PAGE辦公室工作制度與規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)辦公室管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本工作制度與規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展工作。2.以服務(wù)公司發(fā)展為宗旨，高效、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。3.堅(jiān)持分工協(xié)作、團(tuán)結(jié)互助，確保辦公室工作的整體協(xié)調(diào)運(yùn)行。4.注重工作創(chuàng)新，不斷提升辦公室工作的質(zhì)量和水平。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利開展。3.負(fù)責(zé)公司重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草、審核和印發(fā)工作。4.組織安排公司各類會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。5.管理辦公室人員，進(jìn)行工作分配、績效考核和培訓(xùn)指導(dǎo)。6.負(fù)責(zé)公司印章、證照的管理和使用。7.處理公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待等工作。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）行政專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和維護(hù)工作。2.做好公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進(jìn)行清潔和檢查。3.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理，確保車輛安全運(yùn)行。4.辦理公司員工的入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，負(fù)責(zé)員工檔案的整理和保管。5.協(xié)助組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)，做好場地布置、物資準(zhǔn)備等工作。6.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。（三）文秘職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、撰寫和修改工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。2.協(xié)助辦公室主任做好重要文件、會(huì)議紀(jì)要的起草和審核工作。3.對(duì)公司文件進(jìn)行分類、編號(hào)、排版和打印，保證文件格式統(tǒng)一。4.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站、公眾號(hào)等新媒體平臺(tái)的內(nèi)容更新和維護(hù)工作。5.收集、整理公司內(nèi)部信息，編寫工作簡報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文字處理工作。（四）接待專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司來訪客人的接待工作，包括迎送、引導(dǎo)、安排會(huì)見等。2.了解來訪客人的基本情況和來訪目的，提前做好接待準(zhǔn)備工作。3.協(xié)助安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來訪客人的會(huì)議、洽談等活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和服務(wù)工作。4.負(fù)責(zé)公司接待費(fèi)用的預(yù)算編制和控制，確保接待工作的規(guī)范和節(jié)約。5.維護(hù)公司接待場所的整潔和衛(wèi)生，及時(shí)更新接待用品。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他接待相關(guān)工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求。起草人應(yīng)確保文件格式規(guī)范，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰。2.文件審核文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后，將文件提交至辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室文秘對(duì)文件的格式、文字表述等進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可印發(fā)。3.文件印發(fā)審核通過的文件由辦公室文秘進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。文件印發(fā)前，需對(duì)文件份數(shù)、發(fā)放范圍等進(jìn)行核對(duì)，確保無誤。文件打印完成后，由專人負(fù)責(zé)分發(fā)，分發(fā)記錄應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確。4.文件傳閱文件分發(fā)后，按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有疑問或需要修改，應(yīng)及時(shí)與起草部門或辦公室溝通。5.文件歸檔文件傳閱完畢后，由辦公室負(fù)責(zé)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)分類清晰，便于查找和查閱。定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清查，確保文件的完整性和安全性。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議主題和目的，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。辦公室負(fù)責(zé)制定會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、要求等內(nèi)容，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備、文具等，如會(huì)議文件、投影儀、音響設(shè)備、筆記本、筆等。安排會(huì)議場地，進(jìn)行清潔、布置，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。2.會(huì)議簽到在會(huì)議開始前，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，收集參會(huì)人員的簽到表。對(duì)未按時(shí)參會(huì)的人員進(jìn)行記錄，并及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通。3.會(huì)議記錄安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要。4.會(huì)議服務(wù)在會(huì)議期間，為參會(huì)人員提供茶水、飲料等服務(wù)。及時(shí)處理會(huì)議過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)狀況等。5.會(huì)議總結(jié)會(huì)議結(jié)束后，辦公室及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果。根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)，制定詳細(xì)的任務(wù)分解表，明確責(zé)任部門和完成時(shí)間，跟蹤督促各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)情況。將會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)分解表等相關(guān)文件及時(shí)印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門，并歸檔保存。