PAGE制度建設采購規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、透明、高效，保障公司利益，提高采購質量和效益，滿足公司生產經營及業(yè)務發(fā)展需求。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。涵蓋公司總部及各分支機構、子公司。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)相關標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平競爭原則，為所有潛在供應商提供平等機會，不偏袒任何一方，確保采購結果公正合理。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的合理性，實現(xiàn)采購效益最大化，降低公司運營成本。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護公司良好形象和市場信譽。5.內部控制原則：建立健全采購內部控制機制，加強對采購流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方案、預算、供應商選擇等重要事項。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題和爭議。（二）采購執(zhí)行部門公司設立專門的采購部門，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部門職責如下：1.根據公司需求，制定并執(zhí)行采購計劃，確保采購任務按時完成。2.收集、整理供應商信息，建立和維護供應商數據庫，進行供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調處理合同執(zhí)行過程中的問題。4.負責采購文件的編制、審核、歸檔等工作，確保采購文件的完整性和準確性。5.參與采購項目的驗收工作，對采購物資或服務的質量、數量、規(guī)格等進行核對。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議，不斷優(yōu)化采購流程和方法。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數量、質量要求、交付時間等詳細信息，并對采購需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，配合采購部門進行技術交流、樣品確認、驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的安全和合理使用。對采購成本進行核算和分析，提供財務方面的建議和支持。3.質量部門：負責制定采購物資的質量標準，參與供應商評估和選擇，對采購物資進行質量檢驗和驗收，確保采購物資符合質量要求。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理，提出改進措施。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律咨詢和建議，防范采購法律風險。處理采購過程中的法律糾紛和爭議，維護公司合法權益。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據公司生產經營計劃、業(yè)務發(fā)展需求等，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、交付時間、用途等信息。2.《采購需求申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總分析。結合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、采購時間、采購方式等內容，并報采購決策機構審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，建立供應商信息庫。2.供應商評估：采購部門組織相關部門對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、技術水平、產品質量、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、業(yè)績評價等方式進行。3.供應商選擇：根據評估結果，采購部門確定合格供應商名單。對于重大采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商。采購部門與選定的供應商簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。4.供應商管理：采購部門定期對供應商進行考核評價，考核內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應暫?；蚪K止與其合作。（四）采購文件編制1.根據采購項目特點和需求，采購部門編制采購文件。采購文件應包括采購公告（招標項目適用）、采購邀請書（邀請招標項目適用）、采購需求說明書、采購合同條款、評標標準（招標項目適用）等內容。2.采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、質量要求、數量、價格、交付時間、售后服務等關鍵要素，確保采購文件的完整性和準確性。（五）采購實施1.招標采購：對于達到招標限額標準的采購項目，采購部門應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定組織招標采購。招標采購應發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。采購部門組織開標、評標、定標等工作，確定中標供應商，并向其發(fā)出中標通知書。2.競爭性談判采購：對于不適合招標采購的項目，采購部門可采用競爭性談判采購方式。采購部門向符合條件的供應商發(fā)出談判邀請書，組織談判小組與供應商進行談判。談判結束后，采購部門根據談判結果確定成交供應商，并簽訂采購合同。3.詢價采購：對于采購金額較小、技術規(guī)格簡單的項目，采購部門可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價。采購部門根據供應商報價情況，選擇報價合理、滿足需求的供應商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：（1）只能從唯一供應商處采購的；（2）發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；（3）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門應按照公司相關規(guī)定履行單一來源采購審批程序，并與供應商簽訂采購合同。（六）采購合同簽訂1.采購部門根據采購結果，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交付時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應經法務部門審核，確保合同的合法性、合規(guī)性。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（七）采購驗收1.采購物資或服務到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備。2.采購物資或服務到貨后，需求部門和質量部門按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括物資或服務的數量、規(guī)格、質量、性能等方面。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.如驗收發(fā)現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。如供應商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（八）采購付款1.采購物資或服務驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，提交給財務部門辦理付款手續(xù)。2.財務部門根據采購合同約定的付款方式和時間，審核采購部門提交的付款申請及相關資料。審核無誤后，按照公司財務管理制度辦理付款業(yè)務。3.對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應在付款前對供應商的信用狀況、合同履行能力等進行評估，防范預付款風險。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度生產經營計劃、業(yè)務發(fā)展需求等，結合歷史采購數據和市場價格變動趨勢，編制采購預算草案。2.采購預算草案應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等內容，并報采購決策機構審批。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序辦理審批手續(xù)。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購資金的合理使用。（三）預算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、采購需求變更等原因，導致原采購預算無法滿足實際采購需求時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容、調整后的預算金額等，并附相關證明材料。采購部門將預算調整申請報采購決策機構審批。經批準后，財務部門按照調整后的預算執(zhí)行。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.采購部門可采用風險矩陣、風險評估模型等方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.供應商違約風險應對：采購部門應在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監(jiān)督和管理，定期對供應商進行考核評價。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約跡象，應及時采取措施，要求其限期整改或追究其違約責任。2.質量風險應對：采購部門應加強對采購物資或服務的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方式。要求供應商提供質量保證文件，對采購物資進行檢驗和驗收。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決。3.價格風險應對：采購部門應關注市場價格變動趨勢，通過招標、競爭性談判等方式選擇供應商，爭取合理的采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，可根據實際情況調整采購價格。4.法律風險應對：采購部門應加強對采購法律法規(guī)的學習和培訓，提高法律意識。在采購合同簽訂前，應經法務部門審核，確保合同的合法性、合規(guī)性。處理采購過程中的法律糾紛和爭議時，應及時咨詢法務部門，維護公司合法權益。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應