PAGE健全采購內(nèi)控制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進(jìn)行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。5.保密性原則：涉及采購活動的商業(yè)秘密和敏感信息應(yīng)予以嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購活動的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購計劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購需求的評審和采購合同的驗(yàn)收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和賬務(wù)處理，對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運(yùn)營等需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請表后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購需求和供應(yīng)商基本情況，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部門會同質(zhì)量部門、需求部門等對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。5.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，爭取最有利的采購條件。2.合同簽訂：談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)公司法律部門審核后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的順利進(jìn)行。（五）采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗(yàn)收：物資到貨后，采購部門通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收報告。如驗(yàn)收合格，辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫付款申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行評估和排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或簽訂擔(dān)保協(xié)議，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.價格風(fēng)險管理：關(guān)注市場價格動態(tài)，通過招標(biāo)、談判等方式爭取有利的采購價格，同時簽訂價格調(diào)整條款，應(yīng)對價格波動風(fēng)險。4.法律風(fēng)險管理：加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律糾紛。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。五、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與評價（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善采購內(nèi)部控制制度。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，確保采購活動合法合規(guī)。2.關(guān)注社會輿論和供應(yīng)商反饋，及時處理相關(guān)問題，維護(hù)公司良好形象。（三）評價與改進(jìn)1.定期對采購內(nèi)部控制制度的有效性進(jìn)行評價，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)