PAGE公司影像保存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司影像資料的管理，確保影像資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展、查詢、利用以及滿足法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各類影像資料的保存管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保影像資料的管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：影像資料應(yīng)如實(shí)反映公司工作實(shí)際情況，保證其內(nèi)容完整無(wú)缺漏。3.安全保密原則：采取有效措施保障影像資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的影像資料，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。4.便于利用原則：影像資料的整理、存儲(chǔ)應(yīng)科學(xué)合理，便于快速檢索和調(diào)用，以滿足公司內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展以及對(duì)外溝通等方面的需求。二、影像資料分類（一）業(yè)務(wù)活動(dòng)影像1.會(huì)議影像：包括公司各類會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等的現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻記錄，用于記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)等。2.項(xiàng)目實(shí)施影像：如工程項(xiàng)目建設(shè)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中的照片和視頻，展示項(xiàng)目進(jìn)展情況、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量控制等方面的內(nèi)容。3.商務(wù)活動(dòng)影像：公司參加的展會(huì)、商務(wù)洽談、簽約儀式等活動(dòng)的影像資料，有助于宣傳公司形象、記錄商務(wù)合作過(guò)程。（二）員工工作影像1.日常工作場(chǎng)景影像：?jiǎn)T工在辦公區(qū)域、工作現(xiàn)場(chǎng)的日常工作照片，反映公司工作氛圍和員工工作狀態(tài)。2.員工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)影像：培訓(xùn)課程、學(xué)習(xí)交流活動(dòng)的照片和視頻，記錄員工的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)過(guò)程。（三）公司環(huán)境與設(shè)施影像1.公司辦公場(chǎng)所影像：包括公司總部及分支機(jī)構(gòu)的辦公大樓外觀、內(nèi)部辦公區(qū)域布局、設(shè)施設(shè)備等方面的照片和視頻。2.公司文化設(shè)施影像：如公司的文化展廳、圖書館、活動(dòng)室等文化設(shè)施的影像資料，展示公司的文化建設(shè)成果。（四）證照影像1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證照的原件掃描件或照片。2.員工個(gè)人的重要證照復(fù)印件或影像記錄，如身份證、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等（涉及員工隱私的部分信息可進(jìn)行必要的遮擋處理）。（五）其他影像1.突發(fā)事件影像：如自然災(zāi)害、安全事故、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件的現(xiàn)場(chǎng)影像，為事件調(diào)查、處理和后續(xù)總結(jié)提供依據(jù)。2.特殊活動(dòng)影像：公司舉辦的大型慶典、文藝演出、體育比賽等特殊活動(dòng)的影像資料，豐富公司文化生活記錄。三、影像資料收集（一）收集責(zé)任主體1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門影像資料收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本部門員工及時(shí)收集相關(guān)影像資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的項(xiàng)目或活動(dòng)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或活動(dòng)組織者負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門收集影像資料。（二）收集時(shí)間要求1.對(duì)于日常工作中的影像資料，應(yīng)在工作活動(dòng)發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、大型項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)等，應(yīng)安排專人在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中同步收集影像資料，確保資料的及時(shí)性和全面性?；顒?dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成對(duì)所有影像資料的匯總和初步整理。（三）收集方式1.現(xiàn)場(chǎng)拍攝：由公司內(nèi)部的攝影攝像人員或具備拍攝條件的員工使用專業(yè)設(shè)備（如相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)等）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍攝。拍攝時(shí)應(yīng)注意光線、角度、畫面穩(wěn)定性等因素，確保拍攝的影像清晰、準(zhǔn)確、具有代表性。2.文件掃描：對(duì)于紙質(zhì)的證照、文件等資料，通過(guò)專業(yè)的掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，以保證圖像的清晰度和可讀性。掃描后的文件應(yīng)保存為常見(jiàn)的電子格式，如PDF、JPEG等。3.數(shù)據(jù)導(dǎo)入：對(duì)于從外部獲取的影像資料，如合作方提供的項(xiàng)目相關(guān)影像、網(wǎng)絡(luò)下載的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的影像等，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，并及時(shí)導(dǎo)入公司影像資料管理系統(tǒng)。（四）收集內(nèi)容要求1.