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至辦公室。2.采購審批辦公室收到辦公用品需求申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總整理。根據(jù)庫存情況和預(yù)算安排，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批。如庫存充足或超預(yù)算等情況，與申請(qǐng)部門溝通調(diào)整。審批通過后，辦公室行政專員負(fù)責(zé)辦理采購手續(xù)。3.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，要嚴(yán)格按照公司采購制度，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。4.驗(yàn)收入庫辦公用品到貨后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與采購合同一致。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到辦公室領(lǐng)取。辦公室行政專員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在領(lǐng)用登記表上做好記錄，注明領(lǐng)用部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間等信息。6.庫存管理辦公室定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于長期積壓或損壞的辦公用品，及時(shí)進(jìn)行清理和處理。根據(jù)庫存情況和使用需求，合理調(diào)整采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)和短缺。（四）車輛使用管理流程1.用車申請(qǐng)公司員工因工作需要使用車輛，需提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)用車申請(qǐng)進(jìn)行審核簽字后，提交至辦公室。2.車輛調(diào)度辦公室根據(jù)車輛使用申請(qǐng)表和車輛狀態(tài)，進(jìn)行車輛調(diào)度安排。優(yōu)先保障公司重要工作、緊急任務(wù)的用車需求。如遇車輛不足等情況，及時(shí)與外部租車公司聯(lián)系，確保用車需求得到滿足。3.派車通知辦公室確定派車后，向駕駛員下達(dá)派車通知，明確用車時(shí)間、地點(diǎn)、乘車人員等信息。駕駛員接到派車通知后，提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛安全、整潔。4.車輛使用駕駛員按照派車通知的要求，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)接送乘車人員。在行車過程中，駕駛員要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如遇特殊情況需要變更行車路線或時(shí)間，駕駛員應(yīng)及時(shí)與辦公室和乘車人員溝通協(xié)調(diào)。5.車輛歸還用車結(jié)束后，駕駛員將車輛返回公司指定地點(diǎn)，并做好車輛的清潔、檢查和保養(yǎng)工作。填寫車輛使用登記表，注明用車時(shí)間、里程、油耗等信息。辦公室對(duì)車輛使用情況進(jìn)行檢查核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與駕駛員溝通處理。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.公司實(shí)行正常工作日制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.員工請(qǐng)假需提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗的，按曠工處理。3.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)員工考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和公示，每月將考勤結(jié)果報(bào)送人力資源部門。4.遲到、早退在15分鐘以內(nèi)的，每次扣發(fā)績效分[X]分；遲到、早退超過15分鐘的，按曠工半天處理，扣發(fā)相應(yīng)工資和績效分。5.曠工半天的，扣發(fā)當(dāng)日工資的[X]%和績效分[X]分；曠工一天的，扣發(fā)當(dāng)日工資的[X]%和績效分[X]分，并視情節(jié)輕重給予警告、記過等處分。（二）工作態(tài)度與作風(fēng)1.員工應(yīng)具備積極主動(dòng)的工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。2.對(duì)待工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，注重細(xì)節(jié)，確保工作質(zhì)量。3.樹立團(tuán)隊(duì)合作精神，相互支持、配合，共同完成工作目標(biāo)。4.嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。5.保持良好的工作作風(fēng)，遵守職業(yè)道德，不得泄露公司機(jī)密信息。（三）溝通協(xié)調(diào)1.員工之間應(yīng)保持良好的溝通，及時(shí)交流工作進(jìn)展和問題。2.與其他部門溝通時(shí)，要尊重對(duì)方，態(tài)度誠懇，積極配合。3.遇到問題或矛盾時(shí)，要通過合理的方式協(xié)商解決，避免情緒化和沖突。4.辦公室作為協(xié)調(diào)樞紐，要及時(shí)處理各部門之間的溝通協(xié)調(diào)問題，確保工作的順暢進(jìn)行。（四）保密規(guī)定1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等各類機(jī)密信息。2.涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等要妥善保管，不得隨意丟棄、外傳。3.在對(duì)外交往中，不得泄露公司機(jī)密信息，如有需要，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)。4.違反保密規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，造成公司損失的，要承擔(dān)賠償責(zé)任。五、績效考核與獎(jiǎng)懲（一）績效考核1.辦公室制定員工績效考核方案，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期。2.考核指標(biāo)包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通協(xié)調(diào)等方面。3.考核方式采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀公正。4.辦公室每月對(duì)員工績效考核結(jié)果進(jìn)行匯總分析，及時(shí)反饋給員工本人，并與績效工資掛鉤。（二）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的員工，給予以下獎(jiǎng)勵(lì)：通報(bào)表揚(yáng)：在公司內(nèi)部進(jìn)行公開表揚(yáng)，樹立榜樣。獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予一定金額的獎(jiǎng)金。晉升機(jī)會(huì)：優(yōu)先考慮晉升到更高職位。2.獎(jiǎng)勵(lì)條件包括但不限于：出色完成重要工作任務(wù)、為公司帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益、提出創(chuàng)新性建議并被采納等。（三）懲罰1.對(duì)違反公司工作制度和規(guī)范、工作表現(xiàn)不佳的員工，給予以下懲罰：批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的問題進(jìn)行口頭或書面批評(píng)?？郯l(fā)績效分：根據(jù)違規(guī)程度扣發(fā)相應(yīng)的績效分，影響績效工資。