PAGE行政辦公室用章規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司行政辦公室印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政辦公室各類印章的使用與管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)、真實有效。2.安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用或濫用，確保印章信息安全。3.責(zé)任明確原則：明確印章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，對印章使用不當(dāng)造成的后果追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章的種類及用途（一）公司公章1.代表公司對外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。2.用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、報表、證明等的簽署。（二）合同專用章1.專門用于簽訂公司各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)合同等。2.明確合同的法律效力和責(zé)任主體。（三）財務(wù)專用章1.用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。2.是公司財務(wù)管理的重要印鑒。（四）法定代表人章1.在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)。2.如辦理銀行開戶、銷戶、預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)時使用。三、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專用章由行政辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管。2.財務(wù)專用章由公司財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。3.法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管、雙人開鎖制度。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章不受損壞、遺失或被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。3.印章保管人員不得擅自將印章帶出公司辦公區(qū)域，確因工作需要帶出的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，且必須由保管人員親自攜帶，不得交予他人代管。4.節(jié)假日期間，印章應(yīng)封存保管，如需使用，須按規(guī)定辦理緊急用章手續(xù)。四、印章的使用流程（一）申請1.用章申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間、用章部門等信息。2.申請事項需明確、具體，涉及合同、協(xié)議等重要文件的，應(yīng)附上相關(guān)文件的草稿或復(fù)印件。（二）審批1.《印章使用申請表》經(jīng)用章申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)用章事項的真實性、必要性和合規(guī)性。2.涉及公司重大決策、重要合同、大額資金往來等事項的用章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批簽字。（三）用章登記1.經(jīng)審批同意用章后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章日期、用章申請人、用章事項、用章文件名稱及份數(shù)、審批人等信息。2.登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便日后查閱和追溯。（四）用章1.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見，在用章文件規(guī)定的位置加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整。2.加蓋印章后，應(yīng)仔細(xì)核對用章文件內(nèi)容與審批意見是否一致，如有不符，應(yīng)立即停止用章，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。（五）用章文件存檔1.用章完畢后，印章保管人員應(yīng)將用章文件原件或復(fù)印件留存歸檔，與《印章使用申請表》、《印章使用登記簿》等一并妥善保管。2.存檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，以便于查詢和使用。五、特殊情況用章規(guī)定（一）緊急用章1.因突發(fā)事件、緊急業(yè)務(wù)等特殊情況需要立即用章的，用章申請人可通過電話、郵件等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)口頭批準(zhǔn)后，可先行用章，但事后必須及時補辦書面審批手續(xù)。2.印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上注明緊急用章原因及批準(zhǔn)方式，并在補辦書面審批手續(xù)后，將相關(guān)材料補充完整。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公司印章的，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照以下流程辦理：用章申請人填寫《異地用章申請表》，詳細(xì)說明異地用章的原因、用章事項、用章時間、預(yù)計返回時間等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批簽字后，將申請表傳真或郵寄至行政辦公室。行政辦公室收到申請表后，通知印章保管人員按照審批意見進(jìn)行用章，并將用章情況及時反饋給用章申請人。2.異地用章期間，印章保管人員應(yīng)與用章申請人保持密切聯(lián)系，確保印章使用安全、規(guī)范。用章完畢后，印章應(yīng)及時返回公司。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政辦公室提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)及時將印章封存，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期和原因。（二）銷毀1.對于已停用的印章，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政辦公室會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由行政辦公室、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保印章銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政辦公室負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合本制度規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、用章文件存檔情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、工商行政管理部門、稅務(wù)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供印章使用相關(guān)資料。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真整改落實，不斷完善印章管理制度。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因印章保管不善、使用不當(dāng)、違規(guī)用章等原因，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.如因用章申請人提供虛假信息、隱瞞重要事實等導(dǎo)致用章錯誤的，由用章申請人承擔(dān)全部責(zé)任。（二）追究方式1.對于違反本制度規(guī)定的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)用章行為給公司造成重大經(jīng)濟損失