采購訂單審核及供應(yīng)商評估表工具模板一、工具應(yīng)用背景與適用范圍本工具適用于企業(yè)采購管理全流程中，對采購訂單的合規(guī)性、合理性進(jìn)行審核，同時系統(tǒng)化評估供應(yīng)商的合作表現(xiàn)，旨在規(guī)范采購行為、控制采購風(fēng)險、優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。具體應(yīng)用場景包括：新供應(yīng)商首次合作前的訂單審核與準(zhǔn)入評估；常規(guī)采購訂單的執(zhí)行前合規(guī)性檢查；定期（如季度/年度）供應(yīng)商合作績效復(fù)盤與分級管理；戰(zhàn)略供應(yīng)商合作過程中的動態(tài)跟蹤與風(fēng)險預(yù)警。二、詳細(xì)操作流程與步驟說明（一）審核前：資料準(zhǔn)備與需求確認(rèn)收集基礎(chǔ)資料采購訂單（含品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨期、付款條款等核心信息）；供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等，首次合作必備）；采購需求申請單（由需求部門提交，明確采購必要性、預(yù)算依據(jù)）；歷史合作記錄（如為續(xù)簽供應(yīng)商，需提供過往訂單交付、質(zhì)量反饋數(shù)據(jù)）。明確審核要點(diǎn)根據(jù)采購品類（如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)類項目）確認(rèn)審核側(cè)重點(diǎn)（例：生產(chǎn)物料需重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)類需關(guān)注交付能力）。（二）采購訂單審核流程初審：需求與訂單匹配性檢查審核人：需求部門負(fù)責(zé)人/采購專員；審核內(nèi)容：訂單品名、數(shù)量、規(guī)格是否與需求申請單一致；預(yù)算是否超支（對比采購預(yù)算臺賬）；交貨期是否滿足生產(chǎn)/運(yùn)營計劃需求；供應(yīng)商是否在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)（首次合作需同步啟動供應(yīng)商準(zhǔn)入評估）。輸出：《采購訂單初審表》，標(biāo)注“通過”“需修改”或“不通過”意見。復(fù)審：合規(guī)性與風(fēng)險把控審核人：采購部經(jīng)理/財務(wù)部專員；審核內(nèi)容：價格合理性（對比歷史采購價、市場均價，或提供三家比價記錄）；付款條款是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、賬期）；合同條款（如質(zhì)量異議處理、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）是否完備；供應(yīng)商資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)。輸出：《采購訂單復(fù)審表》，對初審未通過項確認(rèn)整改結(jié)果，評估潛在風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、價格波動風(fēng)險）。終審：跨部門協(xié)同決策審核人：分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)訂單金額分級授權(quán)）；審核內(nèi)容：重大訂單（如金額超萬元/戰(zhàn)略物料）的采購必要性、成本效益綜合評估；跨部門意見匯總（如法務(wù)部審核合同條款、質(zhì)量部確認(rèn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）。輸出：最終審批意見，簽署《采購訂單審批單》，訂單生效。（三）供應(yīng)商評估流程評估周期與維度確定周期：常規(guī)供應(yīng)商每季度評估一次，戰(zhàn)略供應(yīng)商每月跟蹤，新供應(yīng)商試用期滿1個月評估；評估維度（可根據(jù)行業(yè)調(diào)整權(quán)重）：質(zhì)量表現(xiàn)（40%）：來料合格率、質(zhì)量問題響應(yīng)速度、質(zhì)量改進(jìn)措施有效性；交付能力（25%）：準(zhǔn)時交貨率、訂單滿足率、緊急訂單響應(yīng)能力；服務(wù)水平（15%）：溝通效率、售后問題解決及時性、配合度（如提供技術(shù)支持）；價格與成本（10%）：價格穩(wěn)定性、成本優(yōu)化主動性、付款配合度；合作穩(wěn)定性（10%）：財務(wù)健康狀況（如有無拖欠貨款）、合同履約率、合作意愿。數(shù)據(jù)收集與評分?jǐn)?shù)據(jù)來源：倉庫收貨記錄、質(zhì)量部檢驗(yàn)報告、采購部溝通記錄、財務(wù)部付款數(shù)據(jù)；評分方式：采用百分制，每個維度細(xì)化評分標(biāo)準(zhǔn)（例：“準(zhǔn)時交貨率≥98%得25分，95%-97%得20分，＜95%得10分”）。