PAGE使用規(guī)范合同文本制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同文本的使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：通過(guò)規(guī)范合同文本的使用，有效識(shí)別、評(píng)估和控制合同風(fēng)險(xiǎn)。3.統(tǒng)一規(guī)范原則：合同文本應(yīng)遵循公司統(tǒng)一的格式、內(nèi)容和審批流程。4.高效實(shí)用原則：在確保合同合法合規(guī)的前提下，提高合同簽訂和履行的效率，滿足業(yè)務(wù)實(shí)際需求。二、合同文本的制定與修訂（一）制定主體1.公司法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)牽頭制定常用合同文本模板。2.涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同文本，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門會(huì)同法律事務(wù)部門共同制定。（二）制定依據(jù)1.國(guó)家法律法規(guī)、政策文件及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理要求及實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。3.對(duì)市場(chǎng)上同類合同文本的研究和借鑒。（三）制定流程1.需求調(diào)研：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提出合同文本制定需求，明確合同適用場(chǎng)景、主要條款等內(nèi)容。2.初稿起草：法律事務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，起草合同文本初稿。3.內(nèi)部評(píng)審：合同文本初稿完成后，組織相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、合理性以及對(duì)公司權(quán)益的保護(hù)等方面。參與評(píng)審的部門應(yīng)提出明確的修改意見(jiàn)和建議。4.修改完善：根據(jù)內(nèi)部評(píng)審意見(jiàn)，對(duì)合同文本初稿進(jìn)行修改完善，形成送審稿。5.審核批準(zhǔn)：送審稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。審核批準(zhǔn)通過(guò)后的合同文本作為公司規(guī)范合同文本正式發(fā)布實(shí)施。（四）修訂程序1.定期評(píng)估：法律事務(wù)部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門定期對(duì)已發(fā)布的合同文本進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、實(shí)際執(zhí)行情況等因素，確定是否需要修訂。2.修訂申請(qǐng)：如確需修訂，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或法律事務(wù)部門提出修訂申請(qǐng)，說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容及對(duì)業(yè)務(wù)的影響等。3.修訂流程：參照合同文本制定流程進(jìn)行修訂，確保修訂后的合同文本符合要求。三、合同文本的使用（一）文本選用1.公司各部門在簽訂合同前，應(yīng)首先選用公司統(tǒng)一發(fā)布的規(guī)范合同文本。2.對(duì)于特殊業(yè)務(wù)或特定交易場(chǎng)景，若公司現(xiàn)有合同文本無(wú)法完全適用，可在法律事務(wù)部門的指導(dǎo)下，對(duì)合同文本進(jìn)行必要的補(bǔ)充、修改，但不得違反法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。（二）填寫(xiě)要求1.合同文本中的各項(xiàng)條款應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確、清晰，不得有空缺、模糊或歧義之處。2.涉及金額、數(shù)量、期限等關(guān)鍵條款的填寫(xiě)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，如有變動(dòng)，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽署書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。3.合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息應(yīng)填寫(xiě)全稱及準(zhǔn)確地址，確保能夠有效送達(dá)相關(guān)文件。（三）審批流程1.合同承辦部門負(fù)責(zé)填寫(xiě)合同審批表，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同的必要性、可行性、合理性等進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。審核通過(guò)后，提交法律事務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。3.法律事務(wù)部門對(duì)合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。審查通過(guò)后，出具審查意見(jiàn)。4.合同審批表連同合同文本一并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況、法律審查意見(jiàn)等進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后的合同方可正式簽訂。（四）簽訂蓋章1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，確保雙方對(duì)合同條款達(dá)成一致意見(jiàn)。2.合同應(yīng)采用書(shū)面形式簽訂，并由雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認(rèn)。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。3.合同簽訂后，按照公司印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章。蓋章應(yīng)確保合同文本與蓋章頁(yè)內(nèi)容一致，不得出現(xiàn)錯(cuò)蓋、漏蓋等情況。四、合同文本的保管與存檔（一）保管責(zé)任1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同文本的收集、整理和初步保管工作。應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同文本的管理，確保合同文本的安全、完整。2.法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查和監(jiān)督，并參與合同文本的存檔管理工作。（二）存檔要求1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本原件及相關(guān)附件整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同審批表、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件等與合同有關(guān)的全部文件。2.合同存檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的規(guī)范性和完整性。3.合同電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步存檔，并按照公司電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，便于查詢和使用。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文本的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。2.因特殊原因需要借閱合同文本的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管合同文本，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同文本的使用情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行過(guò)程中是否遵守本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作等問(wèn)題。2.法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同簽訂、履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）檢查內(nèi)容1.合同文本的選用是否符合公司規(guī)定，是否存在擅自使用非規(guī)范合同文本的情況。2.合同填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，審批流程是否合規(guī)，簽字蓋章是否齊全。3.合同履行情況是否與合同約定一致，是否存在違約行為及糾紛處理情況。4.合同文本的保管與存檔是否符合要求，查閱與借閱手續(xù)是否完備。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門或法律事務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及