PAGE外貿(mào)流程規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，提高工作效率，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)公司在國際市場的競爭力，實(shí)現(xiàn)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于客戶開發(fā)、詢盤處理、報(bào)價(jià)、訂單簽訂、生產(chǎn)安排、報(bào)關(guān)報(bào)檢、貨運(yùn)代理、收匯核銷、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、國際貿(mào)易慣例以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。誠實(shí)守信原則：在與客戶、供應(yīng)商及合作伙伴交往過程中，秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，履行承諾，維護(hù)公司良好信譽(yù)。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對業(yè)務(wù)過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識別、評估和控制，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。高效協(xié)作原則：各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，形成高效的工作團(tuán)隊(duì)，共同推進(jìn)外貿(mào)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。二、客戶開發(fā)與詢盤處理1.客戶開發(fā)渠道參加國內(nèi)外各類貿(mào)易展會，收集潛在客戶信息。利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，如B2B網(wǎng)站、社交媒體等，拓展客戶資源。與行業(yè)協(xié)會、商會合作，獲取客戶推薦。通過老客戶介紹、口碑傳播等方式開發(fā)新客戶。2.詢盤接收與登記設(shè)立專門的詢盤接收郵箱和電話，確保詢盤信息及時(shí)準(zhǔn)確獲取。對收到的詢盤進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄客戶基本信息、詢盤內(nèi)容、聯(lián)系方式等。3.詢盤分析與回復(fù)業(yè)務(wù)人員對詢盤進(jìn)行初步分析，判斷客戶的潛在價(jià)值和需求意向。根據(jù)詢盤內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予客戶準(zhǔn)確、詳細(xì)、專業(yè)的回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品介紹、價(jià)格、交貨期、付款方式等關(guān)鍵信息。對于復(fù)雜或重要的詢盤，組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，制定最佳回復(fù)方案。三、報(bào)價(jià)1.報(bào)價(jià)準(zhǔn)備業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶需求和公司產(chǎn)品信息，收集相關(guān)產(chǎn)品資料、成本數(shù)據(jù)等。了解市場行情，分析競爭對手價(jià)格，確保公司報(bào)價(jià)具有競爭力。2.報(bào)價(jià)制定按照公司定價(jià)策略，結(jié)合成本、市場情況等因素，制定合理的報(bào)價(jià)單。報(bào)價(jià)單應(yīng)清晰列出產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款方式等詳細(xì)信息。對于包含多種產(chǎn)品或服務(wù)的報(bào)價(jià)，應(yīng)分別列出明細(xì)，并注明各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)。3.報(bào)價(jià)審批報(bào)價(jià)單制定完成后，提交部門主管進(jìn)行審核。部門主管重點(diǎn)審核報(bào)價(jià)的合理性、準(zhǔn)確性以及與公司定價(jià)策略的一致性，審核通過后簽字確認(rèn)。對于金額較大或特殊項(xiàng)目的報(bào)價(jià)，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。四、訂單簽訂1.訂單洽談業(yè)務(wù)人員與客戶就訂單細(xì)節(jié)進(jìn)行深入洽談，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、付款方式等條款。在洽談過程中，充分了解客戶需求和關(guān)注點(diǎn)，及時(shí)解答客戶疑問，爭取達(dá)成雙方都滿意的合作條款。對于客戶提出的特殊要求或條款變更，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，評估對公司業(yè)務(wù)的影響，并提出應(yīng)對措施。2.合同起草與審核根據(jù)洽談結(jié)果，由業(yè)務(wù)人員起草外貿(mào)合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和國際貿(mào)易慣例，明確雙方權(quán)利義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性以及風(fēng)險(xiǎn)防范條款，提出修改意見并協(xié)助業(yè)務(wù)人員完善合同。3.合同簽訂與存檔合同審核通過后，由業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂正式合同。簽訂合同前，確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全，合同原件妥善保存。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本提交給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、物流部等，以便各部門按照合同要求開展工作。建立合同檔案管理制度，對合同進(jìn)行分類存檔，便于查詢和追溯。五、生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)業(yè)務(wù)人員根據(jù)簽訂的訂單，填寫生產(chǎn)任務(wù)通知單，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。將生產(chǎn)任務(wù)通知單提交給生產(chǎn)部門，并與生產(chǎn)部門進(jìn)行溝通，確保生產(chǎn)部門準(zhǔn)確理解訂單要求。2.生產(chǎn)計(jì)劃制定生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)通知單，結(jié)合車間產(chǎn)能、設(shè)備狀況、原材料庫存等因素，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括生產(chǎn)進(jìn)度安排、原材料采購計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、人員調(diào)配計(jì)劃等內(nèi)容。生產(chǎn)計(jì)劃制定完成后，提交部門主管審核。3.生產(chǎn)過程監(jiān)控生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保生產(chǎn)進(jìn)度順利推進(jìn)。