PAGE贈品庫管理制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司贈品庫的管理，規(guī)范贈品的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保贈品的有效利用和合理管理，特制定本管理制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及贈品庫管理的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、客服部等。（三）基本原則1.合法性原則：贈品庫管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的操作流程和管理制度，確保各項工作有序進(jìn)行。3.合理性原則：合理規(guī)劃贈品的采購、存儲和發(fā)放，避免浪費和濫用。4.透明性原則：管理過程應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、贈品庫管理職責(zé)分工（一）市場部1.根據(jù)公司營銷計劃，制定贈品采購預(yù)算和需求計劃。2.負(fù)責(zé)贈品的選型、采購談判及合同簽訂工作。3.對采購的贈品進(jìn)行驗收，確保質(zhì)量符合要求。（二）銷售部1.根據(jù)銷售策略和客戶需求，提出贈品申請。2.負(fù)責(zé)贈品的發(fā)放和使用記錄，及時反饋客戶對贈品的反饋信息。（三）客服部1.解答客戶關(guān)于贈品的咨詢和疑問。2.協(xié)助處理客戶對贈品的投訴和退換貨事宜。（四）倉儲物流部門1.負(fù)責(zé)贈品庫的日常管理，包括入庫、存儲、盤點等工作。2.按照規(guī)定的流程和要求，及時準(zhǔn)確地發(fā)放贈品。3.確保贈品庫的安全和衛(wèi)生，防止贈品損壞、丟失等情況發(fā)生。（五）財務(wù)部1.負(fù)責(zé)贈品采購費用的審核和報銷。2.對贈品庫的財務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督。三、贈品采購管理（一）采購計劃制定1.市場部應(yīng)結(jié)合公司年度營銷計劃、促銷活動安排以及市場調(diào)研情況，提前制定贈品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確贈品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。2.在制定采購計劃時，需充分考慮成本效益原則，避免過度采購造成資源浪費，同時也要確保贈品能夠滿足營銷活動的需求，有效吸引客戶。（二）選型與供應(yīng)商選擇1.市場部負(fù)責(zé)對擬采購的贈品進(jìn)行選型，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、品牌形象、實用性、新穎性以及與公司產(chǎn)品或服務(wù)的關(guān)聯(lián)性等因素，選擇合適的贈品。2.建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式，從名錄中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行采購。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)評估其信譽、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、價格水平、售后服務(wù)等方面，確保供應(yīng)商能夠提供符合要求的贈品，并按時、按質(zhì)、按量交貨。（三）采購合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括贈品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂前，需經(jīng)公司相關(guān)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司利益。合同簽訂后，應(yīng)妥善保管合同原件，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）驗收1.贈品到貨后，倉儲物流部門應(yīng)會同市場部按照采購合同要求進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括贈品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.對于驗收合格的贈品，倉儲物流部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。對于驗收不合格的贈品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。四、贈品庫存儲管理（一）倉庫設(shè)置與布局1.根據(jù)公司實際情況，合理設(shè)置贈品庫，確保倉庫具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.對贈品庫進(jìn)行科學(xué)布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待處理區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（二）入庫管理1.倉儲物流部門應(yīng)按照驗收結(jié)果，及時將合格的贈品辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)確保贈品擺放整齊、有序，便于查找和盤點。2.入庫人員應(yīng)根據(jù)入庫單信息，將贈品準(zhǔn)確無誤地存放到相應(yīng)的存儲區(qū)域，并更新庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄贈品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。（三）存儲條件與防護(hù)1.根據(jù)贈品的特性，提供適宜的存儲條件。對于易受潮、易變質(zhì)的贈品，應(yīng)采取防潮、防霉等措施；對于貴重或易損的贈品，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.定期對贈品庫進(jìn)行檢查，確保存儲環(huán)境符合要求，贈品無損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（四）盤點管理1.倉儲物流部門應(yīng)定期對贈品庫進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。