產(chǎn)品說明書編寫指南標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一、適用情境與目標(biāo)價值本指南適用于各類硬件產(chǎn)品、軟件系統(tǒng)、醫(yī)療器械、工業(yè)設(shè)備等產(chǎn)品的說明書編寫場景，覆蓋新產(chǎn)品首次發(fā)布、功能迭代更新、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)修訂后的說明書優(yōu)化等情境。通過標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程與內(nèi)容要求，保證說明書具備準(zhǔn)確性、合規(guī)性、易用性，幫助用戶快速理解產(chǎn)品特性、掌握操作方法，同時降低企業(yè)因說明書不規(guī)范引發(fā)的產(chǎn)品使用風(fēng)險與合規(guī)成本。二、編寫流程與操作步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與基礎(chǔ)資料需求分析與產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)團(tuán)隊確認(rèn)產(chǎn)品核心功能、目標(biāo)用戶群體（如專業(yè)技術(shù)人員、普通消費(fèi)者）、使用場景（如室內(nèi)/室外、商用/家用）。梳理法規(guī)強(qiáng)制要求（如醫(yī)療器械需符合《醫(yī)療器械說明書和標(biāo)簽管理規(guī)定》，電子產(chǎn)品需符合GB4943安全標(biāo)準(zhǔn)）。資料收集整理技術(shù)文檔：產(chǎn)品規(guī)格書、設(shè)計圖紙、測試報告（包括功能測試、安全測試、兼容性測試）。收集用戶反饋：前序版本說明書的高頻咨詢問題、用戶投訴的使用痛點(diǎn)。確認(rèn)關(guān)鍵信息：產(chǎn)品型號、配件清單、保修政策、售后服務(wù)聯(lián)系方式（需統(tǒng)一用“客服：X-X”格式，避免具體個人電話）。（二）內(nèi)容框架搭建：標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)設(shè)計說明書整體結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循“從宏觀到微觀、從通用到具體”的邏輯，建議包含以下模塊（可根據(jù)產(chǎn)品類型增刪）：序號模塊名稱核心內(nèi)容說明1封面產(chǎn)品名稱、型號、商標(biāo)、生產(chǎn)企業(yè)信息、安全認(rèn)證標(biāo)志（如CE、RoHS）2目錄列章標(biāo)題及對應(yīng)頁碼，頁碼需與實(shí)際內(nèi)容一致3產(chǎn)品概述產(chǎn)品簡介、核心功能、適用范圍、主要技術(shù)參數(shù)（表格化呈現(xiàn)）4安裝與準(zhǔn)備開箱檢查、配件清單、安裝環(huán)境要求、初始設(shè)置步驟（圖文結(jié)合）5使用說明基礎(chǔ)操作流程、功能詳解、模式切換方法、注意事項(xiàng)（如“禁止拆卸”“避免潮濕”）6維護(hù)與保養(yǎng)日常清潔、定期檢查項(xiàng)目、常見耗材更換周期、故障自檢方法7故障處理常見故障現(xiàn)象、可能原因、解決步驟（按故障頻率排序）、售后報修指引8附錄技術(shù)術(shù)語解釋、電路圖、合規(guī)聲明、環(huán)保信息、修訂記錄（三）核心模塊內(nèi)容編寫細(xì)則1.產(chǎn)品概述：簡潔清晰，突出重點(diǎn)產(chǎn)品簡介：用1-2句話說明產(chǎn)品定位（如“本款智能溫控器專為家庭采暖系統(tǒng)設(shè)計，支持遠(yuǎn)程控制與節(jié)能模式”）。核心功能：采用分點(diǎn)列舉，每點(diǎn)不超過15字（如“遠(yuǎn)程操控”“分時段溫控”“故障自檢”）。技術(shù)參數(shù)表：按“參數(shù)名稱-規(guī)格型號-單位-數(shù)值范圍-備注”格式設(shè)計，示例：參數(shù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)值范圍備注額定電壓AC220V±10%V198-24250Hz工作溫度-10~+50℃-室內(nèi)安裝功率≤W5待機(jī)功耗無線連接Wi-Fi2.4GHz--支持IEEE802.11b/g2.使用說明：步驟化，可視化基礎(chǔ)操作流程：按“操作目標(biāo)-操作步驟-注意事項(xiàng)”結(jié)構(gòu)編寫，示例（以溫控器開關(guān)機(jī)為例）：操作目標(biāo)：開啟設(shè)備并進(jìn)入主界面操作步驟：①按下設(shè)備側(cè)面的“電源鍵”，聽到“滴”一聲提示音；②等待3秒，屏幕顯示當(dāng)前室溫及“模式選擇”界面；③旋轉(zhuǎn)旋鈕至“制冷/制熱”模式，短按確認(rèn)。