2026年機器人集成公司打印復印設備使用管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司打印復印設備的使用管理，提高設備使用效率，降低運營成本，保障信息安全，維護良好的辦公秩序，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工、臨時工作人員、實習人員以及在公司辦公場所使用打印復印設備的所有人員。第三條管理原則公司打印復印設備管理遵循"統(tǒng)一管理、按需使用、節(jié)約資源、保障安全"的原則，確保設備合理配置、高效利用。第四條管理職責行政部門負責公司打印復印設備的統(tǒng)一管理，包括設備采購、配置、維護、報廢等全生命周期管理；各部門負責人負責本部門員工使用打印復印設備的日常監(jiān)督和管理；全體員工有責任按照本制度規(guī)定正確使用打印復印設備。第二章設備配置與管理第五條設備配置公司根據(jù)各部門工作需要和人員規(guī)模，合理配置打印復印設備。設備配置遵循集中與分散相結合的原則，在辦公區(qū)域設置共享打印復印設備，同時為特定崗位配置專用設備。第六條設備標識所有公司打印復印設備均需進行統(tǒng)一標識，標明設備編號、管理部門、使用說明等信息，便于設備管理和使用。第七條設備檔案行政部門建立完善的設備檔案，記錄設備采購時間、型號、配置、維修記錄、使用狀況等信息，為設備管理提供依據(jù)。第八條設備維護公司定期對打印復印設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。設備維護包括日常清潔、定期檢查、故障維修等，由專業(yè)技術人員或授權服務商進行。第三章使用規(guī)范第九條使用權限公司員工根據(jù)工作需要獲得相應的打印復印使用權限，權限設置遵循"最小必要"原則，確保信息安全。第十條身份認證員工使用打印復印設備需進行身份認證，認證方式包括刷卡、密碼、指紋等，具體認證方式由行政部門統(tǒng)一規(guī)定。第十一條打印規(guī)范員工在打印文件時，應遵循以下規(guī)范：1.優(yōu)先使用雙面打印，節(jié)約紙張資源2.合理設置打印格式，避免不必要的頁面3.打印前仔細檢查文件內容，避免錯誤打印4.及時取走打印文件，防止信息泄露5.禁止打印與工作無關的內容第十二條復印規(guī)范員工在復印文件時，應遵循以下規(guī)范：1.仔細核對復印份數(shù)，避免浪費2.復印完成后及時取走原件和復印件3.涉密文件復印需經(jīng)過審批4.禁止復印與工作無關的個人資料第十三條彩色打印限制彩色打印僅限于正式對外文件、重要報告、宣傳材料等工作需要，日常辦公文件應使用黑白打印。彩色打印需經(jīng)部門負責人審批。第十四條大篇幅打印管理單次打印超過50頁的文件，應提前與行政部門溝通，安排在非高峰時段進行，避免影響其他員工正常使用。第四章耗材管理第十五條耗材采購打印復印設備所需耗材由行政部門統(tǒng)一采購，確保耗材質量符合設備要求，避免因使用劣質耗材影響設備壽命。第十六條耗材發(fā)放耗材實行按需發(fā)放制度，由設備管理員根據(jù)設備使用情況定期更換，員工不得私自領取或更換耗材。第十七條耗材回收廢棄耗材由行政部門統(tǒng)一回收處理，確保環(huán)保要求，禁止隨意丟棄。第五章費用管理第十八條費用核算公司建立打印復印費用核算制度，對各部門打印復印費用進行統(tǒng)計和核算，費用包括紙張、耗材、設備折舊、維修等。第十九條費用分攤打印復印費用按照"誰使用、誰承擔"的原則進行分攤，計入各部門成本費用。第二十條費用控制公司制定打印復印費用控制目標，各部門應采取有效措施控制費用支出，包括推廣無紙化辦公、優(yōu)化打印設置、提高使用效率等。第六章信息安全第二十一條安全責任全體員工有責任保護公司信息安全，在使用打印復印設備時應采取必要措施防止信息泄露。第二十二條涉密文件管理涉密文件的打印復印需嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，包括審批流程、使用登記、銷毀處理等環(huán)節(jié)。第二十三條設備安全打印復印設備應定期進行安全檢查，包括硬盤清理、系統(tǒng)更新、病毒防護等，確保設備安全運行。第二十四條廢棄文件處理廢棄的打印復印文件應及時銷毀，特別是包含敏感信息的文件，必須使用碎紙機進行粉碎處理。第七章監(jiān)督與考核第二十五條使用監(jiān)督行政部門定期對打印復印設備使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第二十六條違規(guī)處理對違反本制度規(guī)定的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重采取相應處理措施，包括口頭警告、書面警告、經(jīng)濟處罰等。第二十七條考核機制公司將打印復印設備使用管理納入部門績效考核，鼓勵各部門提高設備使用效率，降低運營成本。第二十八條改進建議員工可以對打印復印設備使用管理提出改進建議，行政部門應認真研究并采納合理建議，不斷完善管理制度。第八章應急管理第二十九條故障處理當打印復印設備出現(xiàn)故障時，員工應及時報告設備管理員，由專業(yè)人員進行維修，不得自行拆卸或修理設備。第三十條備用方案行政部門制定設備故障時的備用方案，確保在設備維修期間不影響正常工作開展。第三十一條緊急情況處理遇到緊急情況需要使用打印復印設備時，可直接聯(lián)系行政部門協(xié)調解決，確保緊急工作任務的完成。第九章附則第三十二條制度解釋本制度由公司行政部