PAGE規(guī)范辦公室用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實際需要，合理配備辦公用品，避免浪費。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，鼓勵員工合理使用辦公用品，降低消耗。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，確保辦公用品管理工作規(guī)范、有序。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。3.定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計、分析，提出改進(jìn)建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用和保管工作。2.配合行政部門做好辦公用品的管理工作，及時反饋辦公用品的需求信息。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購費用的報銷。2.對辦公用品的成本進(jìn)行核算和控制。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等辦公自動化設(shè)備。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等辦公家具。（二）辦公文具1.書寫工具：鋼筆、圓珠筆、鉛筆、中性筆等。2.紙制品：打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.裝訂用品：訂書機(jī)、訂書釘、回形針、文件夾等。4.其他文具：膠水、膠帶、剪刀、計算器等。（三）辦公耗材1.墨盒、硒鼓、碳粉、色帶等打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材。2.紙張、墨盒、硒鼓等的具體型號和規(guī)格應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備的要求進(jìn)行配備。（四）其他辦公用品1.清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：手套、口罩、護(hù)目鏡等。3.飲用水、茶葉等。四、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定辦公用品采購計劃，并報行政部門審核。2.行政部門根據(jù)各部門的采購計劃，結(jié)合庫存情況，匯總編制公司辦公用品采購計劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。3.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點將辦公用品送達(dá)公司，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收。（三）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品的規(guī)格、型號、數(shù)量應(yīng)符合采購合同的要求。2.辦公用品的質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，無質(zhì)量問題。3.辦公用品的包裝應(yīng)完好無損，標(biāo)識清晰。（四）采購報銷1.采購人員應(yīng)及時整理采購發(fā)票、合同等資料，辦理報銷手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，對采購費用進(jìn)行審核報銷。五、辦公用品的入庫（一）入庫流程1.行政部門驗收人員對采購的辦公用品進(jìn)行驗收，確認(rèn)無誤后填寫入庫單。2.入庫單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.驗收人員將入庫單交倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)入庫單辦理入庫手續(xù)，并將辦公用品存放至指定倉庫。（二）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。3.對于長期積壓、損壞或不再使用的辦公用品，倉庫管理人員應(yīng)及時清理，并報行政部門審批后進(jìn)行處理。六、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需要，合理發(fā)放辦公用品。2.限量發(fā)放原則：對部分辦公用品實行限量發(fā)放，避免浪費。（二）發(fā)放流程1.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門。2.行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，核實庫存情況，發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。3.倉庫管理人員根據(jù)行政部門的發(fā)放記錄，及時更新庫存臺賬。（三）特殊情況處理1.對于緊急需要的辦公用品，員工可先向行政部門說明情況，經(jīng)行政部門同意后先行領(lǐng)用，事后補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對于超出正常用量的辦公用品，員工應(yīng)說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門審批。七、辦公用品的使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄。2.對于辦公設(shè)備，員工應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費。（二）保管責(zé)任1.員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，不得將辦公用品轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，員工應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并采取必要的安全防范措施。3.員工離職時，應(yīng)將領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門，辦理交接手續(xù)。八、辦公用品的維修與報廢（一）維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)填寫維修記錄，注明維修時間、故障原因、維修內(nèi)容等信息。3.維修費用應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報銷。（二）報廢處理1.對于損壞嚴(yán)重、無法修復(fù)或已達(dá)到報廢年限的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，報行政部門審批。2.行政部門組織相關(guān)人員對報廢辦公用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無誤后辦理報廢手續(xù)。3.報廢辦公用品應(yīng)統(tǒng)一回收處理，不得隨意丟棄。九、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對辦公用品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）財務(wù)部