注意事項(xiàng)：首次使用前保證電池電量≥20%（若為電池供電型號）。功能詳解：針對復(fù)雜功能（如“智能學(xué)習(xí)”），增加場景化說明（如“連續(xù)7天在同一時間調(diào)整溫度后，設(shè)備將自動記錄習(xí)慣，無需手動設(shè)置”）。3.故障處理：用戶導(dǎo)向，精準(zhǔn)定位故障現(xiàn)象描述：采用用戶口語化表達(dá)（如“設(shè)備無法開機(jī)”“顯示E2錯誤碼”），避免專業(yè)術(shù)語堆砌。解決步驟：按“用戶可自行操作-需專業(yè)人員處理”分級，示例：故障現(xiàn)象可能原因解決步驟設(shè)備無法開機(jī)1.電源未接通2.電池電量耗盡3.內(nèi)部保險管熔斷1.檢查電源插頭是否插緊2.更換新電池（型號：AAA1.5V×2）3.聯(lián)系售后更換保險管（四）審核與修訂：多維度質(zhì)量把控自審：編寫人對照“資料清單”檢查技術(shù)參數(shù)、操作步驟是否與研發(fā)文檔一致，保證無錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號錯誤。交叉審核：研發(fā)團(tuán)隊：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)的準(zhǔn)確性（如功率、電壓范圍）；測試團(tuán)隊：驗(yàn)證故障處理步驟的可操作性（模擬用戶操作是否可復(fù)現(xiàn)問題）；法務(wù)/合規(guī)團(tuán)隊：檢查安全警示、環(huán)保聲明是否符合最新法規(guī)。專家審核：邀請外部行業(yè)專家（如醫(yī)療器械領(lǐng)域注冊專員）或資深用戶閱讀，評估內(nèi)容易懂性，優(yōu)化歧義表述。修訂與定稿：根據(jù)審核意見修改，記錄修訂內(nèi)容（見“版本變更記錄表”），經(jīng)最終審批人（如產(chǎn)品總監(jiān)*）簽字后發(fā)布。（五）發(fā)布與歸檔：標(biāo)準(zhǔn)化管理發(fā)布格式：優(yōu)先提供PDF版本（鎖定排版，避免顯示錯亂），同步發(fā)布Word版便于后續(xù)修訂；印刷版需使用銅版紙，彩印關(guān)鍵警示圖標(biāo)（如“高壓危險”“禁止拆解”）。歸檔要求：在產(chǎn)品生命周期管理系統(tǒng)中存檔說明書各版本文件，命名規(guī)則為“產(chǎn)品名稱-型號-版本號-發(fā)布日期”（如“智能溫控器-T200-V1.2-20240515”），保留至少3年歷史版本。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與示例（一）安全警示信息分級表警示等級圖標(biāo)標(biāo)識示例說明對應(yīng)條款位置危險??“設(shè)備內(nèi)部高壓，非專業(yè)人員禁止拆解，否則可能導(dǎo)致觸亡”使用說明第3.2節(jié)警告??“請勿在潮濕環(huán)境（如浴室）使用，可能引發(fā)短路或漏電”安裝與準(zhǔn)備第2.1節(jié)注意??“清潔前請務(wù)必拔掉電源插頭，避免設(shè)備損壞”維護(hù)與保養(yǎng)第1.1節(jié)（二）產(chǎn)品版本變更記錄表版本號修訂日期變更內(nèi)容摘要修訂人審核人生效日期V1.02024-03-01首次發(fā)布張*李*2024-03-15V1.12024-05-20增加Wi-Fi6.0兼容性說明王*李*2024-06-01V1.22024-08-15修正“故障E2”解決步驟，補(bǔ)充售后趙*李*2024-08-20四、編寫過程中的核心要點(diǎn)（一）準(zhǔn)確性把控技術(shù)參數(shù)（如尺寸、重量、功率）需與產(chǎn)品實(shí)物及測試報告完全一致，小數(shù)點(diǎn)后位數(shù)統(tǒng)一（如電壓“220.0V”而非“220V”或“220.00V”）。操作步驟的時序邏輯清晰，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，改用“旋轉(zhuǎn)旋鈕至‘ON’位置（約旋轉(zhuǎn)90°）”。（二）合規(guī)性優(yōu)先安全警示內(nèi)容需符合GB5296.1《消費(fèi)品使用說明總則》要求，危險等級對應(yīng)的圖標(biāo)、文字描述不可簡化。涉及環(huán)保、節(jié)能、電磁兼容等信息，需標(biāo)注對應(yīng)認(rèn)證編號（如“中國節(jié)能認(rèn)證號：CQC5678”）。（三）用戶體驗(yàn)優(yōu)化語言風(fēng)格：面向普通消費(fèi)者的產(chǎn)品避免專業(yè)術(shù)語，必要時添加注釋（如“藍(lán)牙5.0（一種無線通信技術(shù)，傳輸距離達(dá)10米）”）；面向?qū)I(yè)用戶可保留術(shù)語，但需提供術(shù)語表。圖文搭配：復(fù)雜操作（如設(shè)備組裝）需配示意圖或分解圖，圖中部件用數(shù)字標(biāo)注，對應(yīng)文字說明“①固定支架②連接管路③通電測試”。（