合同審批與管理包一、適用范圍與典型場(chǎng)景日常經(jīng)營類合同：采購合同（原材料、設(shè)備采購）、銷售合同（產(chǎn)品/服務(wù)銷售）、服務(wù)合同（咨詢、維修、外包服務(wù)）等；協(xié)作管理類合同：跨部門合作協(xié)議、項(xiàng)目合作合同、聯(lián)合研發(fā)合同等；專項(xiàng)事務(wù)類合同：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、租賃合同、借款合同等。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程，可統(tǒng)一合同管理標(biāo)準(zhǔn)，提升審批效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與操作漏洞。二、合同全流程操作指南（一）合同發(fā)起與申請(qǐng)發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）。操作步驟：第一步：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)備合同草案及附件（如對(duì)方主體資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書、會(huì)議紀(jì)要等），保證內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。第二步：填寫《合同審批申請(qǐng)表》（模板見“核心清單”），明確合同名稱、對(duì)方主體、合同金額、履行期限、核心條款（如付款方式、違約責(zé)任）及所需審批層級(jí)。第三步：將合同草案、附件及《合同審批申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。關(guān)鍵要求：合同內(nèi)容需符合公司業(yè)務(wù)規(guī)則，金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息與附件一致；對(duì)方主體為企業(yè)的，需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）及法定代表人證件號(hào)碼明，為自然人的，需提供證件號(hào)碼復(fù)印件。（二）部門初審審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。審核內(nèi)容：合同必要性：是否符合部門年度計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求，是否存在重復(fù)簽約、超預(yù)算等情況；業(yè)務(wù)條款：標(biāo)的物描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式等是否與業(yè)務(wù)約定一致；附件完整性：資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單等附件是否齊全、有效。操作輸出：審核通過：在《合同審批申請(qǐng)表》“部門初審意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至下一審批環(huán)節(jié)（如法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核）；審核不通過：注明修改意見，退回經(jīng)辦人調(diào)整后重新發(fā)起。（三）法務(wù)審核審核主體：法務(wù)部門（或指定法務(wù)負(fù)責(zé)人）。審核內(nèi)容：合法性：合同主體是否適格，條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任是否明確、公平，爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否清晰，知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款是否完整；文規(guī)范性：合同文本結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，術(shù)語是否準(zhǔn)確，無歧義。操作輸出：審核通過：在《合同審批申請(qǐng)表》“法務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至管理層審批；審核不通過：出具《合同評(píng)審意見表》（模板見“核心清單”），列明具體修改建議（如“違約責(zé)任需增加‘逾期付款按日萬分之五支付違約金’”），經(jīng)辦人根據(jù)意見修改后重新提交法務(wù)審核。（四）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（示例）：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理+董事長(zhǎng)審批。審批內(nèi)容：合同與公司戰(zhàn)略、經(jīng)營目標(biāo)的契合度；成本效益分析：合同金額是否合理，投入產(chǎn)出比是否匹配；重大風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)合作方履約能力、市場(chǎng)環(huán)境等風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估。操作輸出：審批通過：在《合同審批申請(qǐng)表》“管理層審批意見”欄簽字確認(rèn)，進(jìn)入用印環(huán)節(jié)；審批不通過：注明不予批準(zhǔn)理由（如“超出年度預(yù)算，需重新規(guī)劃”），流程終止。（五）用印與簽訂操作主體：行政部（或指定用印管理員）。操作步驟：第一步：經(jīng)辦人持審批通過的《合同審批申請(qǐng)表》、合同最終版及《合同用印申請(qǐng)表》（模板見“核心清單”）至行政部申請(qǐng)用?。坏诙剑河糜」芾韱T核對(duì)審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致，確認(rèn)無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同用印）；第三步：用印后，行政部留存1份合同正本，經(jīng)辦人持剩余正本與對(duì)方簽訂合同，簽訂時(shí)需保證雙方簽字（蓋章）處清晰、日期準(zhǔn)確。