PAGE規(guī)范宣傳品印制發(fā)放制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳品印制發(fā)放管理，規(guī)范宣傳品的制作、使用和發(fā)放流程，確保宣傳品能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司形象、產(chǎn)品信息和企業(yè)文化，提高宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及宣傳品印制發(fā)放工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則宣傳品的內(nèi)容和形式必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、有害或虛假信息。2.準(zhǔn)確性原則宣傳品應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)公司的核心價(jià)值觀、產(chǎn)品特點(diǎn)、服務(wù)優(yōu)勢(shì)等關(guān)鍵信息，避免出現(xiàn)誤導(dǎo)或錯(cuò)誤表述。3.規(guī)范性原則嚴(yán)格規(guī)范宣傳品的印制流程、發(fā)放程序和使用要求，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，提高工作效率和質(zhì)量。4.節(jié)約性原則在保證宣傳效果的前提下，合理控制宣傳品的印制成本，避免資源浪費(fèi)。二、宣傳品定義與分類（一）定義本制度所稱宣傳品，是指公司為了推廣業(yè)務(wù)、樹(shù)立形象、傳播文化等目的而制作的各類印刷品、電子資料、實(shí)物禮品等。（二）分類1.公司形象宣傳類包括公司宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、企業(yè)宣傳片、形象片等，用于展示公司整體形象、發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、企業(yè)文化等。2.產(chǎn)品推廣類涵蓋產(chǎn)品手冊(cè)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品宣傳單頁(yè)、產(chǎn)品海報(bào)、產(chǎn)品演示文稿等，旨在介紹公司產(chǎn)品的功能、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、使用方法等，促進(jìn)產(chǎn)品銷售。3.活動(dòng)宣傳類如活動(dòng)海報(bào)、邀請(qǐng)函、活動(dòng)宣傳單頁(yè)、活動(dòng)手冊(cè)、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置物料等，用于宣傳公司舉辦的各類會(huì)議、展會(huì)、促銷活動(dòng)、慶典活動(dòng)等。4.禮品類包含帶有公司標(biāo)識(shí)或宣傳信息的禮品，如文化衫、筆記本、筆、鑰匙扣、U盤(pán)、保溫杯等，用于商務(wù)饋贈(zèng)、客戶答謝、員工福利等。5.其他宣傳類如公司簡(jiǎn)介視頻、宣傳音頻、電子賀卡、線上宣傳資料等，以及根據(jù)公司實(shí)際需求制作的其他特殊宣傳品。三、宣傳品印制管理（一）印制申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，如需印制宣傳品，應(yīng)提前填寫(xiě)《宣傳品印制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明宣傳品的名稱、類別、規(guī)格、數(shù)量、用途、內(nèi)容要求、印制時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表應(yīng)附上宣傳品的設(shè)計(jì)初稿或詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明，確保設(shè)計(jì)內(nèi)容符合公司品牌形象和宣傳要求。對(duì)于涉及公司重要信息或重大活動(dòng)的宣傳品，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。（二）設(shè)計(jì)審核1.公司市場(chǎng)部門(mén)或指定的宣傳品管理部門(mén)收到印制申請(qǐng)后，對(duì)宣傳品的設(shè)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括：設(shè)計(jì)風(fēng)格是否符合公司品牌形象，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤、合法合規(guī)，排版是否合理美觀，色彩搭配是否協(xié)調(diào)等。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)內(nèi)容存在問(wèn)題，審核部門(mén)應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)按照要求進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。3.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策或敏感信息的宣傳品，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審核，確保宣傳品的內(nèi)容和形式符合公司整體戰(zhàn)略和形象定位。（三）印制供應(yīng)商選擇1.公司建立宣傳品印制供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等進(jìn)行評(píng)估和篩選，確保合作供應(yīng)商具備良好的專業(yè)能力和服務(wù)水平。2.宣傳品印制原則上應(yīng)從名錄中選擇供應(yīng)商。如需新增供應(yīng)商，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)提前提交供應(yīng)商資質(zhì)證明、報(bào)價(jià)單、樣品等資料，經(jīng)市場(chǎng)部門(mén)或宣傳品管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.與供應(yīng)商簽訂印制合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括印制內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款，確保合同條款清晰、合法有效。（四）印制過(guò)程監(jiān)控1.市場(chǎng)部門(mén)或宣傳品管理部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解宣傳品的印制進(jìn)度，確保按時(shí)完成印制任務(wù)。2.在印制過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改，并跟蹤整改情況，直至達(dá)到質(zhì)量要求。3.對(duì)于重要或緊急的宣傳品印制任務(wù)，可安排專人到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)印，確保印制質(zhì)量和進(jìn)度符合要求。（五）印制驗(yàn)收1.宣傳品印制完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求提供印制樣品，申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：宣傳品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、內(nèi)容準(zhǔn)確性、外觀效果等是否符合合同約定。2.驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《宣傳品印制驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至驗(yàn)收通過(guò)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的宣傳品，市場(chǎng)部門(mén)或宣傳品管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并建立宣傳品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息。四、宣傳品發(fā)放管理（一）發(fā)放申請(qǐng)1.各部門(mén)因工作需要領(lǐng)取宣傳品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《宣傳品發(fā)放申請(qǐng)表》，注明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、發(fā)放對(duì)象等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)宣傳品的用途和發(fā)放對(duì)象，明確發(fā)放范圍和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于商務(wù)饋贈(zèng)類宣傳品，應(yīng)按照公司商務(wù)禮儀規(guī)定進(jìn)行發(fā)放；對(duì)于員工福利類宣傳品，應(yīng)根據(jù)員工人數(shù)和相關(guān)政策進(jìn)行分配。