影像資料應(yīng)包含拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等關(guān)鍵信息，必要時(shí)可添加簡(jiǎn)要的文字說(shuō)明，以便于理解和查詢。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息或敏感業(yè)務(wù)的影像資料，應(yīng)在收集時(shí)進(jìn)行標(biāo)注，并嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。3.收集的影像資料應(yīng)確保其來(lái)源可靠，避免收集未經(jīng)授權(quán)或來(lái)源不明的影像資料。四、影像資料整理（一）整理流程1.初步篩選：收集到的影像資料由收集責(zé)任人進(jìn)行初步篩選，剔除模糊不清、與工作無(wú)關(guān)或重復(fù)的影像。2.分類標(biāo)注：按照本制度規(guī)定的影像資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)篩選后的影像進(jìn)行分類，并為每一份影像添加準(zhǔn)確的分類標(biāo)簽和文件名。文件名應(yīng)體現(xiàn)影像的主要內(nèi)容、拍攝時(shí)間等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和查找。3.內(nèi)容審核：對(duì)于重要的影像資料，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管進(jìn)行內(nèi)容審核，確保影像資料真實(shí)反映工作情況，不存在信息錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性內(nèi)容。審核通過(guò)后，方可進(jìn)入下一步整理環(huán)節(jié)。4.存儲(chǔ)排序：將整理好的影像資料按照分類存儲(chǔ)到公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備或影像資料管理系統(tǒng)中，并根據(jù)時(shí)間順序、重要程度等因素進(jìn)行合理排序，以便于后續(xù)檢索和使用。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.圖像格式：照片一般保存為JPEG格式，分辨率不低于[X]像素；視頻格式應(yīng)統(tǒng)一為常用的視頻編碼格式，如MP4等，幀率不低于[X]fps，以保證視頻的流暢性和清晰度。2.文件命名：遵循簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的原則，文件名一般采用“拍攝時(shí)間地點(diǎn)事件人物（如有）.格式”的命名方式。例如：“20230510會(huì)議室項(xiàng)目研討會(huì)參會(huì)人員.jpg”。3.元數(shù)據(jù)管理：為影像資料添加必要的元數(shù)據(jù)信息，如拍攝設(shè)備型號(hào)、拍攝參數(shù)、作者、備注說(shuō)明等，以便更全面地記錄影像資料的相關(guān)信息。五、影像資料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.根據(jù)影像資料的重要性、存儲(chǔ)容量需求以及成本等因素，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備。對(duì)于關(guān)鍵的影像資料，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如硬盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性、可靠性和數(shù)據(jù)安全性，能夠滿足長(zhǎng)期存儲(chǔ)的要求。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)地點(diǎn)設(shè)置1.設(shè)立專門的影像資料存儲(chǔ)室，存儲(chǔ)室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)措施。存儲(chǔ)室內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。2.對(duì)于電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)采用異地容災(zāi)備份的方式，將重要的影像資料存儲(chǔ)在不同地理位置的存儲(chǔ)中心，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)方式1.集中存儲(chǔ)：將公司各部門收集整理的影像資料統(tǒng)一存儲(chǔ)到公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備或影像資料管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)集中管理和共享。2.分級(jí)存儲(chǔ)：根據(jù)影像資料的重要性和使用頻率，進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)。對(duì)于重要且使用頻繁的影像資料，存儲(chǔ)在高性能的存儲(chǔ)設(shè)備上，并設(shè)置較高的訪問(wèn)權(quán)限；對(duì)于一般性的影像資料，可存儲(chǔ)在相對(duì)低成本的存儲(chǔ)設(shè)備上。3.備份存儲(chǔ)：定期對(duì)存儲(chǔ)的影像資料進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)資料的重要程度和變化頻率確定，一般為每周、每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原存儲(chǔ)設(shè)備不同的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置。（四）存儲(chǔ)期限1.一般的影像資料存儲(chǔ)期限為[X]年，期滿后可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估，決定是否繼續(xù)保存或銷毀。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、歷史檔案等方面的影像資料，應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至不再具有保存價(jià)值。3.對(duì)于證照影像資料，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的保存期限進(jìn)行保存，不得擅自銷毀。六、影像資料檢索與利用（一）檢索方式1.系統(tǒng)檢索：建立完善的影像資料管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)提供的檢索功能，可根據(jù)影像資料的分類標(biāo)簽、文件名、關(guān)鍵詞、拍攝時(shí)間等信息進(jìn)行快速檢索。2.