企業(yè)行政管理公文標(biāo)準(zhǔn)化模板應(yīng)用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景制度發(fā)布：如《公司考勤管理制度修訂通知》《辦公設(shè)備管理規(guī)范》等，用于傳達(dá)新制定或修訂的管理制度；工作部署：如《Q3季度部門重點(diǎn)工作安排》《年度預(yù)算分解方案》等，用于明確階段性工作目標(biāo)與責(zé)任分工；事項(xiàng)請示：如《關(guān)于舉辦員工培訓(xùn)活動的請示》《采購辦公設(shè)備的請示》等，用于向上級請求審批事項(xiàng)；跨部門協(xié)作：如《關(guān)于聯(lián)合開展安全生產(chǎn)檢查的函》《市場部與財務(wù)部數(shù)據(jù)對接需求說明》等，用于部門間溝通協(xié)調(diào)；情況匯報：如《上半年行政工作總結(jié)》《項(xiàng)目進(jìn)展階段性報告》等，用于向上級或相關(guān)部門反饋工作進(jìn)展與成果。二、標(biāo)準(zhǔn)化公文處理全流程指引（一）公文起草階段明確文種與核心目的根據(jù)溝通需求確定文種（如通知、請示、報告等），明確公文的核心目的（如告知、請求、匯報等）。例如若需向全體員工傳達(dá)新政策，應(yīng)選用“通知”；若需上級審批某事項(xiàng)，應(yīng)選用“請示”。收集基礎(chǔ)信息與素材收集與公文內(nèi)容相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。例如起草《年度培訓(xùn)計劃請示》時，需收集各部門培訓(xùn)需求、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、過往培訓(xùn)效果等數(shù)據(jù)。撰寫內(nèi)容結(jié)構(gòu)需遵循“開頭-主體-結(jié)尾”的邏輯框架：開頭：簡明扼要說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“為規(guī)范公司車輛管理，根據(jù)《公司車輛管理辦法》（行管字〔2023〕5號）規(guī)定，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容，條理清晰、語言簡練（如“一、車輛使用范圍；二、申請審批流程；三、違規(guī)處理辦法”）；結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求或總結(jié)（如通知類常用“特此通知”，請示類常用“妥否，請批示”）。格式排版規(guī)范字體：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；行距：全文固定行距28磅，段前段后間距0.5行；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁碼：頁腳居中，格式為“-X-”（X為頁碼）。（二）公文審核階段部門內(nèi)部審核公文起草完成后，先提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否清晰。審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?？绮块T會簽（如需）涉及多部門協(xié)作的公文（如《跨部門項(xiàng)目協(xié)作方案》），需發(fā)送至相關(guān)部門會簽。會簽部門應(yīng)在2個工作日內(nèi)反饋意見，無異議則簽字確認(rèn)；有異議需與起草部門溝通修改，達(dá)成一致后繼續(xù)流轉(zhuǎn)。行政部合規(guī)性審核行政部對公文格式規(guī)范性、文種使用準(zhǔn)確性、制度依據(jù)有效性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查是否符合《公司公文管理辦法》要求，是否存在表述歧義或邏輯漏洞。審核通過后，行政部在公文稿上加蓋“合規(guī)審核章”。（三）公文簽發(fā)階段確定簽發(fā)權(quán)限根據(jù)公文內(nèi)容與重要性確定簽發(fā)人：日常通知、部門內(nèi)部報告等，由分管行政副總簽發(fā)；涉及公司重大制度、重要資源配置的公文，由總經(jīng)理簽發(fā)；跨部門協(xié)作函件，由牽頭部門負(fù)責(zé)人及分管副總共同簽發(fā)。規(guī)范簽發(fā)流程簽發(fā)人需在公文簽發(fā)單上明確簽署“同意”“同意，請按此執(zhí)行”或“需修改后重新報批”等意見，并簽字、注明日期。簽發(fā)完成后，行政部根據(jù)簽發(fā)意見定稿。（四）公文分發(fā)與歸檔階段分發(fā)范圍與方式根據(jù)主送機(jī)關(guān)確定分發(fā)范圍（如“公司各部門”“各分公司”等），通過OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵件或紙質(zhì)文件傳遞；涉密公文需標(biāo)注“秘密”等級，并通過加密渠道分發(fā)，嚴(yán)禁通過普通郵箱或即時通訊工具傳遞。