PAGE代辦代買制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司內部代辦代買行為，明確相關流程、責任與要求，確保代辦代買工作的順利開展，保障公司及員工的合法權益，維護公司正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過程中涉及的代辦代買業(yè)務，包括但不限于辦公用品采購、公務活動物品購置、員工福利物品代購等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：代辦代買行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保交易的合法性與合規(guī)性。2.公正透明原則：業(yè)務流程應公開透明，確保所有參與人員了解操作規(guī)范，避免暗箱操作，保障各方權益。3.職責明確原則：明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責，避免職責不清導致的工作失誤或推諉現(xiàn)象。4.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，合理控制代辦代買成本，提高資金使用效益。二、代辦代買業(yè)務流程（一）需求提出1.部門需求：各部門根據(jù)工作需要，填寫代辦代買申請表，詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.員工個人需求：員工因工作需要代購物品，需填寫個人代辦代買申請表，經所在部門負責人審核同意后提交。（二）審批流程1.初審：申請表提交至行政部門后，行政人員對申請內容進行初步審核，檢查信息是否完整、合理，以及是否符合公司相關規(guī)定。對于不符合要求的申請，及時與申請人溝通并要求補充或修正。2.審批：初審通過后，申請表根據(jù)金額大小分別提交至不同層級領導審批。一般情況下，金額較小的申請由部門分管領導審批；金額較大的申請需經總經理審批。審批通過后，申請表返回行政部門。（三）采購實施1.供應商選擇：行政部門根據(jù)審批通過的申請表，按照公司采購管理規(guī)定，選擇合適的供應商進行采購。優(yōu)先選擇與公司長期合作、信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。在選擇新供應商時，需對其資質、信譽、產品質量等進行嚴格考察，并形成考察報告。2.采購方式：根據(jù)物品的性質、采購金額及市場情況，可采用招標采購、詢價采購、競爭性談判等方式進行采購。對于標準化程度高、市場價格透明的物品，可采用詢價采購方式；對于金額較大、技術復雜的項目，應采用招標采購方式；對于一些特殊情況，可采用競爭性談判方式確定供應商。3.采購合同簽訂：與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂前，需經公司法務部門審核，確保合同合法有效。（四）驗收與入庫1.驗收標準：采購物品到貨后，由行政部門組織相關人員按照采購合同約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、外觀、質量等方面。對于重要物品或技術要求較高的物品，可邀請專業(yè)技術人員參與驗收。2.驗收記錄：驗收人員應填寫驗收記錄，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量狀況等信息。驗收合格的物品，驗收人員簽字確認；驗收不合格的物品，應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如要求換貨、退貨或降價處理等，并做好記錄。3.入庫管理：驗收合格的物品辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照物品類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，記錄物品的出入庫情況。倉庫管理人員應定期對庫存物品進行盤點，確保賬物相符。（五）費用結算1.結算依據(jù)：采購物品的費用結算以采購合同、驗收記錄及發(fā)票為依據(jù)。發(fā)票應真實、合法、有效，內容與采購合同及實際采購情況相符。2.結算流程：行政部門根據(jù)驗收合格的發(fā)票及相關憑證，填寫費用報銷單，按照公司財務報銷流程進行審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應商。三、代辦代買人員職責（一）申請人員職責1.準確填寫代辦代買申請表，提供詳細、真實的需求信息，確保申請內容符合工作實際需要。2.配合行政部門及相關人員進行需求確認、供應商選擇、采購過程跟蹤等工作，及時提供必要的協(xié)助與信息。3.對采購物品的質量、規(guī)格等進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋行政部門，并協(xié)助處理。（二）行政人員職責1.負責代辦代買業(yè)務的日常管理工作，包括申請表的接收、審核、流轉，供應商的選擇、管理與溝通，采購合同的簽訂與執(zhí)行跟蹤等。2.按照公司采購管理規(guī)定和審批流程，組織實施采購工作，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明。3.協(xié)調相關部門及人員進行物品驗收、入庫管理等工作，及時處理采購過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對代辦代買業(yè)務進行統(tǒng)計分析，總結經驗教訓，提出改進建議，不斷完善工作流程與制度。（三）審批人員職責1.認真審核代辦代買申請表，根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，做出合理的審批決策。2.對采購項目的必要性、可行性、資金預算等進行把關，確保代辦代買業(yè)務符合公司整體利益與發(fā)展戰(zhàn)略。（四）財務人員職責1.負責審核采購發(fā)票及相關報銷憑證的真實性、合法性、完整性，按照公司財務制度辦理費用結算手續(xù)。2.對代辦代買業(yè)務的費用支出進行核算與監(jiān)督，定期進行財務分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。四、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門定期對代辦代買業(yè)務進行審計檢查，重點審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、費用支出的合理性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門及人員進行整改。2.行政部門定期對代辦代買業(yè)務進行自查自糾，檢查工作流程是否順暢、各環(huán)節(jié)職責是否履行到位、采購物品質量及庫存管理是否規(guī)范等。針對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并形成自查報告提交公司管理層。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供代辦代買業(yè)務的相關資料與信息。對于政府部門提出的問題與建議，及時進行整改落實。2.主動接受社會公眾的監(jiān)督，通過公司網站、公告欄等渠道公開代辦代買業(yè)務的相關信息，包括采購項目、供應商選擇、采購結果等，接受員工及社會各界的監(jiān)督與評價。對于公眾反映的問題，及時進行調查處理，并將處理結果向公眾反饋。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.申請人員提供虛假需求信息，騙取公司資金或物品。2.行政人員在采購過程中違反采購管理規(guī)定，如擅自選擇供應商、泄露采購信息、收受供應商賄賂等。3.審批人員違規(guī)審批代辦代買申請，導致公司利益受損。4.財務人員在費用結算過程中違規(guī)操作，如虛報費用、截留資金等。5.其他違反本制度規(guī)定及相關法律法規(guī)的行為。（二）處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，責令其立即改正違規(guī)行為，并在公司內部進行通報批評。2.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度及造成的損失大小，對違規(guī)人員處以一定金額的罰款。罰款金額從個人工資中扣除。3.降職或免職：對于違規(guī)情節(jié)嚴重、給公司造成較大損失的人員，給予降職或免職處理，并取消其當年的評優(yōu)評先資格。4.法律責任追究：對于違反法律法規(guī)的行為，依法追究相關人員的法律責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。在執(zhí)行過程中