2026年機(jī)器人集成公司集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案管理與歸檔制度第一章總則第一條為規(guī)范公司集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案管理與歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度所稱集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案，是指公司在機(jī)器人集成項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文字、圖表、聲像、電子文件等。第三條集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案管理與歸檔遵循以下原則：（一）完整性原則：確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息；（二）準(zhǔn)確性原則：確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確，與實(shí)際情況一致；（三）系統(tǒng)性原則：按照一定的規(guī)律和方法進(jìn)行分類和整理；（四）安全性原則：確保檔案安全，防止丟失、損壞和泄露；（五）利用性原則：便于檔案的查找、利用和管理。第四條本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的所有集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案管理與歸檔工作。第五條公司檔案管理部門是集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案管理與歸檔工作的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，統(tǒng)一管理公司檔案。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案的收集、整理和移交工作。第二章檔案分類與范圍第六條檔案分類集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案按照以下類別進(jìn)行分類：項(xiàng)目前期檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、招投標(biāo)、合同簽訂等階段形成的檔案。（一）項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書、立項(xiàng)申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)等；（二）可行性研究文件：可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等；（三）招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等；（四）合同文件：項(xiàng)目合同、補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議等。項(xiàng)目實(shí)施檔案：包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、安裝、調(diào)試等階段形成的檔案。（一）設(shè)計(jì)文件：設(shè)計(jì)方案、施工圖、技術(shù)規(guī)范等；（二）采購(gòu)文件：采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、設(shè)備清單等；（三）施工文件：施工方案、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等；（四）安裝調(diào)試文件：安裝記錄、調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄等。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案：包括項(xiàng)目交付、運(yùn)營(yíng)維護(hù)、技術(shù)支持、售后服務(wù)等階段形成的檔案。（一）交付文件：交付報(bào)告、用戶手冊(cè)、操作指南等；（二）運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件：運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、故障處理記錄等；（三）技術(shù)支持文件：技術(shù)咨詢記錄、技術(shù)培訓(xùn)記錄等；（四）售后服務(wù)文件：服務(wù)記錄、客戶反饋、投訴處理記錄等。項(xiàng)目管理檔案：包括項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面形成的檔案。（一）計(jì)劃文件：項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、資源配置計(jì)劃等；（二）控制文件：進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、成本報(bào)告等；（三）管理文件：會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、變更通知等；（四）風(fēng)險(xiǎn)文件：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施等。第七條檔案范圍集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案包括以下形式的文件材料：（一）文字材料：報(bào)告、合同、協(xié)議、記錄、紀(jì)要等；（二）圖表材料：圖紙、圖表、照片、錄像等；（三）電子文件：電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序代碼等；（四）實(shí)物材料：樣品、模型、設(shè)備等。第三章檔案收集與整理第八條檔案收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門在集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的檔案材料：（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目全過(guò)程形成的檔案材料；（二）技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集技術(shù)文件和技術(shù)資料；（三）管理人員負(fù)責(zé)收集管理文件和管理資料；（四）檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助各部門收集檔案材料。第九條檔案整理整理要求：檔案材料應(yīng)當(dāng)按照一定的規(guī)律和方法進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（一）分類：按照檔案類別進(jìn)行分類；（二）編號(hào)：按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)；（三）裝訂：按照規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂；（四）編目：編制檔案目錄和索引；（五）裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒。第十條檔案質(zhì)量要求檔案材料應(yīng)當(dāng)符合以下質(zhì)量要求：（一）內(nèi)容完整：檔案材料應(yīng)當(dāng)完整，不遺漏重要信息；（二）內(nèi)容準(zhǔn)確：檔案材料應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，與實(shí)際情況一致；（三）格式規(guī)范：檔案材料應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行制作；（四）字跡清晰：檔案材料的字跡應(yīng)當(dāng)清晰，易于辨認(rèn)；（五）載體完好：檔案材料的載體應(yīng)當(dāng)完好，無(wú)損壞和污染。第十一條檔案數(shù)字化重要的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案：（一）掃描：將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件；（二）存儲(chǔ)：將電子文件存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中；（三）備份：對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份；（四）管理：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一管理。