PAGE規(guī)范參會人員制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織會議管理，規(guī)范參會人員行為，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、專項工作會議等。（三）基本原則1.合法性原則：本制度的制定和實施應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：明確參會人員的資格、職責、權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范會議組織、通知、參與、記錄等流程。3.高效性原則：優(yōu)化會議流程，提高會議效率，確保會議能夠及時、準確地傳達信息，解決問題，做出決策。4.責任性原則：參會人員應(yīng)認真履行職責，積極參與會議，對會議決策負責。二、參會人員資格（一）會議發(fā)起方1.公司/組織高層管理人員有權(quán)發(fā)起各類重要會議，如董事會會議、管理層戰(zhàn)略決策會議等。發(fā)起會議應(yīng)明確會議主題、目的、議程、時間、地點等關(guān)鍵信息，并提前通知相關(guān)參會人員。2.部門負責人根據(jù)工作需要發(fā)起部門例會、專項工作會議等，需提前向分管領(lǐng)導(dǎo)報備會議相關(guān)信息，并確保會議內(nèi)容與部門職責和公司整體目標相符。（二）固定參會人員1.董事會成員：依據(jù)公司章程規(guī)定，由股東大會選舉產(chǎn)生的董事會成員，應(yīng)按時參加董事會會議，參與公司重大決策，對公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃、財務(wù)預(yù)算、重大投資等事項進行審議和決策。2.管理層成員：包括公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高級管理人員，需參加管理層會議，負責傳達公司戰(zhàn)略意圖，部署工作任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門工作，解決公司運營過程中的重要問題。3.部門負責人：各部門負責人必須參加部門例會及涉及本部門工作的專項會議，匯報本部門工作進展、存在問題及解決方案，落實上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，與其他部門進行溝通協(xié)作。4.相關(guān)業(yè)務(wù)人員：根據(jù)會議主題和工作需要，涉及具體業(yè)務(wù)的相關(guān)人員應(yīng)參加相應(yīng)會議，如項目推進會議、技術(shù)研討會等，提供專業(yè)意見和建議，確保會議決策具有可操作性。（三）臨時參會人員1.因工作需要，公司/組織可邀請外部專家、合作伙伴、客戶等作為臨時參會人員參加特定會議。邀請臨時參會人員應(yīng)提前與對方溝通會議主題、目的、議程等內(nèi)容，確保其能夠充分準備并提供有價值的意見和建議。2.在會議召開前，會議發(fā)起方應(yīng)明確臨時參會人員的職責和權(quán)限，告知其會議相關(guān)規(guī)則和要求。臨時參會人員應(yīng)遵守會議紀律，積極參與會議討論，不得干擾會議正常進行。三、參會人員職責（一）會議發(fā)起方職責1.明確會議主題、目的、議程、時間、地點等關(guān)鍵信息，并提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給相關(guān)參會人員。通知應(yīng)包含會議的詳細內(nèi)容、要求及注意事項等，確保參會人員能夠充分準備。2.負責會議的組織和安排，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準備等工作，確保會議順利進行。3.對會議討論的問題進行梳理和總結(jié)，形成會議紀要，并及時發(fā)送給參會人員確認。對于會議決策事項，負責跟進落實情況，確保決策得到有效執(zhí)行。（二）固定參會人員職責1.提前了解會議主題、目的和議程，做好充分準備，如準備相關(guān)資料、梳理工作思路等。2.按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議發(fā)起方請假，并安排合適人員代為參會。3.在會議中積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見，認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言或進行無關(guān)討論。4.對會議討論的問題進行認真思考和分析，提出建設(shè)性的建議和解決方案，為會議決策提供有力支持。5.嚴格遵守會議紀律，保守會議機密，不得泄露會議討論的敏感信息和尚未公開的決策內(nèi)容。6.按照會議要求，認真落實會議決策事項，及時反饋工作進展和遇到的問題。（三）臨時參會人員職責1.按照會議發(fā)起方的要求，提前了解會議相關(guān)信息，做好充分準備。2.按時參加會議，遵守會議紀律，積極參與會議討論，提供專業(yè)意見和建議。3.對會議涉及的專業(yè)領(lǐng)域問題進行深入分析和解答，為會議決策提供專業(yè)支持。4.保守會議機密，不得利用參會機會獲取公司/組織的商業(yè)機密或其他敏感信息，不得向無關(guān)人員透露會議內(nèi)容。四、會議組織與通知（一）會議組織1.根據(jù)會議類型和規(guī)模，合理選擇會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風、采光條件，音響、投影儀等設(shè)備齊全，能夠滿足會議需求。2.提前安排會議工作人員，負責會議簽到、資料發(fā)放、會議記錄、設(shè)備操作等工作。會議工作人員應(yīng)熟悉會議流程和要求，具備良好的服務(wù)意識和溝通能力。3.在會議開始前，檢查會議設(shè)備是否正常運行，資料是否準備齊全，確保會議能夠按時順利召開。（二）會議通知1.會議通知應(yīng)采用書面形式（如電子郵件、內(nèi)部通知系統(tǒng)等）或口頭通知相結(jié)合的方式，確保參會人員能夠及時收到通知。2.通知內(nèi)容應(yīng)明確會議主題、目的、議程、時間、地點、參會人員、會議要求及注意事項等關(guān)鍵信息。對于重要會議，應(yīng)附上相關(guān)背景資料和議題說明，以便參會人員更好地理解會議內(nèi)容。3.會議通知應(yīng)提前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，對于緊急會議，應(yīng)盡量提前通知，但至少提前[X]小時。如遇特殊情況需要臨時召開會議，應(yīng)通過電話、短信等方式及時通知參會人員，并說明會議的緊急性和重要性。4.對于需要參會人員反饋是否參加會議的情況，會議發(fā)起方應(yīng)在通知中明確要求，并設(shè)定反饋截止時間。如參會人員未按時反饋，會議發(fā)起方應(yīng)及時進行提醒。五、會議參與（一）簽到與入場1.參會人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達會議場地，在簽到處簽到，領(lǐng)取會議資料。