PAGE四室一廳制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)“四室一廳”相關(guān)工作流程與管理，確保各項(xiàng)活動(dòng)有序開展，提高工作效率，保障員工權(quán)益，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序，促進(jìn)公司/組織持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及“四室一廳”的部門、崗位及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度規(guī)范合法合規(guī)。2.公正性原則：對(duì)待所有涉及“四室一廳”的事務(wù)，秉持公平公正的態(tài)度，不偏袒、不歧視。3.實(shí)用性原則：制度內(nèi)容緊密結(jié)合實(shí)際工作需求，具有可操作性，便于員工理解和執(zhí)行。4.動(dòng)態(tài)性原則：根據(jù)公司/組織發(fā)展、行業(yè)變化以及實(shí)際執(zhí)行情況，適時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善。二、四室一廳定義與功能概述（一）四室一廳定義“四室一廳”指的是公司/組織內(nèi)設(shè)置的會(huì)議室、活動(dòng)室、資料室、接待室以及辦公大廳，它們共同構(gòu)成了公司/組織內(nèi)部重要的功能區(qū)域，承擔(dān)著不同的職責(zé)和任務(wù)。（二）各室廳功能概述1.會(huì)議室用于組織各類會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)，是公司/組織內(nèi)部溝通交流、決策制定、知識(shí)傳遞的重要場(chǎng)所。2.活動(dòng)室為員工提供休閑娛樂、體育健身等活動(dòng)空間，有助于緩解工作壓力，增強(qiáng)員工身體素質(zhì)，促進(jìn)員工之間的交流與合作，營(yíng)造積極向上的企業(yè)文化氛圍。3.資料室集中存放公司/組織各類文件、資料、檔案等信息資源，方便員工查閱、借閱，為工作開展提供有力的信息支持，同時(shí)也是公司/組織知識(shí)傳承與積累的重要載體。4.接待室主要用于接待來(lái)訪客戶、合作伙伴等外部人員，展示公司/組織形象，為商務(wù)洽談、交流溝通提供舒適、便捷的環(huán)境。5.辦公大廳是員工日常辦公的主要區(qū)域，提供開放式的辦公空間，促進(jìn)員工之間的協(xié)作與溝通，便于工作的組織與協(xié)調(diào)，同時(shí)也是公司/組織整體工作氛圍的直觀體現(xiàn)。三、會(huì)議室管理規(guī)范（一）會(huì)議室使用申請(qǐng)1.各部門/人員如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等信息。2.申請(qǐng)表需提交至行政部門進(jìn)行審核，行政部門根據(jù)會(huì)議室使用情況及申請(qǐng)時(shí)間先后順序進(jìn)行安排。如遇多個(gè)申請(qǐng)沖突，由行政部門協(xié)調(diào)解決。（二）會(huì)議室使用安排1.行政部門根據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，提前做好會(huì)議室的準(zhǔn)備工作，包括設(shè)備調(diào)試、資料擺放、衛(wèi)生清潔等。2.對(duì)于重要會(huì)議或大型活動(dòng)，行政部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。如涉及到特殊設(shè)備或技術(shù)支持，應(yīng)提前安排專業(yè)人員進(jìn)行保障。（三）會(huì)議室使用紀(jì)律1.使用人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，不得遲到。如有特殊情況需更改使用時(shí)間，應(yīng)提前通知行政部門。2.保持會(huì)議室整潔，嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉設(shè)備電源。3.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修。4.在會(huì)議室使用過程中，應(yīng)遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容及相關(guān)機(jī)密信息。（四）會(huì)議室設(shè)備管理1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)與管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保設(shè)備正常使用。2.建立會(huì)議室設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、維修記錄等信息。3.使用人員在使用設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備操作流程，如遇操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.對(duì)于貴重設(shè)備或易損設(shè)備，行政部門應(yīng)制定專門的保管措施，防止丟失或損壞。四、活動(dòng)室管理規(guī)范（一）活動(dòng)室開放時(shí)間1.活動(dòng)室開放時(shí)間為[具體開放時(shí)間段]，如有特殊情況需要調(diào)整開放時(shí)間，行政部門應(yīng)提前通知員工。2.員工應(yīng)在規(guī)定的開放時(shí)間內(nèi)使用活動(dòng)室，不得擅自提前或延長(zhǎng)使用時(shí)間。（二）活動(dòng)室使用登記1.員工使用活動(dòng)室前，需在《活動(dòng)室使用登記表》上進(jìn)行登記，注明使用時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容等信息。2.登記信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如有虛假登記，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消其使用活動(dòng)室資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（三）活動(dòng)室使用規(guī)則1.保持活動(dòng)室安靜，不得大聲喧嘩，以免影響他人。使用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉音響、電視等設(shè)備。2.愛護(hù)活動(dòng)室設(shè)施設(shè)備，按照操作規(guī)程正確使用體育器材、娛樂設(shè)施等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時(shí)告知行政部門維修。3.維護(hù)活動(dòng)室環(huán)境衛(wèi)生，不得在活動(dòng)室隨地吐痰、亂扔雜物。活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)清理個(gè)人物品，將場(chǎng)地恢復(fù)原狀。4.活動(dòng)室僅供公司/組織內(nèi)部員工使用，嚴(yán)禁非公司/組織人員進(jìn)入。如有特殊情況需要外借活動(dòng)室，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）活動(dòng)室安全管理1.行政部門負(fù)責(zé)活動(dòng)室的安全管理工作，定期檢查活動(dòng)室的消防設(shè)施、電器設(shè)備等，確保安全無(wú)隱患。2.