PAGE行政部管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政部的管理，提高行政工作效率，確保行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：本制度的制定應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：各項(xiàng)行政工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、具體，具有可操作性。3.效率性原則：以提高行政工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)性原則：行政部應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門和全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、人力資源組、后勤保障組等若干小組。（二）各崗位職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部的管理工作，制定行政部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開(kāi)展。負(fù)責(zé)行政部人員的招聘、培訓(xùn)、考核和晉升等工作，提高部門整體素質(zhì)。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開(kāi)展行政部的日常管理工作，負(fù)責(zé)分管工作的組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政事務(wù)組的管理工作，包括文件管理、檔案管理、會(huì)議組織、辦公用品采購(gòu)等。負(fù)責(zé)與政府相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，辦理公司相關(guān)證照和手續(xù)。完成部門經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)。3.行政事務(wù)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管和利用工作，建立健全檔案管理制度。組織公司各類會(huì)議，做好會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、保管和發(fā)放工作，合理控制辦公用品費(fèi)用。負(fù)責(zé)公司印章的管理和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理印章使用手續(xù)。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。4.人力資源組職責(zé)負(fù)責(zé)公司人力資源規(guī)劃的制定和實(shí)施，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，合理配置人力資源。負(fù)責(zé)員工的招聘、面試、錄用等工作，建立健全員工招聘體系。負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)與發(fā)展工作，制定員工培訓(xùn)計(jì)劃，組織開(kāi)展各類培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工素質(zhì)和能力。負(fù)責(zé)員工的績(jī)效考核工作，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，定期對(duì)員工進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。負(fù)責(zé)員工的薪酬福利管理工作，制定薪酬福利政策，核算員工工資、獎(jiǎng)金、福利等，確保員工待遇合理。負(fù)責(zé)員工的勞動(dòng)關(guān)系管理工作，辦理員工入職、離職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，維護(hù)員工合法權(quán)益。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他人力資源管理工作。5.后勤保障組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，定期組織清潔消毒，保持辦公環(huán)境整潔。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)和管理工作，確保辦公設(shè)備正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用、維護(hù)和管理工作，確保車輛安全、高效運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，制定食堂管理制度，保障員工飲食安全和衛(wèi)生。負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，為員工提供良好的住宿條件。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障工作。三、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件起草文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容和要求。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)清晰、簡(jiǎn)潔、易懂。文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)起草人所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件質(zhì)量。2.文件審核文件審核應(yīng)由行政部副經(jīng)理或部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性和可行性。審核人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，提出審核意見(jiàn)，并簽字確認(rèn)。3.文件印發(fā)文件審核通過(guò)后，由行政部文員負(fù)責(zé)印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行，確保文件的準(zhǔn)確發(fā)放。文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。文件歸檔應(yīng)按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保文件便于查找和利用。文件歸檔應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)定期備份，確保檔案安全。（二）檔案管理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。檔案收集范圍包括公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、會(huì)議記錄、人事檔案等。2.檔案整理檔案收集后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。檔案整理應(yīng)按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案資料。檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，便于查找和利用。3.檔案保管檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。4.檔案利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案安全。（三）會(huì)議組織1.會(huì)議計(jì)劃行政部應(yīng)根據(jù)公司工作需要，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前征求公司各部門意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.會(huì)議通知會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)布，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的基本信息、會(huì)議議程、參會(huì)要求等內(nèi)容，確保參會(huì)人員清楚了解會(huì)議安排。3.會(huì)議記錄會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議討論內(nèi)容、會(huì)議決議等。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后印發(fā)給參會(huì)人員。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，提出工作要求和責(zé)任部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)行政部應(yīng)根據(jù)公司辦公用品使用情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。辦公用品采購(gòu)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行采購(gòu)。2.辦公用品保管辦公用品應(yīng)存放在專門的庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)保持整潔、干燥，確保辦公用品不受損壞。辦公用品應(yīng)按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。3.辦公用品發(fā)放各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)取工作，填寫辦公用品領(lǐng)取申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部領(lǐng)取。行政部應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放辦公用品，做好發(fā)放記錄。（五）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章等。2.印章使用印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，填寫印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。印章使用應(yīng)在印章管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保印章使用的真實(shí)性和合法性。3.印章保管印章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用。四、人力資源管理（一）人力資源規(guī)劃1.人力資源需求分析行政部應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，定期對(duì)公司人力資源需求進(jìn)行分析。人力資源需求分析應(yīng)包括人員數(shù)量、崗位設(shè)置、人員素質(zhì)要求等方面。2.人力資源供給分析行政部應(yīng)定期對(duì)公司人力資源供給情況進(jìn)行分析，包括內(nèi)部人員儲(chǔ)備、外部人才市場(chǎng)情況等。人力資源供給分析應(yīng)與人力資源需求分析相結(jié)合，制定合理的人力資源規(guī)劃。3.人力資源規(guī)劃制定行政部應(yīng)根據(jù)人力資源需求分析和供給分析結(jié)果，制定公司年度人力資源規(guī)劃。人力資源規(guī)劃應(yīng)包括人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等方面的計(jì)劃和措施。（二）員工招聘1.招聘計(jì)劃制定行政部應(yīng)根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和崗位需求，制定年度招聘計(jì)劃。招聘計(jì)劃應(yīng)明確招聘崗位、招聘人數(shù)、招聘要求、招聘時(shí)間等內(nèi)容。2.招聘渠道選擇行政部應(yīng)根據(jù)招聘崗位特點(diǎn)和需求，選擇合適的招聘渠道，如招聘網(wǎng)站、人才市場(chǎng)、校園招聘、內(nèi)部推薦等。3.招聘流程招聘流程包括發(fā)布招聘信息、收集簡(jiǎn)歷、篩選簡(jiǎn)歷、面試、筆試、錄用等環(huán)節(jié)。行政部應(yīng)嚴(yán)格按照招聘流程進(jìn)行操作，確保招聘工作的公平、公正、公開(kāi)。（三）員工培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)需求分析行政部應(yīng)定期對(duì)員工培訓(xùn)需求進(jìn)行分析，了解員工培訓(xùn)意愿和培訓(xùn)需求。培訓(xùn)需求分析應(yīng)結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位要求進(jìn)行，為制定培訓(xùn)計(jì)劃提供依據(jù)。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定行政部應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)等內(nèi)容。3.培訓(xùn)實(shí)施行政部應(yīng)按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)做好培訓(xùn)記錄和評(píng)估工作，及時(shí)反饋培訓(xùn)效果。（四）員工績(jī)效考核1.績(jī)效考核指標(biāo)設(shè)定行政部應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和崗位說(shuō)明書，設(shè)定員工績(jī)效考核指標(biāo)。績(jī)效考核指標(biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，確?？己酥笜?biāo)的科學(xué)性和合理性。2.績(jī)效考核周期員工績(jī)效考核周期一般為月度、季度或年度，具體考核周期應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況確定。3.績(jī)效考核實(shí)施行政部應(yīng)按照績(jī)效考核周期組織開(kāi)展績(jī)效考核工作，確?？己诉^(guò)程的公平、公正、公開(kāi)。績(jī)效考核結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給員工，并與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。