目錄檢索：對(duì)于存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備上的影像資料，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引，以便通過(guò)目錄查找快速定位到所需的影像資料。3.人工檢索：對(duì)于一些特殊情況或系統(tǒng)檢索無(wú)法滿足需求時(shí)，可通過(guò)人工翻閱存儲(chǔ)設(shè)備或影像資料管理系統(tǒng)中的影像資料進(jìn)行查找。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)影像資料的保密級(jí)別和使用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對(duì)于涉及公司機(jī)密的影像資料，僅限經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員訪問(wèn)和使用；對(duì)于一般性的影像資料，公司內(nèi)部員工可在符合規(guī)定的情況下進(jìn)行查閱和使用。2.員工如需查閱或使用影像資料，應(yīng)向所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由影像資料管理部門提供相應(yīng)的資料。對(duì)于需要外借或用于外部展示等特殊用途的影像資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程，并確保資料的安全歸還。（三）利用記錄1.建立影像資料利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄影像資料的利用情況，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、資料內(nèi)容等信息。2.影像資料管理部門應(yīng)定期對(duì)利用記錄進(jìn)行整理和分析，以便了解公司內(nèi)部對(duì)影像資料的需求情況，為影像資料的收集、整理和存儲(chǔ)提供參考依據(jù)。七、影像資料安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)影像資料存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)密碼、權(quán)限控制等措施，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)影像資料。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，確保影像資料不被病毒感染或損壞。3.制定影像資料存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、設(shè)備故障等突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)采取有效的措施保護(hù)影像資料的安全，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（二）保密管理1.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的影像資料，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。在收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用過(guò)程中，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)、專人負(fù)責(zé)等措施，防止信息泄露。2.與影像資料接觸的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對(duì)涉及敏感信息的影像資料進(jìn)行標(biāo)注和分類管理，在使用和傳遞過(guò)程中進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)，提醒相關(guān)人員注意保密。八、影像資料銷毀（一）銷毀條件1.影像資料存儲(chǔ)期限屆滿，且經(jīng)過(guò)評(píng)估確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，影像資料所涉及的業(yè)務(wù)已停止，且相關(guān)資料不再需要保存的。3.影像資料因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聯(lián)p壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)備份的。（二）銷毀流程1.由影像資料管理部門提出影像資料銷毀申請(qǐng)，填寫《影像資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀影像資料的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容屬實(shí)后簽字批準(zhǔn)。3.將審核通過(guò)的銷毀申請(qǐng)?zhí)峤唤o公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。4.選擇具有資質(zhì)的專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行影像資料的銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀徹底、安全。5.銷毀完成后，由影像資料管理部門、申請(qǐng)部門和監(jiān)督人員共同在《影像資料銷毀記錄單》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并將銷毀記錄單存檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立影像資料管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司影像資料保存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.影像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.影像資料的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，分類是否準(zhǔn)確，標(biāo)注是否清晰。3.影像資料的安全與保密措施是否落實(shí)到位，存儲(chǔ)設(shè)備是否安全可靠，人員操作是否符合保密規(guī)定。4.《影像資料銷毀申請(qǐng)表》、《影像資料銷毀記錄單》等相關(guān)記錄文件是否齊全、規(guī)范，并妥善保存。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)公司影像資料管理情況進(jìn)行檢查，檢查頻率為每季度至少一次。對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵項(xiàng)目等涉及的影像資料，可進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通