PAGE疫情檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)疫情防控工作，規(guī)范疫情檔案管理，確保疫情期間各類(lèi)文件、資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在疫情防控期間形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映疫情防控工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理疫情防控過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保無(wú)遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理工作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善疫情檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門(mén)做好疫情檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)疫情檔案的集中保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)疫情檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)疫情防控工作中形成檔案的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。三、疫情檔案的收集與整理（一）收集范圍1.疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)工作部署文件。2.疫情防控工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。3.人員排查、健康監(jiān)測(cè)、核酸檢測(cè)等相關(guān)記錄。4.防疫物資采購(gòu)、儲(chǔ)備、發(fā)放記錄。5.疫情防控宣傳資料、培訓(xùn)記錄。6.疫情期間各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。7.與疫情防控相關(guān)的合同、協(xié)議。8.疫情防控工作中的照片、視頻、音頻等資料。9.其他與疫情防控工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在疫情防控工作結(jié)束后及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照疫情防控工作的不同類(lèi)別，如綜合管理、人員管理、物資管理、疫情監(jiān)測(cè)等進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢(xún)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、疫情檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.各部門(mén)整理好的疫情檔案，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，符合要求的予以接收歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、視頻、音頻等特殊載體檔案：應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其質(zhì)量和可讀性。五、疫情檔案的保管期限（一）永久保管1.疫情防控工作中具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件、資料，如疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、重大決策文件等。2.涉及公司/組織重大利益、具有法律意義的文件，如與疫情防控相關(guān)的合同、協(xié)議等。（二）定期保管1.保管期限為[X]年的檔案，主要包括疫情防控工作中的一般性文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。2.保管期限為[X]年的檔案，如疫情期間的臨時(shí)性通知、一般性工作記錄等。（三）鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等。六、疫情檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱疫情檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及疫情防控工作的外部單位或人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用范圍疫情檔案主要用于公司/組織內(nèi)部的疫情防控工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析、工作決策參考等。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得將檔案提供給外部單位或個(gè)人用于商業(yè)目的或其他非工作用途。七、疫情檔案的保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全疫情檔案保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及疫情防控工作中的敏感信息、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）保密教育公司/組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，確保疫情檔案的安全。八、疫情檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立疫情檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)疫情檔案的電子化錄入，包括文件題名、日期、內(nèi)容摘要等信息。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類(lèi)別等進(jìn)行快速查詢(xún)。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)疫情檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)報(bào)表和數(shù)據(jù)圖表。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)疫情檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采