PAGE規(guī)范備用金管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司備用金管理，規(guī)范備用金的使用、核算及監(jiān)督，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及備用金使用的部門和個(gè)人。（三）定義備用金是指公司為滿足日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中臨時(shí)性、小額資金支付需求，而預(yù)先撥付給相關(guān)部門或個(gè)人周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金。二、備用金的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，經(jīng)常發(fā)生臨時(shí)性、小額費(fèi)用支出，且使用銀行轉(zhuǎn)賬等結(jié)算方式不便的。2.確有緊急情況，需立即支付相關(guān)費(fèi)用，無法及時(shí)通過正常財(cái)務(wù)流程辦理的。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫備用金申請(qǐng)表，詳細(xì)注明申請(qǐng)備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額的合理性、是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定等進(jìn)行審核。4.財(cái)務(wù)審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況及業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批。5.審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果向申請(qǐng)人撥付備用金。（三）審批權(quán)限1.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.備用金申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金申請(qǐng)金額超過[X]元的，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。三、備用金的使用（一）使用原則1.?？顚Ｓ迷瓌t。備用金必須按照申請(qǐng)用途使用，不得挪作他用。2.節(jié)約高效原則。在保證工作正常開展的前提下，盡量減少備用金的占用，提高資金使用效率。3.及時(shí)報(bào)賬原則。備用金使用后，應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬，不得拖延。（二）使用范圍1.差旅費(fèi)：?jiǎn)T工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費(fèi)用，如餐飲、禮品等。3.零星辦公用品采購(gòu)：金額較小的辦公用品購(gòu)置。4.小額辦公設(shè)備維修：辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的小額維修費(fèi)用。5.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時(shí)性小額支出。（三）使用規(guī)范1.備用金使用應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，票據(jù)內(nèi)容必須真實(shí)、完整，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.對(duì)于涉及實(shí)物采購(gòu)的備用金支出，應(yīng)同時(shí)提供采購(gòu)清單或驗(yàn)收證明，清單或證明上需注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁使用備用金支付個(gè)人消費(fèi)、非法支出或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的費(fèi)用。四、備用金的報(bào)賬與核銷（一）報(bào)賬期限1.備用金使用后，一般應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。2.對(duì)于出差等有明確期限的備用金使用，應(yīng)在出差返回后[X]個(gè)工作日內(nèi)報(bào)賬。（二）報(bào)賬流程1.申請(qǐng)人整理好備用金使用期間的相關(guān)票據(jù)及證明材料，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用明細(xì)、金額、用途等信息。2.將費(fèi)用報(bào)銷單及相關(guān)票據(jù)提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行二次審核。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行再次審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，費(fèi)用報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)票據(jù)的合法性、合規(guī)性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。4.財(cái)務(wù)審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度及實(shí)際情況進(jìn)行審批。5.審批通過后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的備用金，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給申請(qǐng)人。（三）核銷方式1.對(duì)于已報(bào)賬的備用金支出，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)在備用金臺(tái)賬中進(jìn)行核銷記錄，注明核銷日期、金額、用途等信息。2.備用金核銷后，若發(fā)現(xiàn)報(bào)賬金額與實(shí)際支出不符或存在其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、備用金的管理與監(jiān)督（一）臺(tái)賬管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立備用金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的申請(qǐng)、撥付、使用、報(bào)賬、核銷等情況。臺(tái)賬應(yīng)定期核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。（二）定期盤點(diǎn)1.公司應(yīng)定期對(duì)備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/年。2.盤點(diǎn)工作由財(cái)務(wù)部門牽頭，相關(guān)部門配合進(jìn)行。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)備用金的實(shí)際金額與臺(tái)賬記錄是否一致，檢查備用金的使用情況是否符合規(guī)定。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如備用金短缺、超范圍使用等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)備用金的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查備用金的申請(qǐng)審批流程是否合規(guī)、使用是否合理、報(bào)賬是否及時(shí)等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、備用金的退還（一）退還情形1.備用金使用完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)賬手續(xù)，多余的備用金應(yīng)及時(shí)退還財(cái)務(wù)部門。2.因工作變動(dòng)、崗位調(diào)整等原因不再需要使用備用金的，應(yīng)將剩余備用金退還財(cái)務(wù)部門。3.備用金使用期限屆滿，未使用完的備用金應(yīng)退還財(cái)務(wù)部門。（二）退還流程1.申請(qǐng)人填寫備用金退還申請(qǐng)表，注明退還金額、原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)退還申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后辦理退還手續(xù)，收回備用金，并在備用金臺(tái)賬中進(jìn)行記錄。七、罰則（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用備用金。2.挪用備用金。3.超范圍使用備用金。4.未按規(guī)定期限報(bào)賬或核銷備用金。5.提供虛假票據(jù)或證明材料報(bào)賬。6.其他違反備用金管理制度的行為。（二）處罰措施1.對(duì)于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令限期改正。2.對(duì)于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。3.對(duì)于涉嫌違法犯罪的行為，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)