PAGE文書管理制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書管理，確保文書的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全傳遞與妥善保存，提高公司工作效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在日常工作中所涉及的各類文書管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文書管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保文書的合法性、有效性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，傳遞應(yīng)及時(shí)高效，避免延誤和差錯(cuò)。3.安全保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的文書，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：文書格式、編號(hào)、處理流程等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查詢。二、文書種類及定義（一）行政公文1.定義：公司依據(jù)國家行政公文管理規(guī)定，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況等的正式文件。2.種類：包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。（二）業(yè)務(wù)文書1.定義：公司各業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的各類文件，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)告等。2.種類：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為市場(chǎng)營銷類文書、財(cái)務(wù)管理類文書、人力資源管理類文書、技術(shù)研發(fā)類文書等。（三）內(nèi)部管理文書1.定義：公司為加強(qiáng)內(nèi)部管理而制定的各類規(guī)章制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等文件。2.種類：涵蓋行政管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、人力資源管理制度、項(xiàng)目管理制度等。（四）其他文書1.定義：除上述三類文書外，公司在對(duì)外交往、宣傳推廣、文化建設(shè)等方面形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、企業(yè)文化活動(dòng)記錄等。2.種類：根據(jù)具體用途分為宣傳類文書、公關(guān)類文書、文化活動(dòng)類文書等。三、文書格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.54cm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體加粗，居中排列。2.正文：一般用三號(hào)仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體，序號(hào)為“一、”。4.二級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)楷體，序號(hào)為（一）。5.三級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)仿宋體加粗，序號(hào)為1.。（三）編號(hào)規(guī)范1.行政公文：按照公司規(guī)定的公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，如“[年份]××號(hào)”。2.業(yè)務(wù)文書：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和年份進(jìn)行編號(hào)，如“營銷[年份][序號(hào)]”。3.內(nèi)部管理文書：按照管理制度的類別和年份編號(hào)，如“行政管理制度[年份][序號(hào)]”。4.其他文書：根據(jù)文書性質(zhì)和年份進(jìn)行編號(hào)，如“宣傳資料[年份][序號(hào)]”。（四）落款規(guī)范1.發(fā)文部門：在正文下方靠右空兩格注明發(fā)文部門全稱。2.發(fā)文日期：在發(fā)文部門下方靠右空兩格注明發(fā)文日期，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫出年、月、日。四、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文書起草應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠。2.邏輯清晰：結(jié)構(gòu)合理，層次分明，語言表達(dá)流暢，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)前后矛盾、條理不清的情況。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，避免使用生僻字、錯(cuò)別字和不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合實(shí)際情況、格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確等。2.歸口審核：涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文書，需提交歸口管理部門進(jìn)行審核，確保文書符合該領(lǐng)域的專業(yè)要求和政策法規(guī)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：初審和歸口審核通過后的文書，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文書內(nèi)容和公司實(shí)際情況，做出準(zhǔn)確的批示。五、文書收發(fā)與傳遞（一）收文管理1.簽收登記：公司收發(fā)室收到外部來文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并詳細(xì)登記來文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題等信息。2.分類傳閱：根據(jù)文書內(nèi)容和性質(zhì)，將收文分類后呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。傳閱時(shí)應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明傳閱人姓名、傳閱日期等。3.辦理反饋：相關(guān)部門和人員收到傳閱文件后，應(yīng)及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋給收發(fā)室。收發(fā)室負(fù)責(zé)跟蹤文件辦理情況，確保文件得到妥善處理。（二）發(fā)文管理1.擬稿排版：文書起草部門按照格式規(guī)范要求進(jìn)行擬稿和排版。2.審核簽發(fā)：經(jīng)部門初審、歸口審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文書方可印發(fā)。3.編號(hào)印制：對(duì)簽發(fā)后的文書進(jìn)行編號(hào)，并按照規(guī)定格式進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)確保文書內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。4.蓋章分發(fā)：文書印制完成后，加蓋公司公章，并按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，注明分發(fā)日期、收件單位、份數(shù)等信息。（三）傳遞方式及要求1.紙質(zhì)文書傳遞：重要文件應(yīng)通過專人送達(dá)或機(jī)要通信方式傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。一般文件可通過公司內(nèi)部文件交換站傳遞。2.電子文書傳遞：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式傳遞電子文書時(shí)，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密碼，防止文件被非法獲取或篡改。六、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.行政公文：包括公司發(fā)布的各類行政公文及收到的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)單位的行政公文。2.業(yè)務(wù)文書：如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件。3.內(nèi)部管理文書：公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部管理文件。4.其他文書：公司在對(duì)外交往、宣傳推廣、文化建設(shè)等方面形成的有保存意義的文件。（二）歸檔要求1.整理分類：按照文書種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.編號(hào)編目：為歸檔文件編制唯一的編號(hào)，并建立詳細(xì)的目錄，便于查詢和檢索。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心機(jī)密、歷史記錄等重要文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保管。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、文書借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱文書的人員，應(yīng)填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文書的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)文書的密級(jí)和保管要求，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.借閱期限：一般文書借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借文書，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文書的完整性和準(zhǔn)確性。（二）查閱規(guī)定1.查閱申請(qǐng)：因工作需要查閱文書的人員，應(yīng)填寫《文書查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文書的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)文書的密級(jí)和保管要求，確定查閱方式和地點(diǎn)。3.查閱方式：一般文書可在檔案管理部門指定的查閱室查閱；涉及機(jī)密的文書，需在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。4.查閱記錄：查閱人員應(yīng)在《文書查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。八、文書保密與銷毀（一）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)涉及文書管理工作的人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.環(huán)境管理：檔案室應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.文件管理：對(duì)涉及公司機(jī)密的文書，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和處理，限制知悉范圍。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀范圍：對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文書，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程：由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文書銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀文書的名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式：紙質(zhì)文書一般采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；電子文書應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行