（二）發(fā)放審批1.《宣傳品發(fā)放申請(qǐng)表》提交至市場(chǎng)部門(mén)或宣傳品管理部門(mén)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括：申請(qǐng)發(fā)放的宣傳品是否在庫(kù)存范圍內(nèi)，發(fā)放用途是否合理，發(fā)放對(duì)象是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要客戶、重大項(xiàng)目或大量宣傳品發(fā)放的申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行發(fā)放。（三）發(fā)放登記1.宣傳品管理部門(mén)根據(jù)審批后的發(fā)放申請(qǐng)表，進(jìn)行宣傳品發(fā)放登記。登記內(nèi)容包括：發(fā)放日期、發(fā)放部門(mén)、發(fā)放對(duì)象、宣傳品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.建立宣傳品發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳品的發(fā)放情況，以便進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。定期對(duì)發(fā)放臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）發(fā)放方式1.宣傳品的發(fā)放方式主要包括現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取、郵寄、快遞等。對(duì)于數(shù)量較少、領(lǐng)取地點(diǎn)較近的宣傳品，可安排領(lǐng)取人到宣傳品管理部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)??；對(duì)于數(shù)量較多或發(fā)放對(duì)象分布較廣的宣傳品，可采用郵寄或快遞方式發(fā)放。2.在發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)注意宣傳品的包裝和運(yùn)輸安全，避免損壞或丟失。對(duì)于采用郵寄或快遞方式發(fā)放的宣傳品，應(yīng)選擇信譽(yù)良好的快遞公司，并要求提供運(yùn)輸保險(xiǎn)服務(wù)。（五）特殊情況處理1.如因工作需要臨時(shí)增加宣傳品發(fā)放數(shù)量或調(diào)整發(fā)放對(duì)象，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)重新填寫(xiě)《宣傳品發(fā)放申請(qǐng)表》，按照上述發(fā)放申請(qǐng)和審批流程辦理。2.如宣傳品在發(fā)放過(guò)程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)向宣傳品管理部門(mén)報(bào)告。宣傳品管理部門(mén)核實(shí)情況后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或采取其他補(bǔ)救措施。五、宣傳品使用管理（一）使用范圍1.宣傳品僅限公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)、推廣公司形象、宣傳產(chǎn)品服務(wù)等工作中使用，不得擅自將宣傳品用于其他非公司業(yè)務(wù)目的。2.嚴(yán)格控制宣傳品的使用范圍，確保宣傳品能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司信息，避免濫用或浪費(fèi)。對(duì)于涉及公司重要信息或敏感內(nèi)容的宣傳品，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序進(jìn)行使用。（二）使用審批1.各部門(mén)在使用宣傳品前，應(yīng)填寫(xiě)《宣傳品使用申請(qǐng)表》，注明宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用方式、預(yù)計(jì)受眾人數(shù)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)宣傳品的使用性質(zhì)和影響范圍，確定審批權(quán)限。對(duì)于一般性的宣傳品使用申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目或?qū)ν庑麄鞯男麄髌肥褂蒙暾?qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，方可按照申請(qǐng)內(nèi)容使用宣傳品。如在使用過(guò)程中需要調(diào)整使用內(nèi)容或方式，應(yīng)重新提交申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（三）使用監(jiān)督1.市場(chǎng)部門(mén)或宣傳品管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)宣傳品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門(mén)的宣傳品使用情況進(jìn)行抽查，確保宣傳品的使用符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：宣傳品的使用范圍是否合規(guī)，使用方式是否恰當(dāng)，宣傳品上的公司標(biāo)識(shí)、信息等是否完整、準(zhǔn)確，是否存在擅自修改或篡改宣傳品內(nèi)容的情況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)要求使用部門(mén)整改，并跟蹤整改情況。（四）回收與銷毀1.宣傳品使用完畢后，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將剩余的宣傳品退回宣傳品管理部門(mén)。宣傳品管理部門(mén)對(duì)回收的宣傳品進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)于已損壞、過(guò)期或不再使用的宣傳品，宣傳品管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.涉及公司重要信息或機(jī)密內(nèi)容的宣傳品，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行保密處理，防止信息泄露。六、宣傳品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.宣傳品管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)宣傳品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。（二）庫(kù)存預(yù)警1.根據(jù)宣傳品的使用頻率、市場(chǎng)需求、印制周期等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，宣傳品管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門(mén)關(guān)注庫(kù)存情況，并根據(jù)需要及時(shí)申請(qǐng)印制。2.建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，有助于合理控制宣傳品庫(kù)存水平，避免因庫(kù)存不足影響業(yè)務(wù)開(kāi)展，同時(shí)也能防止庫(kù)存積壓造成資源浪費(fèi)。（三）庫(kù)存安全1.宣傳品管理部門(mén)應(yīng)確保宣傳品庫(kù)存的安全，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。庫(kù)存存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.對(duì)庫(kù)存宣傳品進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。定期對(duì)庫(kù)存宣傳品進(jìn)行檢查，及時(shí)清理?yè)p壞、變質(zhì)或過(guò)期的宣傳品，確保庫(kù)存宣傳品的質(zhì)量完好。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或相關(guān)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)宣傳品印制發(fā)放制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括：制度執(zhí)行的規(guī)范性、流程的合規(guī)性、宣傳品的質(zhì)量和使用效果等。2.通過(guò)查閱相關(guān)文件、記錄、報(bào)表，實(shí)地查看宣傳品庫(kù)存、使用情況，訪談相關(guān)人員等方式，全面了解制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將宣傳品印制發(fā)放工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)可包括宣