PAGE國(guó)外展會(huì)參展制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織在國(guó)外展會(huì)的參展行為，確保參展活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高參展效果，維護(hù)公司/組織的利益和形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)的拓展和國(guó)際交流合作。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的各類(lèi)國(guó)外展會(huì)，包括但不限于貿(mào)易展、專(zhuān)業(yè)展、行業(yè)峰會(huì)等。（三）基本原則1.合法性原則：參展活動(dòng)必須遵守國(guó)內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)，尊重當(dāng)?shù)匚幕?xí)俗，確?；顒?dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：以提升公司/組織品牌知名度、拓展業(yè)務(wù)渠道、促進(jìn)貿(mào)易合作等為目標(biāo)，注重參展的實(shí)際效果和經(jīng)濟(jì)效益。3.規(guī)范性原則：參展流程、展位布置、人員管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)遵循規(guī)范的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保參展活動(dòng)的有序開(kāi)展。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：參展涉及多個(gè)部門(mén)和崗位，各部門(mén)應(yīng)密切配合，形成團(tuán)隊(duì)合力，共同完成參展任務(wù)。二、參展計(jì)劃與籌備（一）展會(huì)信息收集1.市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)收集國(guó)內(nèi)外各類(lèi)展會(huì)的信息，包括展會(huì)名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參展范圍、目標(biāo)受眾、參展費(fèi)用等。2.對(duì)收集到的展會(huì)信息進(jìn)行分析評(píng)估，結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)需求，篩選出適合參展的展會(huì)項(xiàng)目。（二）參展申請(qǐng)與審批1.確定參展展會(huì)項(xiàng)目后，由市場(chǎng)部門(mén)填寫(xiě)《國(guó)外展會(huì)參展申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明展會(huì)名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參展目的、預(yù)計(jì)參展規(guī)模、參展預(yù)算等內(nèi)容。2.《申請(qǐng)表》提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)綜合考慮展會(huì)的影響力、目標(biāo)客戶(hù)群體與公司業(yè)務(wù)的契合度、參展成本與預(yù)期收益等因素，做出是否參展的決策。3.若審批通過(guò)，市場(chǎng)部門(mén)根據(jù)管理層意見(jiàn)，與展會(huì)主辦方簽訂參展合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)及參展相關(guān)事項(xiàng)。（三）參展籌備工作安排1.成立參展籌備小組由市場(chǎng)部門(mén)牽頭，聯(lián)合銷(xiāo)售、技術(shù)、設(shè)計(jì)、后勤等相關(guān)部門(mén)人員組成參展籌備小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)參展籌備工作。2.制定參展方案根據(jù)展會(huì)主題和公司/組織參展目標(biāo)，制定詳細(xì)的參展方案，包括展位設(shè)計(jì)方案、展品展示計(jì)劃、宣傳推廣策略、人員培訓(xùn)計(jì)劃、活動(dòng)策劃等內(nèi)容。展位設(shè)計(jì)方案應(yīng)突出公司/組織品牌形象和產(chǎn)品特色，符合展會(huì)整體風(fēng)格和布局要求，確保展位具有吸引力和辨識(shí)度。展品展示計(jì)劃要合理安排展品的種類(lèi)、數(shù)量和展示方式，重點(diǎn)展示公司/組織的核心產(chǎn)品和優(yōu)勢(shì)技術(shù)，同時(shí)考慮展品的運(yùn)輸、安裝和保管等問(wèn)題。宣傳推廣策略應(yīng)明確參展前、參展期間和參展后的宣傳渠道和方式，如制作宣傳資料、發(fā)布新聞稿、利用社交媒體進(jìn)行推廣、舉辦線(xiàn)上線(xiàn)下活動(dòng)等，提高公司/組織在展會(huì)上的曝光度和關(guān)注度。人員培訓(xùn)計(jì)劃要針對(duì)參展人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)、溝通技巧、商務(wù)禮儀等方面的培訓(xùn)，確保參展人員能夠熟練掌握公司/組織產(chǎn)品信息和參展流程，具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)?；顒?dòng)策劃應(yīng)結(jié)合展會(huì)特點(diǎn)和公司/組織需求，制定現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)活動(dòng)方案，如產(chǎn)品演示、技術(shù)講座、商務(wù)洽談會(huì)、抽獎(jiǎng)活動(dòng)等，吸引觀(guān)眾參與，增強(qiáng)參展效果。3.展品準(zhǔn)備根據(jù)展品展示計(jì)劃，確定參展展品清單，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行展品的生產(chǎn)、采購(gòu)或調(diào)配。對(duì)展品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和包裝防護(hù)，確保展品在運(yùn)輸和展示過(guò)程中不受損壞。辦理展品的運(yùn)輸手續(xù)，選擇可靠的物流運(yùn)輸公司，確保展品按時(shí)、安全送達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。4.宣傳資料準(zhǔn)備設(shè)計(jì)制作各類(lèi)宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、名片、產(chǎn)品目錄等，內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，體現(xiàn)公司/組織的品牌形象和產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)。