PAGE宣傳資料規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳資料的管理，規(guī)范宣傳資料的制作、使用、發(fā)放及存檔等流程，確保宣傳資料的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及公司宣傳資料制作、使用和管理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳資料的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、虛假、誤導(dǎo)性或侵犯他人權(quán)益的信息。2.準(zhǔn)確性原則：宣傳資料所傳達(dá)的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與公司實(shí)際情況相符，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。3.規(guī)范性原則：宣傳資料的格式、排版、字體、顏色等應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，遵循公司品牌形象要求。4.時效性原則：宣傳資料應(yīng)及時更新，確保所反映的公司信息、產(chǎn)品信息、業(yè)務(wù)動態(tài)等為最新內(nèi)容。二、宣傳資料的分類與定義（一）公司簡介類包括公司概況、發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、企業(yè)文化、榮譽(yù)資質(zhì)等方面的宣傳資料，用于向外界介紹公司的基本情況和整體形象。（二）產(chǎn)品宣傳類針對公司各類產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)、優(yōu)勢、功能、使用方法等制作的宣傳資料，如產(chǎn)品手冊、宣傳單頁、產(chǎn)品視頻等，旨在推廣公司產(chǎn)品，促進(jìn)銷售。（三）活動宣傳類關(guān)于公司舉辦的各類會議、展會、促銷活動、公益活動等的宣傳資料，包括活動海報、邀請函、活動報道等，用于吸引目標(biāo)客戶和合作伙伴參與活動。（四）品牌形象類體現(xiàn)公司品牌標(biāo)識、品牌口號、品牌價值觀等品牌核心元素的宣傳資料，如品牌手冊、品牌形象廣告等，強(qiáng)化公司品牌在市場中的認(rèn)知度和美譽(yù)度。（五）其他宣傳類除上述類別外，公司用于特定項(xiàng)目推廣、客戶關(guān)系維護(hù)、內(nèi)部培訓(xùn)等方面的宣傳資料，如項(xiàng)目宣傳冊、客戶通訊、培訓(xùn)教材等。三、宣傳資料的制作管理（一）制作流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳資料制作申請表》，詳細(xì)說明宣傳資料的類別、用途、內(nèi)容要求、制作數(shù)量、完成時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核審批部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對于涉及公司重要信息、重大項(xiàng)目或需對外發(fā)布的宣傳資料，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.內(nèi)容策劃經(jīng)審批通過后，由申請部門會同市場營銷部門、品牌管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行宣傳資料的內(nèi)容策劃。明確宣傳重點(diǎn)、核心信息、表現(xiàn)形式等，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、有吸引力且符合公司品牌形象。4.設(shè)計制作根據(jù)內(nèi)容策劃方案，由公司指定的設(shè)計團(tuán)隊或委托專業(yè)設(shè)計機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳資料的設(shè)計制作。設(shè)計過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保設(shè)計風(fēng)格、排版格式等符合要求。設(shè)計初稿完成后，提交申請部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至最終定稿。5.校對審核宣傳資料設(shè)計定稿后，由申請部門負(fù)責(zé)組織校對工作，確保文字內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，圖片、圖表清晰完整，排版格式規(guī)范統(tǒng)一。校對完成后，再次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審核，審核通過后方可進(jìn)行印刷或發(fā)布。（二）內(nèi)容要求1.宣傳資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確地反映公司的實(shí)際情況，不得夸大或虛假宣傳。2.突出公司核心業(yè)務(wù)、產(chǎn)品優(yōu)勢、品牌特色等關(guān)鍵信息，語言簡潔明了，通俗易懂，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯。3.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、歧視性、誤導(dǎo)性或侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容。4.涉及公司重要信息、數(shù)據(jù)、政策等內(nèi)容，應(yīng)確保來源可靠，并經(jīng)過相關(guān)部門審核確認(rèn)。（三）格式規(guī)范1.宣傳資料的格式應(yīng)根據(jù)不同類別和用途進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。