第四章檔案歸檔與移交第十二條歸檔時(shí)間集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案按照以下時(shí)間進(jìn)行歸檔：（一）項(xiàng)目前期檔案：在項(xiàng)目合同簽訂后30日內(nèi)歸檔；（二）項(xiàng)目實(shí)施檔案：在項(xiàng)目驗(yàn)收后60日內(nèi)歸檔；（三）項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案：在項(xiàng)目交付后90日內(nèi)歸檔；（四）項(xiàng)目管理檔案：在項(xiàng)目結(jié)束后60日內(nèi)歸檔。第十三條歸檔程序檔案歸檔按照以下程序進(jìn)行：（一）檔案整理：各部門按照要求整理檔案材料；（二）檔案審核：檔案管理部門對(duì)檔案材料進(jìn)行審核；（三）檔案移交：各部門將審核通過(guò)的檔案材料移交給檔案管理部門；（四）檔案接收：檔案管理部門接收檔案材料，辦理移交手續(xù)。第十四條移交要求檔案移交應(yīng)當(dāng)符合以下要求：（一）移交的檔案材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；（二）移交的檔案材料應(yīng)當(dāng)編制移交清單；（三）移交雙方應(yīng)當(dāng)在移交清單上簽字確認(rèn)；（四）移交的檔案材料應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行移交。第十五條特殊檔案處理對(duì)于特殊檔案，按照以下方式進(jìn)行處理：（一）涉密檔案：按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和移交；（二）電子檔案：按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理和移交；（三）實(shí)物檔案：按照實(shí)物檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理和移交；（四）聲像檔案：按照聲像檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理和移交。第五章檔案保管與保護(hù)第十六條檔案保管檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的保管工作：（一）檔案庫(kù)房：建設(shè)符合要求的檔案庫(kù)房，配備必要的設(shè)施設(shè)備；（二）檔案存放：按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放；（三）檔案維護(hù)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)；（四）檔案統(tǒng)計(jì)：建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和狀況。第十七條檔案保護(hù)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的保護(hù)工作：（一）防火防盜：配備防火防盜設(shè)施，確保檔案安全；（二）防潮防蟲：控制庫(kù)房溫濕度，防止檔案受潮和蟲蛀；（三）防光防塵：避免檔案受到陽(yáng)光直射和灰塵污染；（四）保密管理：加強(qiáng)保密措施，防止檔案泄露。第十八條檔案鑒定檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定：（一）鑒定內(nèi)容：檔案的價(jià)值、保存期限、完整性等；（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)：按照國(guó)家規(guī)定和公司要求制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)；（三）鑒定程序：成立鑒定小組，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定；（四）鑒定結(jié)果：根據(jù)鑒定結(jié)果，確定檔案的保存和銷毀。第十九條檔案銷毀對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，按照以下程序進(jìn)行銷毀：（一）銷毀申請(qǐng)：檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)；（二）銷毀審批：銷毀申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）銷毀實(shí)施：按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行銷毀；（四）銷毀記錄：建立銷毀記錄，存檔備查。第六章檔案利用與管理第二十條檔案利用公司員工因工作需要可以利用集成項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)檔案：（一）利用申請(qǐng)：填寫檔案利用申請(qǐng)表，說(shuō)明利用目的和范圍；（二）利用審批：檔案利用申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；（三）利用登記：在檔案管理部門進(jìn)行利用登記；（四）利用歸還：按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案。第二十一條檔案借閱檔案借閱按照以下規(guī)定進(jìn)行：（一）借閱范圍：限于公司內(nèi)部員工因工作需要借閱；（二）借閱期限：一般不超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況可以延長(zhǎng)；（三）借閱手續(xù)：辦理借閱手續(xù)，簽字確認(rèn)；（四）借閱責(zé)任：借閱人對(duì)檔案的安全和完整負(fù)責(zé)。第二十二條檔案復(fù)制檔案復(fù)制按照以下規(guī)定進(jìn)行：（一）復(fù)制申請(qǐng)：填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，說(shuō)明復(fù)制目的和數(shù)量；（二）復(fù)制審批：檔案復(fù)制申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；（三）復(fù)制管理：檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制，登記備案；（四）復(fù)制使用：復(fù)制件僅供工作使用，不得外傳。第二十三條檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作：（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案數(shù)量、檔案狀況、檔案利用情況等；（二）統(tǒng)計(jì)時(shí)間：定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每年至少一次；（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)告：編制統(tǒng)計(jì)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)；（四）統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議。第七章監(jiān)督與責(zé)任第二十四條監(jiān)督檢查公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制：（一）定期檢查：檔案管理部門定期檢查各部門的檔案工作；（二）不定期檢查：公司領(lǐng)導(dǎo)不定期檢查檔案工作；（三）專項(xiàng)檢查：對(duì)重要檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查；（四）問(wèn)題整改：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改。第二十五條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，公司視情節(jié)輕重給予以下處理：（一）口頭警告：情節(jié)輕微的，給予口頭警告；（二）書面警告：情節(jié)較輕的，給予書面警告；（三）經(jīng)濟(jì)處罰：情節(jié)較重的，給予經(jīng)濟(jì)處罰；（四）紀(jì)律處分：情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分；（五）法律責(zé)任：構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任。第二十六條獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)在檔案工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，公司給予以下獎(jiǎng)勵(lì)：（一）通報(bào)表?yè)P(yáng)：對(duì)表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行通