PAGE規(guī)范證件印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織證件印章的管理，維護公司/組織的合法權(quán)益，確保公司/組織各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及證件印章使用、保管的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：證件印章的制作、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.安全性原則：確保證件印章的安全，防止被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和要求使用、保管證件印章，保證使用過程的規(guī)范、準確。4.責任性原則：明確證件印章管理各環(huán)節(jié)的責任，做到責任到人。二、證件管理（一）證件種類公司/組織涉及的證件主要包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、法人身份證明、員工工作證、出入證等各類法定證件及內(nèi)部工作所需證件。（二）證件的申請與審批1.因工作需要申請辦理證件的部門或個人，應(yīng)填寫《證件申請表》，詳細說明申請證件的名稱、用途、有效期等信息。2.《證件申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至相關(guān)職能部門。職能部門根據(jù)實際情況進行審批，對于涉及重要事項或需上級領(lǐng)導決策的證件申請，應(yīng)報公司/組織高層領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由申請部門或個人按照規(guī)定的程序辦理證件。辦理過程中需提供真實、準確、完整的資料，并積極配合相關(guān)部門的工作。（三）證件的領(lǐng)取與發(fā)放1.證件辦理完成后，由申請部門或個人憑有效證明到指定地點領(lǐng)取。領(lǐng)取時需進行登記，注明領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人姓名、證件名稱及編號等信息。2.對于員工工作證、出入證等內(nèi)部證件，由人力資源部門或相關(guān)管理部門統(tǒng)一發(fā)放。發(fā)放時應(yīng)組織員工進行培訓，告知證件的使用規(guī)定和注意事項。（四）證件的使用1.各類證件僅限本人在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人。2.使用證件時應(yīng)確保證件的完好無損，如發(fā)現(xiàn)證件有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時向發(fā)證部門報告，并按規(guī)定辦理掛失、補辦手續(xù)。3.在對外業(yè)務(wù)活動中，需出示證件的，應(yīng)主動配合相關(guān)單位或個人的查驗，不得故意隱瞞或拒絕出示。（五）證件的保管1.員工個人領(lǐng)取的證件由本人妥善保管，嚴禁將證件存放在不安全的地方或交予他人保管。2.對于公司/組織統(tǒng)一保管的重要證件，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，應(yīng)指定專人負責保管，并設(shè)立專門的證件保管柜，確保存放安全。3.保管人員應(yīng)定期對證件進行清查核對，確保證件的數(shù)量、狀態(tài)與登記記錄一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并報告處理。（六）證件的年審與換證1.涉及年審、換證的證件，由相關(guān)職能部門負責提前梳理，制定年審、換證計劃，并通知證件持有部門或個人。2.證件持有部門或個人應(yīng)按照規(guī)定的時間、要求辦理年審、換證手續(xù)，確保證件的有效性。因未及時辦理導致證件失效的，責任由相關(guān)部門或個人承擔。（七）證件的注銷與作廢1.證件因有效期屆滿、公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，由原發(fā)證部門或相關(guān)職能部門負責辦理注銷手續(xù)。2.注銷后的證件應(yīng)妥善保管，定期進行銷毀。銷毀時應(yīng)填寫《證件銷毀登記表》，注明銷毀日期、證件名稱、編號、數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。三、印章管理（一）印章種類公司/組織印章主要包括公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章及其他專用章等。（二）印章的刻制1.因工作需要刻制印章的，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、用途、樣式等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)實際情況進行審核，并報公司/組織高層領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由行政部門統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制?？讨茊挝粦?yīng)嚴格按照審批要求制作印章，并在印章上注明啟用日期、編號等信息。（三）印章的領(lǐng)取與交接1.印章刻制完成后，由行政部門專人負責領(lǐng)取，并與刻制單位辦理交接手續(xù)。交接時應(yīng)仔細核對印章的規(guī)格、樣式、數(shù)量等是否與審批要求一致。2.行政部門領(lǐng)取印章后，應(yīng)及時將印章移交至指定的保管人員，并填寫《印章交接登記表》，注明交接日期、交接雙方姓名、印章名稱及編號等信息。（四）印章的使用1.印章的使用必須嚴格按照規(guī)定的審批程序進行。使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、內(nèi)容、用途、使用范圍等信息。2.《印章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，分別提交至相關(guān)領(lǐng)導審批。涉及重大事項或金額較大的用印，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由印章保管人員在用印前再次核對審批內(nèi)容與用印文件是否一致。確認無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印部門、用印事項、蓋章人姓名等信息。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先行蓋章的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導批準，并嚴格控制用印數(shù)量和用途。（五）印章的保管1.公司/組織公章、法定代表人章等重要印章應(yīng)由專人負責保管，保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。2.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置必要的安全防護設(shè)施。3.印章保管人員不得擅自將印章帶出辦公區(qū)域，如因工作需要攜帶外出的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)，確保印章的安全。4.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。（六）印章的停用與銷毀1.印章因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，由行政部門提出印章停用申請，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導批準后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時收回，并與保管人員辦理交接手續(xù)。交接時應(yīng)在《印章交接登記表》上注明停用日期、印章名稱及編號等信息。3.對于停用的印章，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀時應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，注明銷毀日期、印章名稱、編號、數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像記錄，確保銷毀徹底。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司/組織設(shè)立專門的證件印章管理監(jiān)督小組，負責對證件印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.證件印章的申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定的程序和要求。2.證件印章的使用記錄是否完整、準確，是否存在違規(guī)使用的情況。3.證件印章的保管是否安全，是否存在被盜用、冒用、偽造等風險。4.對違反證件印章管理制度的行為是否及時進行處理，責任追究是否到位。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對證件印章管理情況進行全面檢查，檢查周期為[具體周期]。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對部分部門或特定業(yè)務(wù)的證件印章使用情況進行抽查。3.專項檢查：針對重要業(yè)務(wù)活動、重大項目等涉及的證件印章使用情況進行專項檢查。（四）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應(yīng)認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督小組。3.對于違反證件印章管理制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予