PAGE出口屏風采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司出口屏風采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保證所采購屏風的質(zhì)量符合出口標準及公司業(yè)務需求，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有出口屏風采購項目，包括但不限于屏風的選型、供應商選擇、采購流程、合同簽訂、驗收及付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、工藝精湛、符合出口品質(zhì)要求的屏風供應商及產(chǎn)品。3.效益原則：在保證質(zhì)量和滿足業(yè)務需求的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。二、采購需求管理（一）需求提出1.各業(yè)務部門根據(jù)出口訂單要求、客戶需求及公司實際業(yè)務發(fā)展需要，提前向采購部門提交出口屏風采購需求申請。需求申請應明確屏風的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、工藝要求、交貨時間等詳細信息。2.若因業(yè)務變更需要調(diào)整采購需求，業(yè)務部門應及時通知采購部門，并提交變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容及對采購進度的影響等。（二）需求審核1.采購部門收到業(yè)務部門的采購需求申請后，應會同技術部門、質(zhì)量控制部門等相關部門對需求進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、可行性、與公司現(xiàn)有產(chǎn)品及業(yè)務的匹配性等。2.對于復雜或特殊要求的屏風采購需求，采購部門應組織相關部門召開專題會議進行討論，確保需求明確、準確，避免后期因需求不清導致的采購失誤。3.經(jīng)審核通過的采購需求申請，由采購部門負責人簽字確認后，作為后續(xù)采購工作的依據(jù)。三、供應商管理（一）供應商篩選1.采購部門應通過多種渠道廣泛收集屏風供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、客戶反饋等。2.根據(jù)公司采購需求及供應商篩選標準，對潛在供應商進行初步篩選。篩選標準應包括供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、售后服務、企業(yè)信譽等方面。3.對于初步篩選合格的供應商，采購部門應進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)車間、質(zhì)量管理體系、研發(fā)能力、原材料供應情況等，確保供應商具備滿足公司出口屏風采購需求的能力和條件。（二）供應商評估與準入1.采購部門會同技術部門、質(zhì)量控制部門等相關部門對實地考察后的供應商進行綜合評估。評估方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場打分、數(shù)據(jù)分析等多種形式，對供應商的各項指標進行量化評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應商評估檔案，記錄供應商的基本信息、評估指標得分、評估意見等。對于評估合格且符合公司供應商準入標準的供應商，納入公司合格供應商名錄。3.公司定期對合格供應商名錄進行更新，對于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，及時進行評估并視情況調(diào)整其在合格供應商名錄中的狀態(tài)，直至取消其準入資格。（三）供應商考核與激勵1.采購部門應建立供應商考核機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面進行考核?？己酥芷诳筛鶕?jù)實際情況設定為季度、半年或年度。2.考核方式可采用供應商自評、采購部門評價、質(zhì)量控制部門抽檢、客戶反饋等相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀、公正。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予相應的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先合作項目、給予價格優(yōu)惠等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改直至取消合作資格等處理。四、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求申請及公司庫存情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、交貨時間、采購預算等信息。2.采購計劃應與公司生產(chǎn)計劃、銷售計劃等相協(xié)調(diào)，確保采購活動能夠滿足公司業(yè)務運營的整體需求。同時，采購計劃應預留一定的彈性空間，以應對可能出現(xiàn)的需求變更或突發(fā)情況。（二）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款，確保雙方權利義務清晰明確。2.在下達采購訂單前，采購部門應與供應商就訂單條款進行充分溝通確認，確保供應商理解并接受訂單要求。對于重要或金額較大的采購訂單，應簽訂書面合同，以保障雙方權益。（三）采購合同簽訂1.采購合同應按照《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)的要求簽訂，明確雙方的權利義務、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等主要條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應會同法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、風險可控。對于涉及知識產(chǎn)權、保密條款等特殊內(nèi)容的合同，應重點審核相關條款的完整性和準確性。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、質(zhì)量控制部門、物流部門等，以便各部門按照合同要求履行各自職責。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，采購部門應及時采取措施解決，保障公司利益。2.采購部門應定期向相關部門匯報采購進展情況，如采購訂單的執(zhí)行狀態(tài)、預計到貨時間、質(zhì)量檢驗情況等，以便各部門及時掌握采購動態(tài)，做好相應的準備工作。3.在采購執(zhí)行過程中，如因市場變化、供應商原因等需要變更采購訂單或合同條款，采購部門應按照規(guī)定的流程進行審批，并及時與供應商協(xié)商達成一致意見。（五）到貨驗收1.屏風到貨前，采購部門應通知質(zhì)量控制部門、物流部門等相關部門做好驗收準備工作。質(zhì)量控制部門應制定詳細的驗收標準和流程，明確驗收項目、驗收方法及驗收人員職責等。2.屏風到貨后，由質(zhì)量控制部門按照驗收標準和流程進行驗收。驗收內(nèi)容包括屏風的外觀質(zhì)量、尺寸規(guī)格、材質(zhì)、工藝、功能等方面。對于驗收合格的屏風，質(zhì)量控制部門應出具驗收報告；對于驗收不合格的屏風，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并要求供應商簽字確認。采購部門應跟蹤問題處理情況，確保問題得到妥善解決，不影響公司出口業(yè)務的正常開展。（六）付款管理1.采購付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行。財務部門負責審核采購付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.采購部門應在屏風驗收合格后，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關憑證。3.財務部門審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應嚴格控制預付款比例和金額，確保資金安全。五、采購風險管理與內(nèi)部控制（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對出口屏風采購過程中的風險進行識別和評估，包括但不限于市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.風險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等多種方式進行，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。對于識別出的風險，應建立風險清單，并進行分類管理。（二）風險應對措施1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過加強市場調(diào)研、優(yōu)化采購計劃、與供應商建立長期合作關系等方式降低風險；對于供應商風險，可通過嚴格供應商篩選、考核與管理、增加備用供應商等措施加以防范；對于質(zhì)量風險，應加強質(zhì)量檢驗與控制、要求供應商提供質(zhì)量保證措施等；對于合同風險，應加強合同審核與管理工作，確保合同條款合法合規(guī)、風險可控；對于付款風險，應嚴格付款審批流程，加強財務監(jiān)督等。2.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)潛在風險可能影響采購目標的實現(xiàn)，采購部門應及時采取應對措施，并向公司管理層匯報。同時，應跟蹤風險應對措施的實施效果，及時調(diào)整優(yōu)化應對策略。（三）內(nèi)部控制1.建立健全采購內(nèi)部控制制度，明確采購各環(huán)節(jié)的職責分工、操作流程和審批權限，確保采購活動規(guī)范有序進行。2.加強采購過程中的內(nèi)部審計與監(jiān)督，定期對采購項目進行審計檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防范采購舞弊行為的發(fā)生。3.強化采購人員的職業(yè)道德教育和培訓，提高采購人員的業(yè)務素質(zhì)和風險意識，確保采購人員廉潔自律、依法依規(guī)開展采購工作。六、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應收集、整理與出口屏風采購相關的各類信息，包括供應商信息、產(chǎn)品信息、市場價格信息、采購合同信息、驗收報告信息等。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類存儲，以便查詢和使用。同時，應定期對采購信息進行更新維護，確保信息的準確性和時效性。（二）信息共享與溝通1.在公司內(nèi)部建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與業(yè)務部門、技術部門、質(zhì)量控制部門、財務部門等相關部門之間的信息共享與溝通。各部門可通過共享平臺及時獲取采購相關信息，協(xié)同開展工作。2.采購部門應定期向公司管理層