PAGE超市香煙訂貨規(guī)范制度一、總則1.目的為加強超市香煙訂貨管理，規(guī)范訂貨流程，確保香煙供應(yīng)的及時性、準確性和合法性，保障消費者權(quán)益，維護超市正常經(jīng)營秩序，特制定本規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于本超市內(nèi)所有涉及香煙訂貨、采購、銷售等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家煙草專賣法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保各項訂貨活動合法合規(guī)。誠信經(jīng)營原則：秉持誠信理念，與煙草供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，保證訂貨信息真實準確，按時履約。高效準確原則：優(yōu)化訂貨流程，提高工作效率，確保訂貨數(shù)量、品種等信息準確無誤，滿足市場需求。二、訂貨人員管理1.人員資質(zhì)負責香煙訂貨的人員必須具備合法有效的從業(yè)資格，熟悉煙草專賣法律法規(guī)和訂貨業(yè)務(wù)流程。經(jīng)過超市內(nèi)部相關(guān)培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。2.崗位職責準確收集、整理和分析市場需求信息，結(jié)合超市實際銷售情況，制定合理的訂貨計劃。嚴格按照規(guī)定的訂貨時間和方式，及時向煙草供應(yīng)商提交訂貨訂單，確保訂單信息準確完整。跟蹤訂貨訂單執(zhí)行情況，及時處理訂單異常問題，如缺貨、錯發(fā)等，保障香煙供應(yīng)的連續(xù)性。定期對訂貨數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化訂貨策略。3.人員培訓(xùn)定期組織訂貨人員參加煙草專賣法律法規(guī)、訂貨業(yè)務(wù)知識、市場分析等方面的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。鼓勵訂貨人員參加行業(yè)內(nèi)的交流活動，學(xué)習(xí)先進的訂貨管理經(jīng)驗，不斷提升工作能力。三、訂貨流程規(guī)范1.需求預(yù)測訂貨人員應(yīng)每日收集超市內(nèi)香煙的銷售數(shù)據(jù)，包括銷售品種、數(shù)量、時間段等信息，并進行詳細分析。結(jié)合近期市場動態(tài)、節(jié)假日、季節(jié)變化等因素，綜合考慮消費者需求趨勢，對未來一段時間內(nèi)的香煙銷售情況進行預(yù)測。參考周邊同類型超市的銷售數(shù)據(jù)和市場反饋，對預(yù)測結(jié)果進行調(diào)整和完善，形成初步的訂貨需求清單。2.訂單生成根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，訂貨人員按照煙草供應(yīng)商提供的產(chǎn)品目錄和規(guī)格要求，在規(guī)定的訂貨系統(tǒng)中準確錄入訂貨品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，生成訂貨訂單。對于緊俏貨源或限量供應(yīng)的香煙品種，訂貨人員應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行訂貨數(shù)量的控制，確保不超量訂貨。在生成訂單前，仔細核對訂單信息，確保無誤后提交審核。3.訂單審核訂單生成后，由超市內(nèi)部指定的審核人員對訂單進行審核。審核內(nèi)容包括訂貨數(shù)量的合理性、品種搭配的科學(xué)性、訂單信息的準確性等方面。如發(fā)現(xiàn)訂單存在問題，審核人員應(yīng)及時與訂貨人員溝通，要求其進行修改和完善，直至訂單審核通過。4.訂單提交審核通過的訂單，訂貨人員應(yīng)按照煙草供應(yīng)商規(guī)定的時間和方式，及時將訂單提交給供應(yīng)商。提交訂單后，記錄訂單提交時間和相關(guān)信息，以便后續(xù)跟蹤查詢。5.訂單跟蹤訂貨人員應(yīng)密切關(guān)注訂單執(zhí)行情況，定期查詢訂單狀態(tài)，了解香煙的發(fā)貨進度、到貨時間等信息。如發(fā)現(xiàn)訂單出現(xiàn)延遲發(fā)貨、缺貨、錯發(fā)等異常情況，及時與煙草供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其盡快解決問題。將訂單跟蹤情況及時反饋給超市內(nèi)部相關(guān)部門和人員，確保超市能夠及時做好相應(yīng)的準備工作。四、訂貨數(shù)量管理1.合理確定訂貨數(shù)量訂貨人員應(yīng)根據(jù)市場需求預(yù)測、超市庫存狀況、銷售趨勢等因素，綜合考慮后合理確定訂貨數(shù)量。遵循“以銷定進、適量庫存”的原則，避免訂貨過多導(dǎo)致庫存積壓或缺貨影響銷售。對于新上市的香煙品種，可根據(jù)市場調(diào)研和試銷情況，謹慎確定訂貨數(shù)量。2.