一般情況下，公司簡介類宣傳資料采用A4紙大小，產(chǎn)品宣傳類可根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的尺寸，活動宣傳類宣傳資料應(yīng)符合活動現(xiàn)場布置和傳播要求。2.文字排版應(yīng)整齊、清晰，段落間距適中，字體字號統(tǒng)一。標(biāo)題、正文、副標(biāo)題等應(yīng)使用不同的字體和字號進(jìn)行區(qū)分，以增強(qiáng)層次感和可讀性。3.圖片、圖表應(yīng)清晰、高質(zhì)量，與文字內(nèi)容緊密配合，起到輔助說明和增強(qiáng)視覺效果的作用。圖片應(yīng)注明來源，確保無版權(quán)問題。4.宣傳資料的頁碼編排應(yīng)規(guī)范有序，便于閱讀和存檔。（四）制作預(yù)算宣傳資料的制作費(fèi)用應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理。在制作申請表中，應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算，包括設(shè)計費(fèi)用、印刷費(fèi)用、拍攝費(fèi)用、模特費(fèi)用等。經(jīng)審核審批通過后，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用報銷和支付。四、宣傳資料的使用管理（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，在辦公區(qū)域、會議活動、培訓(xùn)交流等場景中使用公司宣傳資料，用于向員工介紹公司情況、推廣產(chǎn)品業(yè)務(wù)、分享公司信息等。2.市場營銷部門、銷售團(tuán)隊等相關(guān)人員可在對外業(yè)務(wù)拓展、客戶拜訪、市場推廣活動等過程中使用宣傳資料，向潛在客戶、合作伙伴等展示公司形象和產(chǎn)品服務(wù)。3.公司舉辦的各類會議、展會、活動現(xiàn)場等，可按照活動策劃方案使用相應(yīng)的宣傳資料進(jìn)行現(xiàn)場布置、資料發(fā)放等。（二）使用審批1.公司內(nèi)部人員使用宣傳資料，應(yīng)填寫《宣傳資料使用申請表》，注明使用部門、使用目的、使用數(shù)量、預(yù)計歸還時間等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.如需將宣傳資料帶出公司用于對外活動或其他特殊用途，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.對于涉及重要客戶、重大項(xiàng)目或特定區(qū)域的宣傳資料使用，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行專項(xiàng)審批，確保使用過程的安全性和可控性。（三）使用規(guī)范1.宣傳資料的使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。2.在使用宣傳資料過程中，應(yīng)妥善保管，避免丟失、損壞或污損。如有遺失，應(yīng)及時報告并說明情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.不得對宣傳資料進(jìn)行擅自修改、添加、刪除或偽造等行為，確保宣傳資料的原始內(nèi)容和格式保持不變。4.在對外發(fā)放宣傳資料時，應(yīng)注意發(fā)放對象的針對性和合理性，確保宣傳資料能夠有效傳達(dá)給目標(biāo)客戶和受眾。同時，應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等信息。（四）回收與銷毀1.使用完畢的宣傳資料，如不再需要繼續(xù)留存，應(yīng)及時歸還至公司指定的資料管理部門。資料管理部門應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)核對，確認(rèn)無誤后辦理回收手續(xù)。2.對于因時效性、保密性等原因需要銷毀的宣傳資料，應(yīng)由資料管理部門填寫《宣傳資料銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀資料清單等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)審核通過后，按照公司規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行集中銷毀，確保銷毀過程可追溯、可監(jiān)督。3.在銷毀宣傳資料時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行處理，如粉碎、焚燒等，防止信息泄露。同時，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式等信息，并存檔備查。五、宣傳資料的發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.市場營銷部門或相關(guān)活動組織部門根據(jù)活動策劃和業(yè)務(wù)需求，制定宣傳資料發(fā)放計劃，明確發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放地點(diǎn)等信息。2.根據(jù)發(fā)放計劃，準(zhǔn)備好相應(yīng)的宣傳資料，并填寫《宣傳資料發(fā)放登記表》。登記表應(yīng)詳細(xì)記錄宣傳資料的名稱、版本、數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放人等信息。3.在發(fā)放宣傳資料時，發(fā)放人員應(yīng)按照發(fā)放計劃進(jìn)行發(fā)放，并要求領(lǐng)取人在《宣傳資料發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。對于批量發(fā)放的情況，可指定專人負(fù)責(zé)簽收，并做好簽收記錄。4.發(fā)放過程中，如遇領(lǐng)取人不在場或其他特殊情況，發(fā)放人員應(yīng)妥善保管宣傳資料，并及時與領(lǐng)取人取得聯(lián)系，確保宣傳資料能夠準(zhǔn)確無誤地發(fā)放到指定對象手中。（二）發(fā)放對象管理1.