PAGE公司如何規(guī)范印章制度公司印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有印章管理。印章種類(lèi)1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人簽署文件等情況。3.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如票據(jù)、資金收付等。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部事務(wù)。印章的刻制與啟用刻制流程1.因工作需要刻制印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人持批準(zhǔn)后的《印章刻制申請(qǐng)表》到公司指定的具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照公安部門(mén)規(guī)定的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行刻制，并留存印章印模備案。啟用流程1.印章刻制完成后，由申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人將印章及印模交至公司行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)印章符合要求后，填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱(chēng)、保管人等信息，并經(jīng)公司行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.行政部門(mén)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍、保管要求等事項(xiàng)。印章的保管保管原則1.實(shí)行專(zhuān)人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.按照規(guī)定的使用范圍和流程，正確使用印章，對(duì)每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。保管地點(diǎn)與設(shè)施1.公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章應(yīng)存放在公司保險(xiǎn)柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章應(yīng)存放在公司財(cái)務(wù)部門(mén)的保險(xiǎn)柜中，由財(cái)務(wù)人員專(zhuān)人保管。3.部門(mén)章應(yīng)存放在各部門(mén)指定的安全地點(diǎn)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人保管。4.保管印章的地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防盜、防潮等安全設(shè)施，確保印章安全。印章的使用使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和流程使用印章，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。2.使用印章應(yīng)確保用途合法、文件真實(shí)有效。使用流程1.填寫(xiě)用印申請(qǐng)表：使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、份數(shù)、使用部門(mén)、申請(qǐng)人等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.用?。河≌卤９苋藨{經(jīng)批準(zhǔn)的《用印申請(qǐng)表》在用印登記本上進(jìn)行登記，然后在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。4.留存文件：用印完成后，印章保管人應(yīng)留存《用印申請(qǐng)表》及用印文件復(fù)印件，以備查閱。使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等；辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開(kāi)戶等各類(lèi)對(duì)外事務(wù)；代表公司出具證明、授權(quán)委托書(shū)等。2.法定代表人章：用于法定代表人簽署特定文件、合同等。3.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如票據(jù)、資金收付等。5.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。印章的停用與銷(xiāo)毀停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用。停用流程1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱(chēng)、停用日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間、停用后的處理方式等事項(xiàng)。銷(xiāo)毀流程1.對(duì)于停用的印章，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)，確保印章被徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。4.行政部門(mén)應(yīng)將印章銷(xiāo)毀情況記錄存檔，以備查閱。印章使用的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由公司行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)印章使用登記記錄進(jìn)行審查，檢查印章使用是否符合規(guī)定流程和審批權(quán)限。檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管地點(diǎn)、保管設(shè)施是否安全可靠。2.印章使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與《用印申請(qǐng)表》一致。3.印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和流程，是否存在未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章的情況。4.印章停用與銷(xiāo)毀是否按照規(guī)定流程進(jìn)行。違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于違規(guī)使用印章給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)