庫存監(jiān)控與調(diào)整建立完善的香煙庫存監(jiān)控機制，定期對超市內(nèi)的香煙庫存進行盤點和清查。根據(jù)庫存數(shù)量和銷售情況，及時調(diào)整訂貨數(shù)量。如庫存水平較低，應(yīng)適當增加訂貨量；如庫存積壓，應(yīng)減少訂貨量。關(guān)注庫存結(jié)構(gòu)，確保各類香煙品種的庫存比例合理，滿足不同消費者的需求。3.限量管理嚴格執(zhí)行煙草專賣部門對緊俏貨源和限量供應(yīng)香煙品種的訂貨限量規(guī)定。訂貨人員應(yīng)準確掌握限量標準，不得超限量訂貨。對于限量品種的訂貨申請，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行審核和批準。五、訂貨價格管理1.價格執(zhí)行嚴格按照煙草供應(yīng)商制定的價格政策執(zhí)行香煙訂貨價格，不得擅自提高或降低價格。確保訂貨價格準確錄入訂貨系統(tǒng)，避免因價格錯誤導(dǎo)致的交易糾紛。2.價格調(diào)整跟蹤關(guān)注煙草市場價格動態(tài)，及時了解供應(yīng)商價格調(diào)整信息。對于價格調(diào)整的香煙品種，訂貨人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)按照新價格進行訂貨操作，并確保庫存商品按照新價格銷售。六、訂貨信息管理1.數(shù)據(jù)記錄與保存訂貨人員應(yīng)認真記錄每次訂貨的相關(guān)信息，包括訂貨時間、訂單編號、訂貨品種、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等內(nèi)容。建立訂貨信息檔案，妥善保存訂貨記錄和相關(guān)文件資料，保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和超市內(nèi)部管理要求。2.信息安全與保密加強訂貨信息安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理手段，防止訂貨信息泄露、丟失或被篡改。訂貨人員應(yīng)對訂貨信息嚴格保密，不得向無關(guān)人員透露訂貨相關(guān)信息。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立嚴格的煙草供應(yīng)商選擇標準，綜合考慮供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、供貨能力、價格水平、服務(wù)質(zhì)量等因素。通過招標、評估、考察等程序，選擇優(yōu)質(zhì)的煙草供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商評估與考核定期對煙草供應(yīng)商的供貨情況進行評估和考核，包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格穩(wěn)定性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多的合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行調(diào)整或淘汰。3.合作溝通與協(xié)調(diào)與煙草供應(yīng)商保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，及時反饋超市的訂貨需求和市場變化情況。積極配合供應(yīng)商解決合作過程中出現(xiàn)的問題，共同維護良好的合作關(guān)系，確保香煙供應(yīng)的穩(wěn)定和順暢。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督超市內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門或崗位，定期對香煙訂貨業(yè)務(wù)進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括訂貨流程執(zhí)行情況、訂貨數(shù)量準確性、價格執(zhí)行情況、信息管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監(jiān)督主動接受煙草專賣部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供訂貨相關(guān)資料和信息。對于煙草專賣部門提出的問題和要求，及時整改并反饋整改結(jié)果。九、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定明確以下違規(guī)行為：未取得從業(yè)資格從事訂貨業(yè)務(wù)；違反訂貨流程操作；超限量訂貨；擅自調(diào)整訂貨價格；泄露訂貨信息；與不合格供應(yīng)商合作等。2.處理措施對于違反本制度的訂貨人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停工作、解除勞動合同等處理。