明確宣傳資料的發(fā)放對象范圍，主要包括潛在客戶、合作伙伴、行業(yè)媒體、政府部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)和個人。在確定發(fā)放對象時，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場定位，進(jìn)行有針對性的篩選和確定。2.對于重要客戶、核心合作伙伴等重點(diǎn)發(fā)放對象，可根據(jù)其需求和合作情況，提供個性化的宣傳資料或定制化的服務(wù)。3.建立發(fā)放對象信息管理檔案，記錄發(fā)放對象的基本信息、聯(lián)系方式、接收宣傳資料的歷史記錄等內(nèi)容。通過對發(fā)放對象信息的分析和管理，不斷優(yōu)化發(fā)放策略，提高宣傳資料的發(fā)放效果。（三）發(fā)放記錄與統(tǒng)計1.發(fā)放人員應(yīng)及時更新《宣傳資料發(fā)放登記表》，確保記錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。發(fā)放登記表應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為宣傳資料發(fā)放管理的重要依據(jù)。2.市場營銷部門或相關(guān)統(tǒng)計部門應(yīng)定期對宣傳資料的發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，包括發(fā)放數(shù)量、發(fā)放對象分布、發(fā)放效果評估等方面。通過統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)宣傳資料的制作和發(fā)放提供參考依據(jù)。3.根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)宣傳資料發(fā)放數(shù)量不足或發(fā)放對象覆蓋不全面等問題，應(yīng)及時調(diào)整發(fā)放計劃，確保宣傳資料能夠有效地傳達(dá)給目標(biāo)客戶和受眾。六、宣傳資料的存檔管理（一）存檔范圍1.公司各類宣傳資料的設(shè)計原稿、校對稿、印刷成品等均應(yīng)進(jìn)行存檔。包括但不限于公司簡介、產(chǎn)品手冊、宣傳單頁、海報、活動資料、品牌形象宣傳資料等。2.與宣傳資料制作、使用、發(fā)放相關(guān)的各類文件和記錄，如申請表、審批文件、發(fā)放登記表、回收銷毀記錄等，也應(yīng)一并存檔。（二）存檔方式1.采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。電子文檔應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，便于查找和管理。紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、版本號、存檔日期等信息，存放在專門的檔案柜中。2.對于重要的宣傳資料或具有長期保存價值的資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限1.宣傳資料的存檔期限應(yīng)根據(jù)其重要性、時效性和使用頻率等因素進(jìn)行確定。一般情況下，公司簡介、品牌形象類宣傳資料等應(yīng)長期存檔；產(chǎn)品宣傳類、活動宣傳類等資料可根據(jù)其有效期或業(yè)務(wù)需求，存檔35年。2.與宣傳資料制作、使用、發(fā)放相關(guān)的文件和記錄，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的存檔期限進(jìn)行保存，確保在需要時能夠提供查閱和追溯。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱宣傳資料存檔文件時，應(yīng)填寫《宣傳資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱資料清單等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批通過后，可在資料管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.如需借閱宣傳資料存檔文件，應(yīng)填寫《宣傳資料借閱申請表》，注明借閱原因、借閱資料清單、預(yù)計歸還時間等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。對于涉及公司機(jī)密或重要信息的宣傳資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的宣傳資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非審批用途。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還所借閱的資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立宣傳資料管理監(jiān)督小組，由市場營銷部門、品牌管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對公司宣傳資料的制作、使用、發(fā)放及存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)宣傳資料管理工作，并配合監(jiān)督小組的監(jiān)督檢查工作。對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容1.宣傳資料的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，是否存在虛假、誤導(dǎo)性或侵權(quán)信息。2.宣傳資料的制作流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定進(jìn)行審核審批、校對審核等環(huán)節(jié)。3.宣傳資料的使用和發(fā)放是否符合審批要求，是否存在擅自擴(kuò)大使用范圍、違規(guī)發(fā)放等情況。4.宣傳資料的存檔管理是否規(guī)范，存檔文件是否完整、準(zhǔn)確，查閱和借閱手續(xù)是否齊全。