PAGE請(qǐng)購(gòu)規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部的請(qǐng)購(gòu)流程，確保物資和服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)能夠高效、有序、合規(guī)地進(jìn)行，滿足公司/組織運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求，同時(shí)合理控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在進(jìn)行物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等請(qǐng)購(gòu)行為時(shí)的管理。3.基本原則合規(guī)性原則：請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。必要性原則：請(qǐng)購(gòu)的物資和服務(wù)應(yīng)是公司/組織運(yùn)營(yíng)和發(fā)展所必需的，避免不必要的采購(gòu)。合理性原則：采購(gòu)需求應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行合理估算，確保資源的有效利用，避免浪費(fèi)。審批流程原則：所有請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保采購(gòu)決策的科學(xué)性和公正性。二、請(qǐng)購(gòu)流程1.請(qǐng)購(gòu)需求提出使用部門：各部門根據(jù)工作實(shí)際需要，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)提出請(qǐng)購(gòu)需求。請(qǐng)購(gòu)需求應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等詳細(xì)信息。填寫請(qǐng)購(gòu)單：請(qǐng)購(gòu)責(zé)任人需填寫統(tǒng)一格式的請(qǐng)購(gòu)單，確保信息準(zhǔn)確完整。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括請(qǐng)購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)日期、請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)、申請(qǐng)理由等內(nèi)容。2.需求審核部門負(fù)責(zé)人審核：請(qǐng)購(gòu)單提交至部門負(fù)責(zé)人處，部門負(fù)責(zé)人對(duì)請(qǐng)購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)包括是否符合部門工作計(jì)劃、現(xiàn)有資源能否滿足需求、請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否恰當(dāng)?shù)?。如審核通過，部門負(fù)責(zé)人在請(qǐng)購(gòu)單上簽字確認(rèn)；如不通過，應(yīng)注明原因并返回請(qǐng)購(gòu)責(zé)任人重新調(diào)整。相關(guān)專業(yè)人員審核（如有需要）：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的物資或服務(wù)采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)單還需提交給相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。例如，涉及設(shè)備采購(gòu)時(shí)，需由技術(shù)部門人員審核設(shè)備的技術(shù)參數(shù)是否符合要求；涉及工程服務(wù)采購(gòu)時(shí)，需由工程管理部門人員審核工程方案的可行性等。專業(yè)人員審核通過后在請(qǐng)購(gòu)單上簽字。3.預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門審核：請(qǐng)購(gòu)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員根據(jù)公司/組織的預(yù)算安排，對(duì)請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算情況進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括該請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有足夠的預(yù)算資金支持等。如預(yù)算充足，財(cái)務(wù)人員在請(qǐng)購(gòu)單上簽字；如預(yù)算不足，應(yīng)及時(shí)反饋給請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門考慮調(diào)整請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容或申請(qǐng)追加預(yù)算。4.采購(gòu)審批管理層審批：經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和財(cái)務(wù)部門審核通過的請(qǐng)購(gòu)單，提交至公司/組織管理層進(jìn)行最終審批。管理層根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略、資金狀況等因素，對(duì)請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行全面評(píng)估和決策。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可能還需經(jīng)過管理層集體討論決定。管理層審批通過后，在請(qǐng)購(gòu)單上簽字批準(zhǔn)，請(qǐng)購(gòu)單正式生效。5.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門：采購(gòu)部門根據(jù)已批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單，按照公司/組織的采購(gòu)策略和相關(guān)規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)通過多種渠道尋找供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價(jià)、談判等，確保采購(gòu)的物資和服務(wù)質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨期滿足要求。簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并報(bào)相關(guān)部門備案。6.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收部門：物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。驗(yàn)收部門根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)合同的要求，對(duì)到貨物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等是否與合同約定一致。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員簽字等內(nèi)容。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門：驗(yàn)收合格且收到供應(yīng)商開具的合法有效的發(fā)票后，采購(gòu)部門將請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤、付款流程合規(guī)。財(cái)務(wù)記錄：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的賬務(wù)記錄，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，以便進(jìn)行成本核算、財(cái)務(wù)分析和審計(jì)等工作。三、請(qǐng)購(gòu)相關(guān)職責(zé)1.請(qǐng)購(gòu)部門職責(zé)準(zhǔn)確提出請(qǐng)購(gòu)需求，確保所請(qǐng)購(gòu)物資和服務(wù)與部門工作實(shí)際需要相符。對(duì)請(qǐng)購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行初步審核，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。配合采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、到貨驗(yàn)收等工作，提供必要的技術(shù)支持和信息。及時(shí)跟蹤請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，如有問題及時(shí)與采購(gòu)部門溝通協(xié)調(diào)解決。2.采購(gòu)部門職責(zé)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單，按照公司/組織的采購(gòu)政策和流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判和合同簽訂。