PAGE財(cái)務(wù)室檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)室檔案室的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)室檔案室的檔案管理工作，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等各類財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)涵蓋公司財(cái)務(wù)工作的各個(gè)方面，確保檔案資料的齊全、完整。3.保密性原則：財(cái)務(wù)檔案涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)室檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司要求。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和上架，確保檔案存放有序、便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，保證檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。（三）財(cái)務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位財(cái)務(wù)資料的整理和保管，按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理人員。2.在檔案查閱過(guò)程中，協(xié)助檔案管理人員提供相關(guān)資料，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失財(cái)務(wù)檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注，財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。6.合同協(xié)議：涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、借款合同等。7.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決策文件等。8.其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的資料，如銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)印章使用記錄等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)工作流程，及時(shí)收集各類財(cái)務(wù)資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于外來(lái)的財(cái)務(wù)文件和資料，如發(fā)票、合同等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記和審核，無(wú)誤后進(jìn)行整理歸檔。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)本崗位的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行整理，將零散的資料分類歸集，便于移交檔案管理人員。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將財(cái)務(wù)檔案分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、稅務(wù)資料類、審計(jì)報(bào)告類、合同協(xié)議類、財(cái)務(wù)文件類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號(hào)或字母與數(shù)字組合編號(hào)。3.裝訂：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)2.5厘米。裝訂時(shí)應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明憑證年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對(duì)收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和核對(duì)，確保檔案資料齊全、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。2.將整理好的檔案按照類別和編號(hào)順序，依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.建立檔案索引，記錄檔案的存放位置和相關(guān)信息，便于快速查找和調(diào)閱檔案。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注保管期限為永久。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表保管期限為10年，稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)保管期限為5年，稅務(wù)審計(jì)報(bào)告保管期限為永久。5.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告保管期限為10年，外部審計(jì)報(bào)告保管期限為永久。6.合同協(xié)議：涉及財(cái)務(wù)收支的合同協(xié)議保管期限為合同履行完畢后10年。7.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算等保管期限為永久，財(cái)務(wù)決策文件保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）保管方式1.設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、干燥。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如檢查檔案的完整性、字跡是否清晰、裝訂是否牢固等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)或機(jī)密信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司財(cái)務(wù)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案安全。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、損壞、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案受損，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見(jiàn)，并編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)人審核后，