業(yè)務(wù)人員定期與生產(chǎn)部門溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。質(zhì)量控制部門對生產(chǎn)過程進(jìn)行全程監(jiān)控，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。4.生產(chǎn)進(jìn)度調(diào)整如因原材料供應(yīng)不足、設(shè)備故障、人員變動等原因?qū)е律a(chǎn)進(jìn)度延誤，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整。生產(chǎn)部門需將生產(chǎn)進(jìn)度調(diào)整情況及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，爭取客戶理解和同意。六、報(bào)關(guān)報(bào)檢1.報(bào)關(guān)報(bào)檢準(zhǔn)備業(yè)務(wù)人員收集整理報(bào)關(guān)報(bào)檢所需資料，包括合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單等。對報(bào)關(guān)報(bào)檢資料進(jìn)行審核，確保資料準(zhǔn)確無誤。根據(jù)產(chǎn)品特性和海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫部門要求，辦理相關(guān)許可證、通關(guān)單等手續(xù)。2.報(bào)關(guān)報(bào)檢操作委托專業(yè)的報(bào)關(guān)報(bào)檢代理機(jī)構(gòu)或安排專人負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)報(bào)檢工作。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)關(guān)報(bào)檢資料提交給報(bào)關(guān)報(bào)檢代理機(jī)構(gòu)或直接向海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫部門申報(bào)。配合報(bào)關(guān)報(bào)檢代理機(jī)構(gòu)或海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫部門完成查驗(yàn)、征稅、放行等手續(xù)。3.報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用結(jié)算業(yè)務(wù)人員及時(shí)與報(bào)關(guān)報(bào)檢代理機(jī)構(gòu)核對報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用明細(xì)，確保費(fèi)用準(zhǔn)確無誤。按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。七、貨運(yùn)代理1.貨運(yùn)代理選擇業(yè)務(wù)人員根據(jù)貨物運(yùn)輸要求和客戶指定，選擇合適的貨運(yùn)代理公司。對貨運(yùn)代理公司進(jìn)行資質(zhì)審核，確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好信譽(yù)和專業(yè)服務(wù)能力。與貨運(yùn)代理公司簽訂貨運(yùn)代理協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.訂艙與運(yùn)輸安排業(yè)務(wù)人員根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度和交貨期要求，向貨運(yùn)代理公司辦理訂艙手續(xù)。提供準(zhǔn)確的貨物信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、包裝方式等，以便貨運(yùn)代理公司安排合適的運(yùn)輸工具。跟蹤訂艙情況，確保貨物按時(shí)裝船出運(yùn)。在貨物運(yùn)輸過程中，及時(shí)與貨運(yùn)代理公司溝通，了解貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如遇到問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.貨運(yùn)文件處理業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集整理貨運(yùn)過程中產(chǎn)生的各類文件，如提單、運(yùn)單、裝箱單、發(fā)票等。對貨運(yùn)文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔。根據(jù)客戶要求或銀行結(jié)匯需要，及時(shí)提供相關(guān)貨運(yùn)文件。八、收匯核銷1.收匯管理財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤客戶付款情況，及時(shí)提醒客戶按時(shí)付款。收到客戶貨款后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對和入賬處理，確保收匯金額準(zhǔn)確無誤。對于外匯收入，財(cái)務(wù)部按照國家外匯管理規(guī)定進(jìn)行申報(bào)和結(jié)匯操作。2.核銷操作業(yè)務(wù)人員在貨物出口后，按照國家外匯管理部門要求，及時(shí)辦理出口收匯核銷手續(xù)。提供相關(guān)核銷資料，包括核銷單、報(bào)關(guān)單、收匯水單等，確保資料真實(shí)、完整、有效。配合外匯管理部門完成核銷審核工作，及時(shí)領(lǐng)取核銷單退稅聯(lián)等相關(guān)文件。3.收匯風(fēng)險(xiǎn)防范建立客戶信用評估體系，對客戶信用狀況進(jìn)行定期評估，防范收匯風(fēng)險(xiǎn)。在簽訂合同前，充分了解客戶付款能力和信用記錄，合理選擇付款方式。對于信用狀況不佳或存在收匯風(fēng)險(xiǎn)的客戶，采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求預(yù)付款、增加擔(dān)保條款等。九、售后服務(wù)1.客戶反饋處理設(shè)立專門的客戶反饋渠道，及時(shí)收集客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、使用效果、售后服務(wù)等方面的反饋信息。對客戶反饋信息進(jìn)行分類整理，分析問題原因，并及時(shí)回復(fù)客戶。將客戶反饋信息及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門，督促各部門采取有效措施解決問題。2.質(zhì)量問題處理對于客戶提出的產(chǎn)品質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析。根據(jù)質(zhì)量問題的嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處理措施，如換貨、補(bǔ)貨、維修、退款等。對質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行深入分析，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.客戶投訴處理對于客戶投訴，業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持耐心和專業(yè)，積極與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解客戶訴求。及時(shí)將客戶投訴情況反饋給相關(guān)部門，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。在規(guī)定時(shí)