2.盤點前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對庫存實物與庫存臺賬記錄，如實記錄盤點結(jié)果。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點基本情況、盤盈盤虧原因分析、處理建議等內(nèi)容。經(jīng)相關(guān)部門審核后，根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整和處理。五、贈品發(fā)放管理（一）發(fā)放申請與審批1.銷售部或其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫贈品發(fā)放申請表，注明申請日期、申請部門、申請人、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放原因等信息。2.贈品發(fā)放申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉儲物流部門。倉儲物流部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，如庫存充足，予以批準(zhǔn)發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)及時反饋申請部門，并說明情況。對于涉及金額較大或特殊的贈品發(fā)放申請，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）發(fā)放流程1.倉儲物流部門根據(jù)批準(zhǔn)的贈品發(fā)放申請表，開具贈品出庫單。出庫單應(yīng)詳細(xì)記錄贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時間等信息。2.按照出庫單信息，組織人員進(jìn)行贈品發(fā)放。發(fā)放過程中，應(yīng)要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)，確保贈品發(fā)放記錄準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)放完成后，倉儲物流部門應(yīng)及時更新庫存臺賬，減少相應(yīng)的庫存數(shù)量，并將贈品發(fā)放情況反饋給申請部門。（三）發(fā)放記錄與跟蹤1.銷售部或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)對贈品發(fā)放情況進(jìn)行記錄，建立贈品發(fā)放臺賬。臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄贈品的發(fā)放時間、發(fā)放對象、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便跟蹤贈品的使用效果和客戶反饋。2.定期對贈品發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估贈品對業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用。如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。六、贈品使用管理（一）使用原則1.贈品應(yīng)主要用于公司的營銷活動、客戶回饋、促銷推廣等業(yè)務(wù)場景，以提高公司品牌知名度、促進(jìn)銷售、增強(qiáng)客戶滿意度。2.在使用贈品時，應(yīng)注重與公司產(chǎn)品或服務(wù)的結(jié)合，突出公司特色和優(yōu)勢，避免隨意發(fā)放贈品。（二）使用監(jiān)督1.各部門在使用贈品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，確保贈品使用的合理性和有效性。2.公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)定期對贈品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查贈品發(fā)放是否符合規(guī)定、是否達(dá)到預(yù)期效果等。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）效果評估1.市場部或銷售部應(yīng)定期對贈品使用效果進(jìn)行評估，通過收集客戶反饋、分析銷售數(shù)據(jù)等方式，評估贈品對業(yè)務(wù)的促進(jìn)作用，如是否增加了客戶購買意愿、提高了銷售額、提升了客戶滿意度等。2.根據(jù)效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)的贈品采購和使用提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化贈品策略，提高贈品的投入產(chǎn)出比。七、贈品退換貨管理（一）退換貨原因1.因贈品質(zhì)量問題、與宣傳不符等原因，客戶要求退換貨的，客服部應(yīng)及時受理，并記錄相關(guān)情況。2.如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、促銷活動變更等原因，需要對已發(fā)放的贈品進(jìn)行退換貨的，相關(guān)部門應(yīng)及時通知客戶，并說明退換貨原因和流程。（二）退換貨流程1.客戶提出退換貨申請后，客服部應(yīng)核實情況，如確實符合退換貨條件，填寫贈品退換貨申請表，注明申請日期、客戶名稱、聯(lián)系方式、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量、退換貨原因等信息。2.贈品退換貨申請表經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉儲物流部門。倉儲物流部門根據(jù)申請表信息，對擬退換的贈品進(jìn)行驗收。如驗收合格，辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，應(yīng)與客戶協(xié)商解決。3.倉儲物流部門辦理完入庫手續(xù)后，通知財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。財務(wù)部根據(jù)退換貨情況，調(diào)整相關(guān)賬目。（三）記錄與統(tǒng)計1.客服部應(yīng)建立贈品退換貨臺賬，詳細(xì)記錄退換貨的日期、客戶名稱、聯(lián)系方式、贈品名稱、規(guī)格、數(shù)量、