（五）員工薪酬福利管理1.薪酬體系設(shè)計(jì)行政部應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)行情設(shè)計(jì)公司薪酬體系，確保薪酬具有競(jìng)爭(zhēng)力。薪酬體系應(yīng)包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、福利等部分，合理確定各部分的比例和標(biāo)準(zhǔn)。2.薪酬核算與發(fā)放行政部應(yīng)按照薪酬體系和績(jī)效考核結(jié)果核算員工工資、獎(jiǎng)金等薪酬待遇。薪酬發(fā)放應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保員工工資按時(shí)到賬。3.福利管理行政部應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定公司福利政策，包括社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。福利管理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保員工福利得到有效落實(shí)。（六）員工勞動(dòng)關(guān)系管理1.勞動(dòng)合同管理行政部應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，與員工簽訂勞動(dòng)合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。勞動(dòng)合同簽訂應(yīng)在員工入職一個(gè)月內(nèi)完成，確保勞動(dòng)合同的合法性和有效性。2.員工入職與離職手續(xù)辦理員工入職時(shí)，行政部應(yīng)辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動(dòng)合同、發(fā)放工作牌、辦公用品等。員工離職時(shí)，行政部應(yīng)辦理離職手續(xù)，包括收回工作牌、辦公用品、結(jié)算工資等。3.勞動(dòng)糾紛處理行政部應(yīng)積極預(yù)防和處理勞動(dòng)糾紛，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。勞動(dòng)糾紛發(fā)生時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)與員工溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可通過(guò)法律途徑解決。五、后勤保障管理（一）辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、干凈，地面無(wú)垃圾、無(wú)污漬，桌面、文件柜等無(wú)灰塵。辦公區(qū)域應(yīng)定期進(jìn)行清潔消毒，確保環(huán)境衛(wèi)生安全。2.環(huán)境衛(wèi)生檢查行政部應(yīng)定期對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。環(huán)境衛(wèi)生檢查應(yīng)制定檢查標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)分細(xì)則，確保檢查結(jié)果客觀、公正。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備采購(gòu)行政部應(yīng)根據(jù)公司辦公設(shè)備需求，制定辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。辦公設(shè)備采購(gòu)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)好的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.辦公設(shè)備安裝與調(diào)試辦公設(shè)備采購(gòu)到貨后，行政部應(yīng)及時(shí)組織安裝與調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。辦公設(shè)備安裝與調(diào)試應(yīng)按照設(shè)備說(shuō)明書和操作規(guī)程進(jìn)行，確保設(shè)備安裝質(zhì)量。3.辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)行政部應(yīng)建立辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)制度，定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行，確保設(shè)備維護(hù)質(zhì)量。4.辦公設(shè)備報(bào)廢處理辦公設(shè)備達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)，進(jìn)行報(bào)廢處理。辦公設(shè)備報(bào)廢處理應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行，確保資產(chǎn)安全。（三）車輛管理1.車輛調(diào)度行政部應(yīng)根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用效率。車輛調(diào)度應(yīng)優(yōu)先保障公司重要工作和緊急任務(wù)用車需求。2.車輛使用公司員工因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)填寫車輛使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部辦理車輛使用手續(xù)。車輛使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保車輛安全行駛。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部應(yīng)建立車輛維護(hù)與保養(yǎng)制度，定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。車輛維護(hù)與保養(yǎng)應(yīng)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行，確保車輛性能良好。4.車輛保險(xiǎn)與年檢行政部應(yīng)按照規(guī)定為車輛購(gòu)買保險(xiǎn)，確保車輛在保險(xiǎn)期內(nèi)。行政部應(yīng)及時(shí)辦理車輛年檢手續(xù)，確保車輛合法上路行駛。（四）食堂管理1.食堂衛(wèi)生管理食堂應(yīng)保持衛(wèi)生整潔，食品加工、儲(chǔ)存、銷售等環(huán)節(jié)應(yīng)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。食堂工作人員應(yīng)定期進(jìn)行健康檢查，持健康證上崗。2.食堂飯菜質(zhì)量食堂應(yīng)提供營(yíng)養(yǎng)均衡、口味多樣的飯菜，滿足員工不同需求。食堂應(yīng)定期征求員工意見(jiàn)，不斷改進(jìn)飯菜質(zhì)量。3.食堂成本控制行政部應(yīng)加強(qiáng)食堂成本控制，合理采購(gòu)食材，降低食堂運(yùn)營(yíng)成本。食堂成本控制應(yīng)在保證飯菜質(zhì)量的前提下進(jìn)行，確保食堂運(yùn)營(yíng)效益。（五）宿舍管理