（六）履行跟蹤與歸檔履行跟蹤：責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人，配合財(cái)務(wù)、法務(wù)部門；操作內(nèi)容：建立《合同履行跟蹤表》（模板見“核心清單”），記錄合同履行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），定期更新履行狀態(tài)，對(duì)逾期未履行或存在履行風(fēng)險(xiǎn)的，及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施（如催告、協(xié)商變更）。歸檔管理：歸檔時(shí)間：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)；歸檔內(nèi)容：合同正本、審批流程文件（《合同審批申請(qǐng)表》《合同評(píng)審意見表》等）、附件（資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單等）、履行記錄（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）；歸檔方式：行政部對(duì)合同正本進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記（使用《合同臺(tái)賬登記表》，模板見“核心清單”），存入檔案柜；電子版同步至公司管理系統(tǒng)，加密存儲(chǔ)，保證信息安全。三、核心清單（一）《合同審批申請(qǐng)表》字段名稱填寫說明合同編號(hào)按規(guī)則編制（如“年份-部門代碼-序號(hào)”，示例：2024-CG-001）合同名稱與合同文本標(biāo)題一致（示例：“辦公設(shè)備采購合同”）甲方（我方）信息公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式乙方（對(duì)方）信息對(duì)方全稱（或姓名）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（或證件號(hào)碼號(hào)）、法定代表人（或聯(lián)系人）、聯(lián)系方式合同金額大寫+小寫，幣種（如人民幣、美元）合同履行期限起始日期至終止日期（示例：2024年1月1日至2024年12月31日）核心條款摘要簡(jiǎn)述標(biāo)的物、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容附件清單列明附件名稱及份數(shù)（示例：“1.乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件1份；2.設(shè)備報(bào)價(jià)單1份”）申請(qǐng)人簽字經(jīng)辦人手寫簽名申請(qǐng)日期年/月/日（二）《合同評(píng)審意見表》評(píng)審部門/人員評(píng)審意見（可勾選或填寫）簽字日期法務(wù)審核□合同條款合法合規(guī)，無修改意見；□需修改條款：___________________________財(cái)務(wù)審核□付款方式合理，預(yù)算充足；□需調(diào)整：_________________________________業(yè)務(wù)部門復(fù)核□業(yè)務(wù)條款準(zhǔn)確，與約定一致；□需補(bǔ)充：_________________________________（三）《合同臺(tái)賬登記表》合同編號(hào)合同名稱對(duì)方主體合同金額（元）簽訂日期履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/終止）歸檔編號(hào)備注2024-CG-001辦公設(shè)備采購科技公司50,000.002024-01-15履行中DA20240013月31日交付2024-XS-002軟件服務(wù)銷售企業(yè)集團(tuán)120,000.002024-02-01已完成DA2024002已驗(yàn)收（四）《合同履行跟蹤表》合同編號(hào)履行節(jié)點(diǎn)（如“設(shè)備交付”“初驗(yàn)”“終驗(yàn)”“付款”）計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期責(zé)任人履行情況說明（正常/逾期/異常）應(yīng)對(duì)措施（如無則填“無”）2024-CG-001設(shè)備交付2024-03-312024-04-02小明逾期2天已發(fā)催告函，對(duì)方承諾4月3日交付2024-XS-002終款支付2024-02-282024-02-28張經(jīng)理正常無（五）《合同用印申請(qǐng)表》用印事由合同名稱合同編號(hào)用印份數(shù)審批人簽字用印日期申請(qǐng)人簽字簽訂采購合同辦公設(shè)備采購合同2024-CG-0012份（甲乙雙方各1份）分管副總2024-01-15小明四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）材料完整性管理合同發(fā)起時(shí)，必須附齊對(duì)方主體資質(zhì)文件（企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、業(yè)務(wù)相關(guān)附件（報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等），避免因材料缺失導(dǎo)致審批延誤或合同無效。涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）的，需提供行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等合規(guī)文件。（二）審批時(shí)限控制各環(huán)節(jié)審批人應(yīng)在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急合同可縮短至1個(gè)工作日），無正當(dāng)理由不得拖延；需補(bǔ)充材料的，應(yīng)一次性告知所需內(nèi)容，避免反復(fù)退回。（三）條款合規(guī)性重點(diǎn)金額條款：必須同時(shí)填寫大寫和小寫，大小寫不一致時(shí)以大寫為準(zhǔn)；履行期限：明確具體日期或節(jié)點(diǎn)（如“收到預(yù)付款后30日內(nèi)交付”），避免模糊表述（如“盡快”“適時(shí)”）；違約責(zé)任：需量化違約金或損失賠償計(jì)算方式，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)條款；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟管轄，或明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“仲裁委員會(huì)”）。（四）保密與歸檔要求合同文本及審批信息涉及公司商業(yè)秘密，僅限審批相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁外傳；歸檔材料需按“合同正本+審批流程+附