簽到時應(yīng)認真核對個人信息，確保簽到信息準確無誤。2.按照會議安排，有序入場就座。參會人員應(yīng)遵守會議座位安排，不得隨意更換座位或占用他人座位。（二）會議發(fā)言1.會議發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題進行，觀點明確，邏輯清晰，語言簡潔明了。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)具有針對性和建設(shè)性，能夠為解決問題或做出決策提供有益參考。2.在會議發(fā)言時，應(yīng)尊重他人發(fā)言權(quán)利，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點，并進行充分的討論和交流。3.對于重要會議發(fā)言，參會人員可提前準備發(fā)言稿，但應(yīng)盡量控制發(fā)言時間，避免冗長和無關(guān)的發(fā)言。在發(fā)言過程中，應(yīng)注意語速適中，聲音洪亮，確保其他參會人員能夠清楚聽到發(fā)言內(nèi)容。（三）會議討論1.會議討論應(yīng)遵循民主、平等、開放的原則，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見和建議，營造活躍的討論氛圍。2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論方向，確保討論圍繞會議主題和議程進行，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。對于討論過程中出現(xiàn)的爭議和分歧，主持人應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，促進各方達成共識。3.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，認真傾聽各方意見，分析問題本質(zhì)，提出合理的解決方案。在討論過程中，應(yīng)注重團隊協(xié)作，充分發(fā)揮集體智慧，共同推動會議決策的科學(xué)性和合理性。（四）會議表決1.對于需要進行表決的會議事項，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和程序進行表決。表決方式可采用投票、舉手、口頭表決等方式，具體表決方式應(yīng)在會議通知中明確說明。2.表決結(jié)果應(yīng)如實記錄，并由會議主持人當場宣布。對于重要表決事項，應(yīng)形成書面決議，并由參會人員簽字確認。3.如表決結(jié)果出現(xiàn)平局或存在較大爭議，會議主持人應(yīng)根據(jù)具體情況，決定是否重新進行表決或采取其他決策方式。六、會議記錄與紀要整理（一）會議記錄1.會議應(yīng)安排專人負責記錄，會議記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、表決結(jié)果等詳細信息。記錄過程中應(yīng)盡量采用原話記錄，確保記錄內(nèi)容的真實性和準確性。3.會議記錄人員應(yīng)在會議進行過程中及時記錄，不得遺漏重要信息。對于一些關(guān)鍵決策和討論要點，可以采用錄音、錄像等方式進行輔助記錄，但應(yīng)事先征得參會人員同意。4.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，對記錄內(nèi)容進行核對和補充，確保記錄完整無誤。（二）紀要整理1.會議紀要應(yīng)根據(jù)會議記錄進行整理，突出會議主題和重點內(nèi)容，提煉會議決策事項、工作任務(wù)及責任分工等關(guān)鍵信息。2.會議紀要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，避免冗長和復(fù)雜的表述。紀要內(nèi)容應(yīng)客觀、準確地反映會議討論情況和決策結(jié)果，不得加入個人觀點和評論。3.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理完成，并發(fā)送給參會人員進行確認。參會人員如有異議，應(yīng)在收到紀要后的[X]個工作日內(nèi)提出修改意見，會議發(fā)起方應(yīng)根據(jù)反饋意見及時對紀要進行修改和完善。4.經(jīng)參會人員確認后的會議紀要作為公司/組織的重要文件存檔，以備查閱和參考。會議紀要應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行分類、編號和保存，確保其安全性和完整性。七、會議決策執(zhí)行與監(jiān)督（一）決策執(zhí)行1.會議決策事項應(yīng)明確責任部門和責任人，責任部門和責任人應(yīng)按照會議決策要求，制定具體的執(zhí)行計劃和措施，確保決策得到有效執(zhí)行。2.責任部門和責任人應(yīng)定期向會議發(fā)起方匯報決策執(zhí)行情況，及時反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。會議發(fā)起方應(yīng)加強對決策執(zhí)行情況的跟蹤和協(xié)調(diào)，及時解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保決策執(zhí)行進度和質(zhì)量。3.對于涉及多個部門協(xié)同執(zhí)行的決策事項，各部門應(yīng)加強溝通協(xié)作，建立有效的協(xié)調(diào)機制，共同推進決策執(zhí)行工作。在執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)部門之間的意見分歧或工作沖突，應(yīng)及時上報上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)進行協(xié)調(diào)解決。（二）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立健全會議決策執(zhí)行監(jiān)督檢查機制，定期對會議決策執(zhí)行情況進行檢查和評估。監(jiān)督檢查可采用定期匯報、實地調(diào)研、數(shù)據(jù)分析等方式進行，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。2.對于決策執(zhí)行不力或未按時完成決策任務(wù)的責任部門和責任人，公司/組織應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、績效扣分等。同時，應(yīng)要求責任部門和責任人制定整改措施，限期完成整改任務(wù)，確保決策執(zhí)行到位。3.監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和人員，并作為公司/組織績效考核和獎懲的重要依據(jù)。通過加強監(jiān)督檢查，促進會議決策的有效執(zhí)行，提高公司/組織的工作效率和管理水平。八、附則（一）解釋權(quán)本制