宣傳資料的設(shè)計(jì)風(fēng)格要與展位設(shè)計(jì)相協(xié)調(diào)，語(yǔ)言文字要符合目標(biāo)市場(chǎng)的文化背景和語(yǔ)言習(xí)慣。提前準(zhǔn)備好足夠數(shù)量的宣傳資料，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)在展會(huì)上發(fā)放和管理。5.人員安排根據(jù)參展方案和展會(huì)規(guī)模，確定參展人員名單，并明確各人員的職責(zé)分工。參展人員應(yīng)包括銷(xiāo)售人員、技術(shù)人員、翻譯人員、后勤保障人員等，確保在展會(huì)上能夠?yàn)榭蛻?hù)提供全面、專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。在參展前，組織參展人員進(jìn)行集中培訓(xùn)和演練，使其熟悉參展流程和各自的工作職責(zé)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力。6.展位布置在展會(huì)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照展位設(shè)計(jì)方案進(jìn)行展位的搭建和布置。展位布置要注重整體效果，合理安排展品展示區(qū)、洽談區(qū)、演示區(qū)、休息區(qū)等功能區(qū)域，確保展位整潔、美觀(guān)、舒適。安裝調(diào)試展示設(shè)備和宣傳設(shè)施，如燈光、音響、電子顯示屏等，確保其正常運(yùn)行。在展位顯著位置擺放公司/組織的標(biāo)志、名稱(chēng)和宣傳口號(hào)，突出品牌形象。三、參展期間管理（一）人員管理1.參展人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，遵守展會(huì)主辦方的各項(xiàng)規(guī)定和展會(huì)作息時(shí)間，不得遲到、早退或擅自離崗。2.參展人員要統(tǒng)一著裝，佩戴公司/組織的標(biāo)識(shí)牌，保持良好的形象和精神風(fēng)貌。3.銷(xiāo)售人員要積極主動(dòng)與客戶(hù)溝通交流，了解客戶(hù)需求，介紹公司/組織產(chǎn)品和服務(wù)，收集客戶(hù)信息，及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。4.技術(shù)人員要為客戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)的技術(shù)咨詢(xún)和解答，展示公司/組織的技術(shù)實(shí)力和創(chuàng)新成果。5.翻譯人員要準(zhǔn)確、流暢地進(jìn)行語(yǔ)言翻譯，確保溝通順暢，避免因語(yǔ)言障礙影響業(yè)務(wù)洽談。6.后勤保障人員要負(fù)責(zé)展位的日常維護(hù)和管理，如展品整理、資料補(bǔ)充、設(shè)備維修等，確保展位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。7.參展人員要嚴(yán)格遵守展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的安全規(guī)定，注意防火、防盜、防電等安全事項(xiàng)，確保人身和財(cái)產(chǎn)安全。（二）展品管理1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)展品的管理，對(duì)展品進(jìn)行分類(lèi)擺放和標(biāo)識(shí)，確保展品展示有序、易于查找。2.加強(qiáng)對(duì)展品的保護(hù)，防止展品被盜、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)展品有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.在展會(huì)期間，根據(jù)客戶(hù)反饋和市場(chǎng)需求，適時(shí)調(diào)整展品展示方式和內(nèi)容，提高展品的吸引力和展示效果。4.展會(huì)結(jié)束后，按照展品運(yùn)輸計(jì)劃，組織展品的拆卸、包裝和運(yùn)輸工作，確保展品安全返回公司/組織。（三）宣傳推廣管理1.按照參展前制定的宣傳推廣策略，積極開(kāi)展宣傳推廣活動(dòng)。在展會(huì)上發(fā)放宣傳資料、播放宣傳視頻、舉辦產(chǎn)品演示和技術(shù)講座等，吸引更多客戶(hù)關(guān)注。2.利用社交媒體平臺(tái)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)報(bào)道和互動(dòng)，擴(kuò)大公司/組織在展會(huì)上的影響力和傳播范圍。3.收集客戶(hù)對(duì)宣傳推廣活動(dòng)的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整宣傳方式和內(nèi)容，提高宣傳效果。（四）商務(wù)洽談管理1.銷(xiāo)售人員要熱情接待客戶(hù)，主動(dòng)與客戶(hù)進(jìn)行商務(wù)洽談，了解客戶(hù)需求和合作意向，介紹公司/組織的產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、服務(wù)特色和合作政策。2.在商務(wù)洽談過(guò)程中，要保持專(zhuān)業(yè)、誠(chéng)信、耐心的態(tài)度，尊重客戶(hù)意見(jiàn)，解答客戶(hù)疑問(wèn)，積極促成合作意向。3.對(duì)于重要客戶(hù)和潛在合作項(xiàng)目，要及時(shí)記錄洽談內(nèi)容和客戶(hù)信息，并反饋給相關(guān)部門(mén)，以便進(jìn)一步跟進(jìn)和對(duì)接。4.商務(wù)洽談結(jié)束后，要及時(shí)整理洽談資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的業(yè)務(wù)拓展提供參考。（五）活動(dòng)管理1.按照活動(dòng)策劃方案，組織實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)活動(dòng)?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)組織引導(dǎo)，確?；顒?dòng)有序進(jìn)行。2.活動(dòng)內(nèi)容要豐富多樣、形式新穎，能夠吸引觀(guān)眾積極參與，增強(qiáng)與觀(guān)眾的互動(dòng)和交流。3.在活動(dòng)過(guò)程中，要注重收集觀(guān)眾的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)內(nèi)容和形式，提高活動(dòng)效果。4.