會議策劃與執(zhí)行記錄標準化模板一、適用范圍與價值二、標準化操作流程（一）會前籌備階段明確會議目標與范圍根據業(yè)務需求確定會議核心目標（如決策問題、同步進度、解決問題等），明確會議議題及預期成果，避免主題發(fā)散。確定會議類型（決策型、溝通型、匯報型等），匹配相應參會人員范圍（如決策層需相關部門負責人、執(zhí)行層需具體經辦人）。制定會議議程按議題重要性排序，明確每個議題的主講人、預計時長及討論方向，保證議程緊湊且覆蓋核心內容。預留10-15分鐘自由討論或臨時議題時間，避免關鍵問題遺漏。發(fā)布會議通知至少提前2個工作日通過內部通訊工具（如企業(yè)OA系統）發(fā)送通知，包含：會議名稱、時間、地點（線上會議需附及參會方式）、議程、參會人員、需提前準備的資料（如PPT、數據報表）。提醒參會人員如有無法參會情況，需提前1個工作日向會議組織者請假并說明原因。準備會議物料與場地線下會議：提前預訂會議室（確認設備可用性，如投影儀、麥克風、白板等），準備紙質議程、簽到表、筆、飲用水等物料；如需演示材料，提前測試設備兼容性。線上會議：提前測試會議軟件功能（如屏幕共享、錄制、分組討論），提前發(fā)送參會及注意事項（如建議提前10分鐘登錄、測試麥克風）。（二）會中執(zhí)行階段會議開場與簽到主持人提前5分鐘到場，播放歡迎頁或會議主題PPT，引導參會人員簽到（線上會議通過簽到功能或在線文檔記錄）。主持人宣布會議開始，重申會議目標、議程及時長要求，提醒會議紀律（如手機靜音、避免無關發(fā)言）。議題討論與決策按議程順序逐項推進，每個議題由主講人簡明扼要匯報（控制在預計時長內），主持人引導參會人員圍繞核心問題討論，避免偏離主題。對需決策的議題，主持人需明確決策方式（如舉手投票、共識決策），并當場宣布結果；對未達成一致的議題，記錄分歧點并明確后續(xù)處理方式（如補充資料后二次討論）。關鍵信息記錄記錄人需全程同步記錄：各議題討論要點、不同意見、最終決議、行動項（包含具體任務內容、負責人、配合部門、完成時限）。對關鍵數據、結論或待辦事項，可拍照留存白板記錄或要求主講人提供書面摘要，保證信息準確。會議總結與散會主持人根據議程完成情況，簡要總結會議成果（已達成決議、明確行動項），重申各項任務的負責人與截止時間。確認無補充事項后，宣布散會，提醒記錄人于會后24小時內整理會議記錄。（三）會后總結與歸檔階段整理會議紀要記錄人根據會中記錄，于會后1個工作日內完成會議紀要初稿，內容包括：會議基本信息（名稱、時間、地點、參會人員、缺席人員及原因）、議程回顧、各議題討論要點、決議事項、行動項清單（需明確“任務內容-負責人-配合部門-完成時限”）、附件（如演示材料、照片）。紀要初稿經主持人審核確認后，于半日內發(fā)送至所有參會人員及相關部門，如有異議需在24小時內反饋，逾期視為無異議。跟進行動項落實會議組織者（或指定專人）建立行動項跟蹤表，每周更新任務進展，對逾期未完成的任務及時提醒負責人，必要時協調資源推動解決。重要行動項需在下次相關會議中同步匯報完成情況，形成“計劃-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)。資料歸檔將會議通知、議程、簽到表、紀要、行動項跟蹤表、演示材料等整理為完整會議檔案，按“年份-月份-會議名稱”分類存檔（電子檔存儲于指定共享文件夾，紙質檔需標注歸檔日期并交由行政部門統一保管），保存期限不少于2年。三、核心模板清單（一）會議基本信息表序號字段名稱填寫說明示例1會議名稱需體現核心主題2024年Q3產品規(guī)劃研討會2會議編號按規(guī)則統一編碼（如“YYYY-MM-XXX”）2024-07-0153會議時間精確到分鐘（含開始/結束時間）2024年7月15日14:00-16:304會議地點線下會議室號/線上會議總部大樓3樓會議室A/騰訊會議XXX5會議形式線下/線上/混合線下6主持人需明確姓名及職務*總監(jiān)（市場部）7記錄人需明確姓名及職務*專員（行政部）8參會部門/人員列主要參會人及職務產品部經理、研發(fā)部主管等9缺席人員及原因如有缺席需說明銷售部*經理（出差）10會議目標簡述核心預期成果明確Q3產品功能優(yōu)先級11準備物料列需準備的物品投影儀、簽到表、產品原型圖（二）會議議程表序號議題名稱主講人時間分配（分鐘）討論方向/備注1上季度產品復盤*經理（產品部）20重點分析用戶反饋數據2Q3功能優(yōu)先級討論*主管（研發(fā)部）30評估開發(fā)資源與需求緊急度3市場推廣方案同步*專員（市場部）15初步計劃及資源需求4自由討論與臨時議題全體參會人員15其他需同步事項5會議總結*總監(jiān)（市場部）10明確行動項與下一步計劃（三）參會人員簽到表序號部門姓名職務聯系方式（內部短號）簽到時間備注（如遲到/早退）1產品部*經理13:55無2研發(fā)部*主管567814:02遲到7分鐘3市場部*專員901214:00無（四）會議決議與行動項表序號決議事項/討論結果負責人配合部門完成時限當前狀態(tài)（未開始/進行中/已完成/延期）備注（如需支持資源）1確定Q3核心功能為A、B、C模塊*經理（產品部）研發(fā)部、測試部2024年7月25日進行中提供用戶調研數據2市場部于8月5日前提交推廣初案*專員（市場部）無2024年8月5日未開始需產品部提供功能亮點3每周五17:00召開項目進度同步會*主管（研發(fā)部）各項目組持續(xù)執(zhí)行已完成首次會議發(fā)送會議紀要至群組（五）會議總結表會議名稱2024年Q3產品規(guī)劃研討會會議時間2024年7月15日14:00-16:30目標達成情況?明確Q3功能優(yōu)先級；?確定推廣協作機制主要成果1.輸出Q3功能清單；2.明確各行動項負責人及時限存在問題1.研發(fā)部對A模塊開發(fā)周期存在顧慮，需進一步評估改進建議1.下次會議提前3天分發(fā)議題資料，便于參會人員準備；2.增加“技術可行性”專項討論環(huán)節(jié)附件清單1.產品復盤數據；2.會議紀要；3.行動項跟蹤表四、使用要點提示信息完整性：會議基本信息、議程、行動項等關鍵字段需填寫完整，避免遺漏“負責人”“完成時限”等要素，保證執(zhí)行可追溯。時效性管理：會議通知需提前至少2天發(fā)布，紀要需在會后1個工作日內審核并發(fā)送，行動項需按周跟蹤進度，避免拖延。責任到人：每個議題及行動項需明確唯一負責人，避免多人負責導致推諉；跨部門協作