評估結(jié)果輸出與應(yīng)用《供應(yīng)商評估報告》，計算綜合得分并劃分等級：優(yōu)秀（≥90分）：優(yōu)先合作，可增加訂單份額，納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商候選池”；合格（70-89分）：維持現(xiàn)有合作，針對扣分項制定改進(jìn)計劃；待改進(jìn)（60-69分）：發(fā)出《供應(yīng)商整改通知書》，1個月后復(fù)評，仍不達(dá)標(biāo)則降級；不合格（＜60分）：暫停合作，啟動淘汰流程。結(jié)果同步至采購、質(zhì)量、財務(wù)等部門，更新《合格供應(yīng)商名錄》。三、配套表格模板（含填寫說明）表1：采購訂單審核表訂單基本信息訂單編號PO2024-X訂單日期供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商聯(lián)系人采購品目A型電子元器件數(shù)量單價（元）50總金額（元）審核項目審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（√/×）問題描述與整改要求審核人需求匹配性與采購申請單一致，無超預(yù)算√-*（）價格合理性近三月均價48元，本次報價略高（需說明原因）×提供供應(yīng)商成本分析報告*（）交貨期可行性滿足生產(chǎn)計劃節(jié)點(diǎn)√-*（）供應(yīng)商資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照、ISO9001證書在有效期內(nèi)√-*（）合同條款質(zhì)量異議期15天，違約責(zé)任明確√-*（趙六）審批意見初審：通過，需補(bǔ)充價格說明材料*（）復(fù)審：通過，整改后生效*（）終審：同意執(zhí)行*（孫七）表2：供應(yīng)商評估表（季度）供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商名稱科技有限公司合作年限負(fù)責(zé)人*（）聯(lián)系電話評估周期2024年Q1評估人評估維度細(xì)項指標(biāo)權(quán)重（%）評分標(biāo)準(zhǔn)得分加權(quán)得分質(zhì)量表現(xiàn)來料合格率20≥99%20分，98%-99%15分，＜98%10分183.6質(zhì)量問題響應(yīng)速度（24小時內(nèi)回復(fù)）10及時10分，延遲5分，未回應(yīng)0分101.0質(zhì)量改進(jìn)措施有效性10有效10分，部分有效5分，無效0分80.8交付能力準(zhǔn)時交貨率15≥98%15分，95%-97%10分，＜95%5分152.25訂單滿足率（需求滿足量/訂單量）10100%10分，90%-99%7分，＜90%3分70.7服務(wù)水平溝通效率（對接人響應(yīng)及時性）8高效8分，一般5分，低效2分50.4售后問題解決及時性73天內(nèi)解決7分，5天內(nèi)5分，＞5天2分50.35價格與成本價格穩(wěn)定性（與市場均價偏差）5≤3%5分，3%-5%3分，＞5%1分30.15成本優(yōu)化主動性5主動提出3分，配合2分，不主動0分20.1合作穩(wěn)定性財務(wù)健康狀況（無拖欠貨款記錄）5無問題5分，1次拖欠2分，多次0分50.25合同履約率5100%5分，90%-99%3分，＜90%0分50.25綜合評估總得分85.05分等級合格主要優(yōu)勢交付準(zhǔn)時率高，質(zhì)量響應(yīng)及時待改進(jìn)項價格穩(wěn)定性不足，需加強(qiáng)成本溝通改進(jìn)計劃2024年Q2前提交價格波動說明，每季度提供成本分析報告審核人意見同意評估結(jié)果，按計劃跟蹤改進(jìn)*（）四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項審核客觀性原則審核需基于數(shù)據(jù)和事實(shí)，避免主觀臆斷，對價格、質(zhì)量等可量化指標(biāo)需有明確依據(jù)（如歷史數(shù)據(jù)、第三方檢測報告）；供應(yīng)商評估需多方參與（采購、質(zhì)量、使用部門），單一部門評分占比不超過50%。動態(tài)更新機(jī)制《合格供應(yīng)商名錄》每季度更新，新增供應(yīng)商需通過“資質(zhì)審核-小批量試產(chǎn)-訂單審核-試用期評估”全流程；評估指標(biāo)需根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整（如初期側(cè)重交付量，成熟期側(cè)重成本與創(chuàng)新），每年優(yōu)化一次評分標(biāo)準(zhǔn)。風(fēng)險防控要點(diǎn)對單一供應(yīng)商依賴度超過50%的品目，需啟動備選供應(yīng)商開發(fā)；供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題（如批量不合格）或交付延遲（影響生產(chǎn)）時，啟動緊急評估，24小