PAGE規(guī)范用章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及印章使用的部門和人員。（三）印章種類及定義1.公章：公司/組織法定名稱章，具有最高法律效力，代表公司/組織對(duì)外行使權(quán)力。2.法人章：公司/組織法定代表人個(gè)人印章，用于特定的法律文件簽署等。3.財(cái)務(wù)章：用于公司/組織財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同章：專門用于簽訂各類合同文本。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、資料等的管理。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制流程1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《印章刻制申請(qǐng)表》提交至行政部門審核，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，如涉及重要印章或需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)。3.審核通過后，行政部門統(tǒng)一安排到具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。4.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字等是否符合要求。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等，并附上印章印模。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，方可正式啟用。3.行政部門負(fù)責(zé)將印章啟用的相關(guān)信息通知到各相關(guān)部門和人員，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人專管制度，各印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管地點(diǎn)1.公章、法人章、財(cái)務(wù)章等重要印章應(yīng)存放于公司/組織指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并放置在安全可靠的辦公場(chǎng)所。2.合同章應(yīng)根據(jù)合同簽訂業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，由專人在指定地點(diǎn)保管，確保合同蓋章的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.部門章可根據(jù)部門工作需要，由部門指定專人保管，但應(yīng)放置在安全的辦公區(qū)域。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，無遺失、被盜等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限使用印章，對(duì)每一次印章使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自攜帶印章外出。如需攜帶外出，必須辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的安全措施。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程使用印章，嚴(yán)禁違規(guī)用章。2.印章使用必須基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，不得用于違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或合同文本。2.審批：一般事項(xiàng)用章，由部門負(fù)責(zé)人簽字審批。重要事項(xiàng)用章，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。涉及重大決策、合同簽訂、資金支出等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的用章，必須經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人簽字審批。3.蓋章：印章保管人員在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請(qǐng)表》后，對(duì)照申請(qǐng)內(nèi)容和相關(guān)文件進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，方可在指定位置加蓋印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登記：印章保管人員對(duì)每一次印章使用進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章日期、用章部門、用章事由、用章文件名稱、審批人等信息，以備查閱和追溯。（三）特殊情況用章1.緊急情況下（如因時(shí)間緊迫無法按正常流程審批）需要用章時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并向印章保管人員說明情況。2.異地用章時(shí)，可通過傳真、郵件等方式將審批后的《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人員，印章保管人員核實(shí)無誤后，可在異地文件上加蓋印章，并將蓋章后的文件及時(shí)郵寄回公司/組織。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司/組織名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失等情況需要更換新印章。（二）停用流程1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時(shí)，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，并附上需停用的印章印模。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，行政部門負(fù)責(zé)通知各相關(guān)部門和人員印章已停用。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)確保印章上的所有信息已清除，無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。3.銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組有權(quán)查閱印章使用登記記錄、相關(guān)文件和合同文本等資料，對(duì)印章使用過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育，并責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給