公文歸檔管理公文分發(fā)后，原件由行政部統(tǒng)一歸檔，電子版同步至公司文檔管理系統(tǒng)，歸檔時需標(biāo)注文號、標(biāo)題、發(fā)文日期、簽發(fā)人等信息；歸檔期限：年度工作總結(jié)、重要制度等長期保存（10年以上），日常通知、會議紀(jì)要等短期保存（3-5年）。三、核心公文模板結(jié)構(gòu)與要素說明（一）通用公文首頁模板要素規(guī)范要求文號由“部門簡稱-年份-序號”組成，如“行管字〔2023〕15號”（行管：行政部；2023：年份；15：當(dāng)年序號）。簽發(fā)人位于文號右側(cè)，標(biāo)注“簽發(fā)人：XXX”（XXX為簽發(fā)人姓名，用號代替，如“簽發(fā)人：經(jīng)理”）。標(biāo)題簡潔明了，包含“事由+文種”，如“關(guān)于規(guī)范會議室使用管理的通知”。字體為二號小標(biāo)宋簡體，居中。主送機(jī)關(guān)指公文的主要接收單位，如“公司各部門”“各分公司”，頂格書寫，后加冒號。按邏輯分條闡述，每條首行空兩格，一級標(biāo)題用“一、”，二級標(biāo)題用“（一）”，三級標(biāo)題用“1.”。附件如有附件，在下方注明“附件：1.XXX（附件名稱）”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。發(fā)文機(jī)關(guān)右下角標(biāo)注發(fā)文部門全稱，如“行政部”，字體為三號仿宋GB2312。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2023年8月15日”，字體為三號仿宋GB2312。印章成文日期中間加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，印章清晰、不壓。（二）會議紀(jì)要模板要素規(guī)范要求標(biāo)題“會議名稱+紀(jì)要”，如“2023年第三季度行政工作例會紀(jì)要”，居中。會議基本信息左上角標(biāo)注“會議時間：2023年X月X日X:XX-X:XX”“會議地點(diǎn)：X樓X會議室”“參會人員：總監(jiān)、各部門負(fù)責(zé)人”“記錄人：助理”。會議議題分條列出會議主要議題，如“一、Q3行政工作總結(jié)；二、Q4重點(diǎn)工作安排；三、其他事項(xiàng)”。會議內(nèi)容按議題記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工及完成時限，如“決議：自9月1日起實(shí)行會議室預(yù)約制度，由行政部*負(fù)責(zé)落實(shí)，9月5日前完成系統(tǒng)調(diào)試”。散會時間下方標(biāo)注“散會時間：X:XX”。審閱人簽字右下角標(biāo)注“審閱：總監(jiān)”（為姓名），日期為“2023年X月X日”。（三）請示模板要素規(guī)范要求標(biāo)題“請示事項(xiàng)+文種”，如“關(guān)于舉辦2023年新員工入職培訓(xùn)的請示”。主送機(jī)關(guān)頂格書寫，如“尊敬的總經(jīng)理：”（為姓名）。開頭說明請示背景與依據(jù)（如“為幫助新員工快速適應(yīng)公司環(huán)境，根據(jù)《員工培訓(xùn)管理辦法》規(guī)定，擬于X月X日舉辦新員工入職培訓(xùn)”）；主體闡述請示事項(xiàng)的具體內(nèi)容（如培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、參與人員、預(yù)算等）；結(jié)尾用“妥否，請批示”。附件如有預(yù)算明細(xì)、培訓(xùn)方案等，標(biāo)注“附件：1.2023年新員工入職培訓(xùn)預(yù)算表”。發(fā)文機(jī)關(guān)右下角標(biāo)注“申請部門：人力資源部”，日期為“2023年X月X日”。四、使用過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)格式規(guī)范性：嚴(yán)格按照模板要求設(shè)置字體、行距、頁邊距等，避免因格式錯誤影響公文嚴(yán)肅性；文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等核心要素不得遺漏或錯寫。內(nèi)容準(zhǔn)確性：涉及數(shù)據(jù)、時間、責(zé)任分工等內(nèi)容需反復(fù)核對，保證與實(shí)際情況一致；引用制度或文件時，需注明文號及發(fā)布日期，保證依據(jù)有效。流程合規(guī)性：嚴(yán)格執(zhí)行起草-審核-簽發(fā)-分發(fā)的流程，不得越級簽發(fā)或簡化審核環(huán)節(jié)；涉密公