PAGE公章管理制度誰來規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司。公司所有涉及公章使用的部門和人員均須遵守本制度。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等具有法律效力的印章。2.使用部門：指因工作需要申請使用公章的公司內(nèi)部各部門。3.保管人：指負責(zé)保管公章的具體人員。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義出具的各類文件、函件、證明、介紹信等，如公司對外報送的報表、報告、申請、聲明等。2.簽署公司對外簽訂的合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.其他經(jīng)公司管理層批準需要加蓋公章的事項。（二）法定代表人章1.用于特定文件或合同中法定代表人的簽字確認，如一些需要法定代表人親自簽署但不便使用手寫簽名的情況。2.在辦理銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更等涉及法定代表人授權(quán)的銀行業(yè)務(wù)時使用。（三）合同專用章專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務(wù)文件，以明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的法律效力。（四）財務(wù)專用章1.用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表等的簽章，如財務(wù)報表、發(fā)票、收據(jù)、支票等。2.在辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、繳納稅款等財務(wù)事項時使用。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章的刻制須經(jīng)公司法定代表人批準，由行政部門統(tǒng)一辦理。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。2.刻制公章時，行政部門應(yīng)向印章制作單位提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并留存印章制作單位的聯(lián)系方式及刻制印章的相關(guān)記錄。3.新刻制的公章應(yīng)在公安機關(guān)備案，備案所需資料及流程由行政部門負責(zé)辦理。（二）啟用1.新公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并組織進行公章啟用儀式。2.啟用儀式上，應(yīng)明確公章的使用范圍、保管責(zé)任人和使用流程等相關(guān)事項，并由行政部門負責(zé)人宣布公章正式啟用。3.行政部門應(yīng)將新公章啟用的時間、印章樣式等信息在公司內(nèi)部進行公示，確保全體員工知曉。四、公章的保管（一）保管原則1.實行專人保管制度，每枚公章應(yīng)指定一名保管人負責(zé)日常保管工作。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保公章安全。2.公章保管應(yīng)遵循“誰保管、誰負責(zé)”的原則，保管人對公章的安全、完整及正確使用負責(zé)。3.公章保管應(yīng)實行雙人或多人保管制度，重要公章應(yīng)至少由兩人共同保管，以防止公章被盜用或濫用。（二）保管地點1.公司公章應(yīng)妥善保管在公司指定的安全地點，一般為公司保險柜或?qū)ｉT的印章保管室。2.保管地點應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保公章存放環(huán)境安全可靠。（三）保管人職責(zé)1.負責(zé)公章的日常保管工作，確保公章存放安全，防止公章丟失、損壞或被盜用。2.嚴格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批程序辦理公章使用手續(xù)，對不符合規(guī)定的用章申請有權(quán)拒絕。3.對每次公章使用情況進行詳細登記，記錄用章時間、事由、用章人、批準人等信息，并妥善保管用章登記記錄。4.定期對保管的公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并申請更換。5.在離職或崗位變動時，應(yīng)將保管的公章及相關(guān)資料完整移交給公司指定的接管人員，并辦理交接手續(xù)。五、公章的使用（一）使用流程1.申請：使用部門如需使用公章，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.審批：《公章使用申請表》應(yīng)依次提交至相關(guān)審批人進行審批。審批人應(yīng)根據(jù)用章事項的性質(zhì)、重要程度等進行嚴格審核，確保用章事項符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。一般審批流程如下：一般性文件用章，由部門負責(zé)人審批后，報行政部門負責(zé)人審核，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。涉及合同簽訂、重大事項決策等重要文件用章，需經(jīng)部門負責(zé)人、行政部門負責(zé)人、法務(wù)部門審核后，報公司法定代表人或董事長批準。3.登記：經(jīng)審批同意使用公章后，保管人應(yīng)對用章情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括用章時間、事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章人、批準人等信息。4.用章：保管人應(yīng)在指定地點使用公章，并在用章文件上加蓋清晰、端正的印章。用章過程中，應(yīng)確保印章使用的真實性、合法性和準確性，不得擅自更改用章內(nèi)容或超越審批范圍用章。5.歸還：用章完畢后，用章人應(yīng)及時將用章文件及《公章使用申請表》歸還保管人。保管人應(yīng)對歸還的文件和申請表進行核對，確認無誤后妥善保管。（二）使用要求1.公章使用必須嚴格按照本制度規(guī)定的流程和審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自使用公章。2.用章文件必須內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。3.公章使用應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在文件的空白處。4.嚴禁將公章外借他人使用，如因特殊情況確需外借，必須經(jīng)公司法定代表人或董事長批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，明確借用期限、歸還時間及保管責(zé)任等事項。借用期間應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督公章使用情況，確保公章安全。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或董事長批準后，辦理公章停用手續(xù)。2.行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員公章停用的時間，并收回已發(fā)放的《公章使用申請表》等相關(guān)文件。3.停用的公章應(yīng)妥善保管，防止丟失或誤用。（二）銷毀1.對于停用的公章，行政部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管，保存一定期限后，根據(jù)公司實際情況決定是否銷毀。2.如需銷毀公章，行政部門應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細注明銷毀公章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報公司法定代表人或董事長批準。3.銷毀公章時，應(yīng)至少由兩名保管人共同在場監(jiān)督銷毀過程，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復(fù)使用。4.《公章銷毀申請表》和《公章銷毀登記表》應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查公章保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.行政部門應(yīng)加強對公章使用情況的日常監(jiān)督檢查，定期對保管人的用章登記記錄進行核對，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查明原因，并采取相應(yīng)措施進行處理。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合公安機關(guān)、工商行政管理部門等相關(guān)外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供公章管理的相關(guān)資料和信息，接受外部機構(gòu)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.對于外部機構(gòu)提出的整改意見和要求，公司應(yīng)認真落實，及時改進公章管理工作，確保公司公章管理符合法律法規(guī)要求。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用公章的。2.在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章的。3.擅自更改用章內(nèi)容或超越審批范圍用章的。4.將公章外借他人使用未按規(guī)定辦理借用手續(xù)或未指定專人監(jiān)督用章情況的。5.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、損壞或被盜用的。6.其他違反本制度規(guī)定使用公章的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良