PAGE檔案利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有檔案的利用管理工作，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務高效原則以服務公司/組織發(fā)展和各項工作為宗旨，提高檔案利用效率，滿足合理利用需求。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織員工因個人權益維護、工作交接等合理需求查閱、借閱相關檔案。3.外部單位因合作項目、審計調查等合法事由，經(jīng)公司/組織批準查閱相關檔案。（二）利用條件1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案利用申請表》，明確利用目的、檔案名稱及范圍等信息。2.內部人員利用檔案，需經(jīng)所在部門負責人審批；涉及重要檔案或跨部門利用的，還需經(jīng)檔案管理部門負責人審核。3.外部單位利用檔案，需提交正式的申請函，說明利用事由、用途及保密承諾等，經(jīng)公司/組織主管領導審批同意。三、檔案查閱（一）查閱流程1.申請人填寫《檔案利用申請表》，提交至所在部門負責人。2.部門負責人審核申請，對于符合本部門工作需求的，簽署審批意見。3.將申請表及審批意見提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請內容，查找相關檔案，確定查閱地點及方式。5.安排專人協(xié)助申請人在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）查閱要求1.查閱人員必須遵守檔案查閱場所的各項規(guī)定，保持安靜，愛護檔案設施設備。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的時間內完成，如需延長，應提前辦理續(xù)期手續(xù)。3.查閱涉及機密、絕密檔案的，應嚴格遵守保密規(guī)定，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行全程監(jiān)督。四、檔案借閱（一）借閱流程1.申請人按要求填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進行審核，重點審查借閱期限、借閱用途及保密措施等。3.審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人需在《檔案借閱登記表》上簽字確認，領取借閱的檔案。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，按時歸還。如需續(xù)借，應在到期前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延長的，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，可適當延長，但最長不超過[X]個工作日。2.涉及重要事項或機密的檔案，借閱期限由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定，原則上不超過一周。（三）借閱要求1.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。2.借閱期間，如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任，檔案管理部門應及時采取措施進行補救，并追究借閱人的責任。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案數(shù)量、完整性及保密性等情況，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。五、檔案復制（一）復制流程1.申請人填寫《檔案利用申請表》，明確復制的檔案名稱、內容及用途，經(jīng)所在部門負責人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核申請，對于符合復制條件的，確定復制方式及份數(shù)。3.如需復印，由檔案管理部門安排專人在指定地點進行復印，并對復印件進行核對、登記。4.如需掃描或數(shù)字化復制，檔案管理部門應按照相關技術規(guī)范進行操作，確保復制質量，并對復制的電子文件進行妥善存儲和管理。（二）復制要求1.復制檔案應嚴格按照檔案原件的內容和格式進行，不得擅自更改。2.復制的檔案應加蓋檔案管理部門的“復制章”，注明復制日期、份數(shù)及用途等信息。3.涉及機密、絕密檔案的復制，需經(jīng)檔案管理部門負責人及公司/組織主管領導批準，并嚴格控制復制范圍和份數(shù)。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門負責對檔案利用過程進行全程監(jiān)督，確保利用行為符合制度規(guī)范。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內容1.檢查檔案利用申請表的填寫及審批情況，確保利用目的合理、審批流程規(guī)范。2.檢查檔案查閱、借閱、復制過程中的操作是否符合要求，如是否有擅自涂改、抽取、撤換檔案材料等行為。3.檢查檔案利用后的歸還情況，包括檔案數(shù)量、完整性及保密性等。4.檢查檔案利用登記記錄是否完整、準確，是否與實際利用情況相符。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案利用制度規(guī)范的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.情節(jié)較輕的，給予警告批評，責令改正；情節(jié)嚴重的，按照公司/組織相關規(guī)定追究責任，涉及違法的，移交司法機關處理。七、檔案利用的安全與保密（一）安全措施1.檔案查閱、借閱場所應具備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.加強對檔案利用人員的安全教育，提高安全意識，防止因操作不當引發(fā)安全事故。（二）保密措施1.嚴格界定檔案的密級，對涉及機密、絕密的檔案采取特殊的保密措施，如專人保管、限定查閱范圍等。2.檔案利用人員應簽訂保密承諾書，明確保密責任和義務，不得泄露檔案內容。3.在檔案利用過程中，嚴禁在非保密場所談論檔案內容，不得通過互聯(lián)網(wǎng)、移動存儲設備等傳播檔案信息。