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的組織實(shí)施，確保采購(gòu)物資和服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過程中的各種問題，如與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)、合同執(zhí)行中的糾紛解決等。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效，不斷改進(jìn)采購(gòu)工作流程和方法。3.驗(yàn)收部門職責(zé)依據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)合同的要求，對(duì)到貨物資和服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。如實(shí)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資和服務(wù)，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，跟蹤處理結(jié)果。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算情況，確保采購(gòu)資金的合理使用。按照合同約定和財(cái)務(wù)制度，辦理采購(gòu)付款結(jié)算手續(xù)，嚴(yán)格控制付款風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)記錄和財(cái)務(wù)核算，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。5.管理層職責(zé)對(duì)重大請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行最終審批，決策采購(gòu)項(xiàng)目是否實(shí)施。根據(jù)公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和資源狀況，統(tǒng)籌規(guī)劃采購(gòu)工作，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司整體利益。監(jiān)督采購(gòu)流程的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，推動(dòng)采購(gòu)工作的規(guī)范化和高效化。四、請(qǐng)購(gòu)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范1.物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：所采購(gòu)的物資應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部制定的質(zhì)量要求。對(duì)于有特殊質(zhì)量要求的物資，應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)合同中明確規(guī)定。規(guī)格型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：請(qǐng)購(gòu)的物資規(guī)格型號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免因規(guī)格型號(hào)不明確導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤或使用不便。如有多種可選規(guī)格型號(hào)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行合理選擇，并在請(qǐng)購(gòu)單中注明推薦的規(guī)格型號(hào)。價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)價(jià)格應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定。在保證物資質(zhì)量的前提下，盡量降低采購(gòu)成本。對(duì)于批量采購(gòu)或長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，可根據(jù)市場(chǎng)行情和合作情況協(xié)商確定優(yōu)惠價(jià)格。2.服務(wù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：明確服務(wù)采購(gòu)的具體內(nèi)容和要求，包括服務(wù)的范圍、工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等。服務(wù)內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、具體，避免模糊不清導(dǎo)致雙方理解不一致。服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：制定服務(wù)質(zhì)量考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)方法，確保服務(wù)提供商能夠按照合同約定提供高質(zhì)量的服務(wù)。對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，應(yīng)在合同中約定相應(yīng)的違約責(zé)任和賠償措施。服務(wù)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)：服務(wù)價(jià)格應(yīng)根據(jù)服務(wù)內(nèi)容、工作量、市場(chǎng)行情等因素合理確定。在簽訂服務(wù)合同前，應(yīng)對(duì)不同服務(wù)提供商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇性價(jià)比最優(yōu)的方案。五、請(qǐng)購(gòu)相關(guān)信息管理1.請(qǐng)購(gòu)單管理請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照統(tǒng)一格式進(jìn)行編號(hào)，確保每一份請(qǐng)購(gòu)單都有唯一的標(biāo)識(shí)，便于查詢和跟蹤。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，紙質(zhì)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)分類裝訂成冊(cè)存檔。定期對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解各部門的請(qǐng)購(gòu)情況，如請(qǐng)購(gòu)頻率、采購(gòu)金額分布等，為采購(gòu)決策和預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。2.供應(yīng)商信息管理建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)信息，如生產(chǎn)能力變化、產(chǎn)品升級(jí)等，以便在采購(gòu)決策時(shí)能夠綜合考慮。3.采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同應(yīng)按照合同編號(hào)進(jìn)行分類管理，建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂日期、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)項(xiàng)目、合同金額、付款方式、交貨期、違約責(zé)任等信息。對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，如到貨情況、付款情況等。對(duì)于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。采購(gòu)合同到期后，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的采購(gòu)合同管理提供參考。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)請(qǐng)購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查請(qǐng)購(gòu)需求的合理性、審批流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、付款結(jié)算的準(zhǔn)確性等方面。對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反請(qǐng)購(gòu)規(guī)范制度的行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。2.采購(gòu)績(jī)效評(píng)估建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估體系，定期對(duì)采購(gòu)部門的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等方面。根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門的工作進(jìn)行總結(jié)分析，表彰優(yōu)秀采購(gòu)人員，對(duì)存在問題的環(huán)節(jié)提出改進(jìn)措施，不斷提高采購(gòu)工作的效率和質(zhì)量。3.