PAGE規(guī)范科室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科室內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是科室在醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映科室工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及科室機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為科室工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）科室負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督科室檔案管理工作，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等資源。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等具體工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放。（三）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員開展檔案查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。3.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)等。3.科研檔案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表等。4.行政管理檔案：科室文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人員考核等。5.其他檔案：如設(shè)備采購(gòu)檔案、合同協(xié)議檔案等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法及步驟1.分類按照檔案的類別分為醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案可進(jìn)一步細(xì)分為門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)檔案等；教學(xué)檔案可分為教學(xué)計(jì)劃?rùn)n案、教學(xué)實(shí)施檔案、教學(xué)評(píng)估檔案等；科研檔案可分為科研項(xiàng)目申報(bào)檔案、研究過程檔案、成果檔案等；行政管理檔案可分為科室文件檔案、會(huì)議檔案、人事檔案等。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢。例如，醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)可采用“YL+年份+流水號(hào)”的形式，教學(xué)檔案編號(hào)可采用“JX+年份+流水號(hào)”等。3.排列按照檔案的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)排列在一起。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。對(duì)電子檔案，應(yīng)建立電子目錄，注明文件的存儲(chǔ)位置和相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理人員歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.對(duì)符合歸檔要求的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排列、編目等整理工作，并裝入檔案盒或檔案袋。3.在檔案盒或檔案袋上注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并將檔案存放在檔案庫(kù)房的指定位置。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映科室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)科室工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)科室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)科室工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和科室實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理人員提出初步意見，報(bào)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.科室內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱科室檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。3.涉及科室機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或科室負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字，批準(zhǔn)查閱范圍和查閱方式。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害科室利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案開展教學(xué)、科研、醫(yī)療服務(wù)等工作的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保檔案的安全和保密。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為科室檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由科室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，并列出清單。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提交的清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定需要銷毀的檔案。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一同保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立科室檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合科室檔案管理需求的信息化管理軟件，建立檔案信息管理平臺(tái)。在檔案信息管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理人員和利用人員操作。3.安全管理建立檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案數(shù)字化工作質(zhì)量和系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定