PAGE收款收據(jù)規(guī)范制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司收款收據(jù)的管理，規(guī)范收款行為，確保公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及收款收據(jù)使用的部門和人員。3.收款收據(jù)定義本制度所稱收款收據(jù)是指公司在經(jīng)濟(jì)活動中，向付款方開具的，證明款項(xiàng)已收到的書面憑證。二、收款收據(jù)的印制與保管1.印制收款收據(jù)由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)印制，印制前需填寫《收款收據(jù)印制申請表》，詳細(xì)說明印制數(shù)量、格式要求等，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交由指定的印刷廠家印制。收款收據(jù)的格式應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，內(nèi)容包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、收款日期、交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額大小寫、收款方式、收款人簽名等必要信息。2.編號收款收據(jù)應(yīng)按順序編號，編號采用連續(xù)編號方式，不得跳號、重號。編號規(guī)則應(yīng)明確、易識別，以便于管理和查詢。每本收款收據(jù)啟用前，應(yīng)在封面上注明起訖號碼。3.保管收款收據(jù)由財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門的收款收據(jù)保管登記簿，詳細(xì)記錄收款收據(jù)的購入、發(fā)出、收回、作廢等情況。保管人員應(yīng)確保收款收據(jù)存放安全，防止丟失、被盜、損壞。存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件。嚴(yán)禁非保管人員擅自接觸收款收據(jù)。如因工作需要借閱，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱期限屆滿應(yīng)及時(shí)歸還。三、收款收據(jù)的領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用收款收據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《收款收據(jù)領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)收款期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理發(fā)放收款收據(jù)，并在《收款收據(jù)領(lǐng)用申請表》上注明發(fā)放日期、實(shí)際發(fā)放數(shù)量等信息。2.發(fā)放收款收據(jù)發(fā)放時(shí)，保管人員應(yīng)與領(lǐng)用人當(dāng)面核對收據(jù)編號、數(shù)量等信息，并在收款收據(jù)保管登記簿上進(jìn)行登記。領(lǐng)用人應(yīng)在收款收據(jù)上加蓋本部門印章，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人使用。四、收款收據(jù)的使用規(guī)范1.開具要求收款收據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容如實(shí)開具，不得涂改、挖補(bǔ)、撕毀。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)在收據(jù)上注明“作廢”字樣，并完整保存各聯(lián)次，不得私自銷毀。開具收款收據(jù)時(shí)，應(yīng)做到字跡清晰、內(nèi)容完整、金額準(zhǔn)確、印章齊全。收款事由應(yīng)詳細(xì)注明收款項(xiàng)目，不得模糊不清或故意隱瞞。收款收據(jù)的金額大小寫必須一致，小寫金額前應(yīng)加注人民幣符號“￥”，大寫金額應(yīng)用漢字正楷或行書填寫，不得使用簡化字。收款方式應(yīng)明確填寫現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等具體方式。如為支票，應(yīng)注明支票號碼；如為轉(zhuǎn)賬，應(yīng)注明轉(zhuǎn)賬日期、收款賬號及開戶行等信息。收款人簽名應(yīng)與領(lǐng)用人一致，不得代簽。2.開具流程業(yè)務(wù)人員在收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)開具收款收據(jù)。開具時(shí)，應(yīng)先在收款收據(jù)上填寫交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額大小寫、收款方式等信息，然后加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。收款收據(jù)一式多聯(lián)的，應(yīng)分別填寫各聯(lián)次內(nèi)容，確保各聯(lián)次內(nèi)容一致。各聯(lián)次應(yīng)按規(guī)定用途使用，不得混用。收款人員開具收款收據(jù)后，應(yīng)將收據(jù)聯(lián)交付款方，記賬聯(lián)留存作為記賬憑證附件，存根聯(lián)留存?zhèn)洳椤?.特殊情況處理如因客戶要求開具發(fā)票而暫時(shí)無法開具收款收據(jù)的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶說明情況，并在收款后及時(shí)開具收款收據(jù)。對于預(yù)收款項(xiàng)，應(yīng)在收款時(shí)開具收款收據(jù)，并在收據(jù)上注明“預(yù)收”字樣及預(yù)計(jì)發(fā)貨或服務(wù)日期。待實(shí)際發(fā)貨或提供服務(wù)后，再根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。對于退款業(yè)務(wù)，應(yīng)收回原收款收據(jù)，并開具紅字收款收據(jù)沖減原收款記錄。紅字收款收據(jù)的開具應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，注明退款原因、退款金額等信息。五、收款收據(jù)的核銷與歸檔1.核銷各部門應(yīng)定期將已使用的收款收據(jù)進(jìn)行核銷，核銷期限不得超過一個(gè)月。核銷時(shí)，應(yīng)填寫《收款收據(jù)核銷申請表》，注明收款收據(jù)起止號碼、收款金額合計(jì)、交款單位（個(gè)人）等信息，并附上已使用的收款收據(jù)存根聯(lián)。財(cái)務(wù)部收到各部門的《收款收據(jù)核銷申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對存根聯(lián)與記賬聯(lián)的一致性，包括編號、金額、收款事由等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門核實(shí)。經(jīng)核對無誤后，財(cái)務(wù)部在《收款收據(jù)核銷申請表》上簽字確認(rèn)，并在收款收據(jù)保管登記簿上進(jìn)行核銷記錄。核銷后的收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，以備查閱。2.歸檔已核銷的收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照年度、月份順序進(jìn)行整理歸檔，歸檔期限為五年。歸檔后的收款收據(jù)應(yīng)存放于專門的檔案柜中，便于查閱和管理。檔案柜應(yīng)標(biāo)明年份、月份等信息，以便快速查找。公司應(yīng)建立收款收據(jù)電子檔案，將收款收據(jù)的相關(guān)信息錄入電子系統(tǒng)，包括編號、開具日期、交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額、收款方式等，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對各部門收款收據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括收款收據(jù)開具的規(guī)范性、領(lǐng)用與發(fā)放的登記情況、核銷情況等。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門收款收據(jù)使用情況的監(jiān)督，確保本部門人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用收款收據(jù)。公司審計(jì)部門應(yīng)不定期對收款收據(jù)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供收款收據(jù)的使用情況及相關(guān)資料。對于外部部門提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改完善收款收據(jù)管理制度。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按本制度規(guī)定領(lǐng)用、保管、使用收款收據(jù)的，如擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、撕毀收款收據(jù)等。未按規(guī)定開具收款收據(jù)，如開具內(nèi)容不完整、金額不準(zhǔn)確、印章不全等。未及時(shí)核銷收款收據(jù)，超過規(guī)定核銷期限的。丟失收款收據(jù)未及時(shí)報(bào)告或隱瞞不報(bào)的。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于首次違反規(guī)定的部門或個(gè)人，給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。對于多次違反規(guī)定或情節(jié)嚴(yán)重的部門或個(gè)人，除給予警告處分外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、辭退等處理措施。因違規(guī)行為給