PAGE酒店供應商規(guī)范流程制度一、總則1.目的為了加強酒店與供應商之間的合作與管理，確保酒店采購活動的規(guī)范、高效、透明，保障酒店運營所需物資和服務的質(zhì)量與供應穩(wěn)定性，特制定本規(guī)范流程制度。2.適用范圍本制度適用于與酒店有業(yè)務往來的所有供應商，包括但不限于物資供應商、服務供應商等。3.基本原則合法性原則：所有采購活動必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。公平公正原則：在選擇供應商、采購談判、合同簽訂及執(zhí)行過程中，應遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務的供應商，以滿足酒店運營和客戶需求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購活動的經(jīng)濟效益。二、供應商選擇與評估1.供應商信息收集采購部門應通過多種渠道收集潛在供應商的信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。收集信息的內(nèi)容應包括供應商的基本情況（如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等）、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務、信譽狀況等。2.供應商篩選根據(jù)收集到的供應商信息，采購部門對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商。篩選標準可包括供應商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照等是否齊全有效；是否具備良好的信譽和經(jīng)營業(yè)績；是否有不良記錄等。3.供應商實地考察對于經(jīng)過初步篩選的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設備、質(zhì)量管理體系、人員配備情況等，以確保供應商具備提供符合要求物資和服務的能力。實地考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商的情況進行詳細描述和評價。4.供應商評估采購部門應建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等多種形式。根據(jù)評估結果，將供應商分為不同等級，如優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商等，并采取相應的管理措施。三、采購流程1.采購需求申請酒店各部門根據(jù)實際運營需求，填寫采購需求申請表，詳細說明所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息。采購需求申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到采購需求申請表后，進行匯總分析，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的具體內(nèi)容、采購時間、采購預算等，并報相關領導審批。3.供應商選擇與采購談判根據(jù)采購計劃，采購部門從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確采購物資或服務的價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款，并形成采購談判記錄。采購談判結束后，采購部門應根據(jù)談判結果，與供應商簽訂采購合同或采購訂單。4.采購合同簽訂采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；交貨時間、地點、方式；價格及付款方式；違約責任等條款。采購合同簽訂前，應經(jīng)酒店法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。5.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的具體內(nèi)容、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。6.采購進度跟蹤采購部門應建立采購進度跟蹤機制，及時掌握采購物資或服務的生產(chǎn)、運輸?shù)冗M度情況。對于可能影響交貨期的問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的解決措施。7.到貨驗收采購物資或服務到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收人員應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資或服務進行驗收，確保其符合要求。驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協(xié)商解決。8.付款結算采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同約定，辦理付款結算手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。付款前，采購部門應核對發(fā)票信息與采購合同、驗收報告是否一致，確保付款的準確性。四、供應商管理1.供應商檔案管理采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商的基本信息、評估記錄、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款記錄等。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。2.供應商績效評估采購部門應定期對供應商的績效進行評估，評估周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度?？冃гu估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面，評估結果應與供應商的合作等級掛鉤。根據(jù)績效評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商培訓與溝通采購部門應定期組織供應商培訓，向供應商傳達酒店的采購政策、質(zhì)量要求、服務標準等信息，提高供應商的合作意識和服務水平。采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、市場動態(tài)等信息，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。4.供應商變更管理如供應商發(fā)生重大變更，如公司名稱、地址、經(jīng)營范圍、法定代表人等變更，應及時通知酒店采購部門。采購部門應對供應商變更情況進行評估，如變更可能影響采購物資或服務的質(zhì)量、交貨期等，應要求供應商提供相關證明材料，并重新進行評估和審批。五、風險管理1.風險識別與評估采購部門應識別采購過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、交貨期風險等。對識別出的風險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于供應商違約風險，可在采購合同中明確違約責任條款，并要求供應商提供擔?；虮ＷC金；對于質(zhì)量風險，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，增加抽檢頻次等；對于價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對；對于交貨期風險，加強采購進度跟蹤，提前與供應商溝通協(xié)調(diào)，制定應急預案等。3.風險監(jiān)控與預警采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購過程中的風險進行監(jiān)控和評估。當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關人員采取相應的應對措施，降低風險損失。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督酒店內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.外部監(jiān)督酒店應積極接受相關政府部