活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析活動(dòng)的成效和不足之處，為今后舉辦類(lèi)似活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。四、參展后續(xù)工作（一）客戶(hù)跟進(jìn)1.展會(huì)結(jié)束后，市場(chǎng)部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)要及時(shí)對(duì)展會(huì)上收集到的客戶(hù)信息進(jìn)行整理和分析，確定重點(diǎn)跟進(jìn)客戶(hù)名單。2.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)與重點(diǎn)跟進(jìn)客戶(hù)進(jìn)行溝通聯(lián)系，了解客戶(hù)對(duì)公司/組織產(chǎn)品和服務(wù)的興趣點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)，進(jìn)一步深化合作意向。3.根據(jù)客戶(hù)需求，為客戶(hù)提供詳細(xì)的產(chǎn)品資料、解決方案和報(bào)價(jià)等信息，積極推動(dòng)業(yè)務(wù)合作的達(dá)成。（二）總結(jié)評(píng)估1.參展籌備小組負(fù)責(zé)對(duì)本次參展活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)評(píng)估，分析參展目標(biāo)的達(dá)成情況、參展效果、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。2.總結(jié)評(píng)估內(nèi)容包括展位設(shè)計(jì)與布置、展品展示、宣傳推廣、人員表現(xiàn)、商務(wù)洽談、活動(dòng)組織等方面。3.撰寫(xiě)參展總結(jié)報(bào)告，提交給公司/組織管理層，為今后的參展活動(dòng)提供參考依據(jù)。（三）資料歸檔1.將參展過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料進(jìn)行整理歸檔，包括參展合同、參展申請(qǐng)表、參展方案、宣傳資料、客戶(hù)信息、商務(wù)洽談?dòng)涗?、活?dòng)資料等。2.資料歸檔要確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于日后查閱和使用。五、費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.在參展申請(qǐng)階段，市場(chǎng)部門(mén)根據(jù)參展方案和實(shí)際需求，編制詳細(xì)的參展費(fèi)用預(yù)算。2.參展費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括展位租賃費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳資料制作費(fèi)用、人員差旅費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用、活動(dòng)費(fèi)用等各項(xiàng)開(kāi)支。3.預(yù)算編制要合理、準(zhǔn)確，充分考慮各項(xiàng)費(fèi)用的市場(chǎng)行情和可能的變動(dòng)因素，確保預(yù)算具有可操作性和可控性。（二）費(fèi)用審批1.參展費(fèi)用預(yù)算提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)根據(jù)公司/組織的財(cái)務(wù)狀況和參展目標(biāo)，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整。2.經(jīng)審批后的參展費(fèi)用預(yù)算作為參展活動(dòng)的費(fèi)用控制依據(jù)，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（三）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.參展活動(dòng)結(jié)束后，參展人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，并按照公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議等相關(guān)證明材料。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性，按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。六、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)（一）展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.參展展品涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，如專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等，公司/組織應(yīng)確保擁有合法的授權(quán)或權(quán)益。2.在展品展示過(guò)程中，要注意保護(hù)展品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，防止他人未經(jīng)授權(quán)的使用、復(fù)制或侵權(quán)行為。3.如發(fā)現(xiàn)有侵犯公司/組織展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。（二）宣傳資料知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.公司/組織自行設(shè)計(jì)制作的宣傳資料，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸公司/組織所有。2.在宣傳資料的使用和傳播過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，不得擅自將宣傳資料提供給第三方或用于商業(yè)目的以外的其他用途。3.注意保護(hù)宣傳資料的保密性，防止競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取相關(guān)信息。七、保密管理（一）客戶(hù)信息保密1.參展過(guò)程中收集到的客戶(hù)信息屬于公司/組織的商業(yè)秘密，參展人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。2.客戶(hù)信息包括客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求、合作意向等內(nèi)容。3.在處理客戶(hù)信息時(shí)，要遵循最小化原則，僅將必要的信息提供給相關(guān)部門(mén)和人員，并確保信息的安全存儲(chǔ)和傳輸。（二）公司/組織機(jī)密信息保密1.參