PAGE管理規(guī)范存檔制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的文件資料管理，確保各類文件資料的完整性、準確性和安全性，便于查閱、利用和追溯，特制定本管理規(guī)范存檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位所產(chǎn)生的各類文件資料，包括但不限于合同協(xié)議、報告報表、規(guī)章制度、技術文檔、會議紀要、工作計劃與總結等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司/組織的文件資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責。2.分類管理原則：按照文件資料的來源、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類，便于查找和管理。3.真實準確原則：確保存檔的文件資料真實、準確、完整，與實際情況相符。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文件資料的泄露、丟失和損壞。二、存檔文件資料的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、通知公告、工作計劃與總結、會議紀要等。2.業(yè)務合同類：涵蓋與客戶、供應商簽訂的各類合同協(xié)議、訂單等。3.財務文件類：包含財務報表、賬目憑證、審計報告等。4.技術文檔類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝流程、技術標準等方面的文件資料。5.人事檔案類：包括員工的個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、績效考核等。6.其他類：如各類證書、榮譽文件、宣傳資料等不屬于上述分類的文件資料。（二）編號1.對每一類文件資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可根據(jù)實際情況設定，例如：行政文件類以“XZ”開頭，業(yè)務合同類以“HT”開頭，財務文件類以“CW”開頭，技術文檔類以“JS”開頭，人事檔案類以“RS”開頭，其他類以“QT”開頭，后面依次加上年份、序號等。3.示例：“XZ2023001”表示2023年的第1份行政文件。三、存檔文件資料的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門文件資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集上來。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、客戶提供的資料等，由相關接收人員及時將其交至檔案管理部門。3.文件資料收集人員應定期對收集到的文件資料進行清理，檢查是否有遺漏或重復的情況。（二）整理1.檔案管理部門對收集上來的文件資料進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行分類編號。2.對文件資料進行裝訂、編目，編制文件資料目錄清單，注明文件資料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于破損、褪色的文件資料，應進行修復或復制；對于電子文件，應進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。四、存檔文件資料的存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)文件資料的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案柜存儲、電子存儲設備存儲等。2.紙質(zhì)文件資料應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止文件資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.電子文件資料應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、硬盤、光盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案管理部門應建立健全文件資料保管制度，明確保管人員的職責和權限。2.保管人員應定期對文件資料進行檢查和盤點，確保文件資料的安全和完整。3.對于重要的文件資料，應采取加密、限制訪問等安全措施，防止泄露。4.文件資料的保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定確定，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或繼續(xù)保存。五、存檔文件資料的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱文件資料應填寫查閱申請表，注明查閱目的、文件資料名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的文件資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復制、傳播。3.外部單位查閱公司/組織文件資料，應提前提交查閱申請，經(jīng)公司/組織主管領導審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用規(guī)定1.查閱人員應愛護文件資料，不得在文件資料上涂改、標記、污損等。2.如需復制文件資料，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)，注明復制用途和份數(shù)等信息。3.檔案管理部門應建立文件資料查閱利用登記制度，詳細記錄查閱利用情況，包括查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱文件資料名稱和編號等。六、存檔文件資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對存檔的文件資料進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，根據(jù)文件資料的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素，綜合判斷其保存價值。3.對于已失去保存價值的文件資料，應填寫文件資料銷毀鑒定表，注明文件資料名稱、編號、日期、來源、銷毀原因等信息，并經(jīng)相關部門負責人和公司/組織主管領導審批。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準銷毀的文件資料，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.紙質(zhì)文件資料應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子文件資料應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保無法恢復。3.銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在文件資料銷毀鑒定表上簽字確認。4.檔案管理部門應建立文件資料銷毀臺賬，記錄銷毀文件資料的名稱、編號、日期、