使用人員應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)，遵守安全規(guī)定，不得在活動(dòng)室進(jìn)行危險(xiǎn)行為或違規(guī)操作。3.如遇緊急情況，使用人員應(yīng)保持冷靜，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，并及時(shí)通知行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人。五、資料室管理規(guī)范（一）資料室資料分類與整理1.資料室資料按照類別進(jìn)行分類，如文件檔案、業(yè)務(wù)資料、技術(shù)資料、規(guī)章制度等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，確保資料存放有序。2.資料整理應(yīng)遵循便于查閱、保管的原則，對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期、來(lái)源等信息，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。（二）資料借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，需填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至資料室管理人員。資料室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行資料借閱登記，并發(fā)放資料。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料室管理人員申請(qǐng)。逾期未還者，資料室管理人員有權(quán)收回資料，并暫停其借閱資格。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改資料內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致資料損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）資料室環(huán)境與設(shè)備管理1.保持資料室清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.資料室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保資料安全。3.定期檢查資料室的電器設(shè)備、照明設(shè)備等，確保正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知維修人員進(jìn)行維修。六、接待室管理規(guī)范（一）接待室接待流程1.接到來(lái)訪通知后，行政部門應(yīng)提前了解來(lái)訪人員的基本信息、來(lái)訪目的、預(yù)計(jì)到訪時(shí)間等，做好接待準(zhǔn)備工作。2.在來(lái)訪人員到達(dá)前，確保接待室環(huán)境整潔、舒適，準(zhǔn)備好相關(guān)資料、飲品等。3.來(lái)訪人員到達(dá)時(shí)，接待人員應(yīng)熱情迎接，引導(dǎo)來(lái)訪人員進(jìn)入接待室就座，并送上飲品。4.接待過程中，接待人員應(yīng)認(rèn)真傾聽來(lái)訪人員的需求和意見，做好記錄，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的問題，應(yīng)給予明確答復(fù)；對(duì)于需要進(jìn)一步研究解決的問題，應(yīng)約定回復(fù)時(shí)間。5.來(lái)訪結(jié)束后，接待人員應(yīng)禮貌送別來(lái)訪人員，并清理接待室。（二）接待室物品管理1.接待室配備的物品包括桌椅、沙發(fā)、茶幾、茶具、文具、綠植等，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物品完好、齊全。2.建立接待室物品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品名稱、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息。物品如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或查明原因進(jìn)行處理。3.接待室物品僅供接待來(lái)訪使用，不得擅自挪用或外借。如需借用，需經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）接待室安全與保密管理1.接待室應(yīng)保持良好的安全環(huán)境，確保來(lái)訪人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。行政部門應(yīng)定期檢查接待室的門窗、電器設(shè)備等，消除安全隱患。2.在接待過程中，涉及公司/組織機(jī)密信息的，接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。七、辦公大廳管理規(guī)范（一）辦公大廳環(huán)境管理1.保持辦公大廳整潔衛(wèi)生，員工應(yīng)自覺維護(hù)公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾。2.行政部門定期組織對(duì)辦公大廳進(jìn)行清掃和消毒，確保辦公環(huán)境舒適、健康。3.合理擺放辦公家具和設(shè)備，保持辦公區(qū)域通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。（二）辦公大廳秩序管理1.維護(hù)辦公大廳安靜有序的工作秩序，員工之間應(yīng)文明交流，避免大聲喧嘩。2.禁止在辦公大廳內(nèi)進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的娛樂活動(dòng)，如打牌、下棋等。3.行政部門加強(qiáng)對(duì)辦公大廳的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類違規(guī)行為，確保辦公秩序正常。（三）辦公大廳設(shè)備設(shè)施管理1.辦公大廳內(nèi)配備的公共設(shè)備設(shè)施，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和維護(hù)。2.員工應(yīng)正確使用公共設(shè)備設(shè)施，如有損壞應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修。對(duì)于故意損壞公共設(shè)備設(shè)施的行為，公司/組織將予以嚴(yán)肅處理。3.定期對(duì)辦公大廳設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行，提高使用效率。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)“四室一廳”的使用和管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各室廳的環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行檢查評(píng)估。2.設(shè)立意見箱，鼓勵(lì)員工對(duì)“四室一廳”管理中存在的問題提出意見和建議。行政部門定期收集意見箱信息，并及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。3.建立內(nèi)部監(jiān)督小組，成員由各部門代表組成，不定期對(duì)“四室一廳”管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將“四室一廳”管理情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反“四室一廳”管