。（三）起草流程1.確定起草人員：根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，確定具體的起草人員。2.收集資料：起草人員應(yīng)收集與文件主題相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、工作資料等，作為起草文件的參考依據(jù)。3.擬定提綱：起草人員應(yīng)根據(jù)文件主題和目的，擬定文件提綱，明確文件的結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容。4.撰寫初稿：起草人員按照提綱進行文件初稿的撰寫，確保內(nèi)容完整、表述準確。5.征求意見：初稿形成后，應(yīng)征求相關(guān)科室、事業(yè)單位以及其他有關(guān)部門的意見，對意見進行認真梳理和研究，必要時進行修改完善。三、文件審核（一）審核職責1.科室負責人負責對本科室起草的文件進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合科室職責、是否與相關(guān)政策法規(guī)一致、是否具有可操作性等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)負責對分管科室起草的文件進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合工作大局、是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致、是否需要提交局務(wù)會或其他會議研究等。3.辦公室負責對所有文件進行形式審核，重點審核文件格式、文字表述、排版等是否符合規(guī)范要求。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及上級主管部門的相關(guān)規(guī)定。2.合規(guī)性審核：文件內(nèi)容是否符合住建局的工作制度和流程，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致。3.準確性審核：文件表述是否準確清晰，數(shù)據(jù)是否真實可靠，邏輯是否嚴謹合理。4.完整性審核：文件是否涵蓋了必要的信息，是否對相關(guān)問題進行了全面的闡述和規(guī)定。5.規(guī)范性審核：文件格式、文字表述、排版等是否符合規(guī)范要求。（三）審核流程1.初審：起草人員將文件初稿提交科室負責人進行初審，科室負責人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成初審，并提出初審意見。2.審核：科室負責人將初審?fù)ㄟ^的文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。3.形式審核：辦公室對經(jīng)過初審和審核的文件進行形式審核，重點審核文件格式、文字表述、排版等是否符合規(guī)范要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時反饋給起草人員進行修改。4.終審：對于重要文件或涉及重大事項的文件，經(jīng)初審、審核和形式審核后，提交局務(wù)會或其他會議進行終審。局務(wù)會或其他會議應(yīng)認真審議文件內(nèi)容，提出終審意見。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)職責1.辦公室負責文件的編號、排版、印制、分發(fā)等工作。2.涉及多個科室、事業(yè)單位的文件，由牽頭科室負責與相關(guān)科室、事業(yè)單位溝通協(xié)調(diào)，確保文件的順利印發(fā)。（二）印發(fā)流程1.編號登記：辦公室對終審?fù)ㄟ^的文件進行編號登記，建立文件臺賬，記錄文件的名稱、文號、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等信息。2.排版印制：辦公室按照規(guī)范格式對文件進行排版，確保文件格式統(tǒng)一、美觀。排版完成后，進行印制，印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件印發(fā)范圍確定。3.分發(fā)歸檔：文件印制完成后，辦公室按照文件印發(fā)范圍進行分發(fā)，并將文件的紙質(zhì)版和電子版進行歸檔保存。分發(fā)時應(yīng)做好簽收記錄，確保文件準確無誤地送達收件人手中。五、文件管理（一）文件登記1.辦公室負責對所有收文和發(fā)文進行登記，建立收文登記簿和發(fā)文登記簿。2.收文登記應(yīng)記錄文件的來文單位、文號、標題、收文時間等信息；發(fā)文登記應(yīng)記錄文件的文號、標題、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等信息。（二）文件傳閱1.辦公室收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。2.領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，并簽署傳閱意見。傳閱完畢后，應(yīng)及時將文件退還辦公室。3.辦公室應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)傳閱意見，及時將文件轉(zhuǎn)交給相關(guān)科室、事業(yè)單位辦理，并跟蹤文件辦理情況。（三）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)科室負責人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還借閱的文件，歸還時應(yīng)確保文件完好無損。辦公室應(yīng)認真核對歸還的文件，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究責任。（四）文件歸檔1.各科室、事業(yè)單位應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件的紙質(zhì)版和電子版整理歸檔，確保文件資料的完整性和準確性。2.辦公室負責對全局的文件進行集中歸檔管理，按照年度、類別等進行分類存放，便于查閱和利用。3.歸檔文件應(yīng)編制目錄索引，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高文件檢索效率。（五）文件保密1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，做好文件的保密工作。對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止文件信息泄露。2.確定文件的密級，按照密級要求進行管理。密級文件應(yīng)在專門的保險柜中存放，嚴格限制知悉范圍。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄密事件的發(fā)生。六、文件清理與銷毀（一）清理范圍1.已過保管期限且無留存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文件。3.涉及保密事項且已解密的文件。（二）清理流程1.辦公室定期對全局的文件進行清理，提出擬清理文件的清單。2.各科室、事業(yè)單位對擬清理文件清單進行核對，確認文件是否需要清理。3.辦公室根據(jù)核對結(jié)果對擬清理文件進行匯總，形成清理文件目錄。（三）銷毀方式1.對于需要銷毀的文件，應(yīng)采用適當?shù)匿N毀方式，確保文件信息徹底銷毀。一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.銷毀文件時，應(yīng)