PAGE命令電報(bào)管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司命令電報(bào)管理，確保命令傳達(dá)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和保密性，提高工作效率，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作中涉及的命令電報(bào)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：命令電報(bào)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.及時(shí)性原則：及時(shí)收發(fā)、處理命令電報(bào)，確保信息傳遞不延誤。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止命令電報(bào)內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：電報(bào)格式、用語等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、電報(bào)的分類與編號(hào)（一）分類1.上行電報(bào)：向上級(jí)主管部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、請(qǐng)示事項(xiàng)等。2.下行電報(bào)：傳達(dá)公司決策、指令、任務(wù)等給下屬部門或人員。3.平行電報(bào)：與平級(jí)單位或部門溝通協(xié)調(diào)工作等。（二）編號(hào)1.電報(bào)編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別、查詢和管理。2.編號(hào)規(guī)則：采用年份+部門代碼+流水號(hào)的形式。例如，2023年行政部的第10號(hào)電報(bào)編號(hào)為2023XZ010。3.部門代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，確保各部門代碼的一致性和規(guī)范性。三、電報(bào)的收發(fā)管理（一）收?qǐng)?bào)1.設(shè)立專門的電報(bào)接收崗位或指定專人負(fù)責(zé)接收電報(bào)。2.接收電報(bào)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)電報(bào)的來源、內(nèi)容、格式等，確保電報(bào)完整無誤。3.對(duì)于緊急電報(bào)，應(yīng)立即呈交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，并做好記錄。4.對(duì)收到的電報(bào)進(jìn)行分類登記，記錄電報(bào)編號(hào)、日期、發(fā)報(bào)單位、內(nèi)容摘要等信息。（二）發(fā)報(bào)1.發(fā)報(bào)前，應(yīng)明確發(fā)報(bào)目的、內(nèi)容和對(duì)象，確保電報(bào)內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔。2.擬稿人應(yīng)按照電報(bào)格式要求撰寫電報(bào)內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至電報(bào)發(fā)送崗位。3.電報(bào)發(fā)送崗位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)電報(bào)內(nèi)容、發(fā)送對(duì)象等信息，確保無誤后發(fā)送。4.對(duì)于重要電報(bào)，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并按照規(guī)定的渠道和方式發(fā)送。5.發(fā)送成功后，應(yīng)記錄發(fā)送時(shí)間、發(fā)送方式、接收單位等信息，并留存電報(bào)底稿。四、電報(bào)的處理流程（一）上級(jí)電報(bào)處理1.收到上級(jí)電報(bào)后，應(yīng)立即呈交公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。2.領(lǐng)導(dǎo)批示后，根據(jù)批示意見，將電報(bào)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門或人員，并跟蹤處理情況。3.相關(guān)部門或人員應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求，及時(shí)落實(shí)電報(bào)內(nèi)容，并將處理結(jié)果反饋至指定部門。（二）公司內(nèi)部下行電報(bào)處理1.公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的下行電報(bào)，由辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)、登記，并按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行發(fā)送。2.各部門收到下行電報(bào)后，應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)和傳達(dá)，確保全體員工了解電報(bào)內(nèi)容和工作要求。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)電報(bào)要求，制定具體的工作計(jì)劃和措施，并組織實(shí)施。4.在執(zhí)行過程中，如遇問題或困難，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并尋求解決方案。（三）平行電報(bào)處理1.收到平行電報(bào)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔、禮貌。2.對(duì)于需要協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成共識(shí)后形成書面意見，并按照規(guī)定程序辦理。3.處理平行電報(bào)的過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司的利益和形象，避免出現(xiàn)推諉、扯皮等現(xiàn)象。五、電報(bào)的存檔與保管（一）存檔1.電報(bào)處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將電報(bào)底稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理結(jié)果等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。2.存檔資料應(yīng)按照年份、類別、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。3.建立電子檔案，將重要電報(bào)的電子文檔進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保檔案的完整性和安全性。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防潮防蟲設(shè)備等。2.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的完好無損。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或借閱電報(bào)檔案。4.對(duì)于超過保管期限的電報(bào)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。六、電報(bào)的保密管理（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的電報(bào)內(nèi)容予以保密。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工的保密教育，確保保密工作落到實(shí)處。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的電報(bào)，應(yīng)采用加密方式發(fā)送和存儲(chǔ)。2.限制電報(bào)的傳閱范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸和知悉電報(bào)內(nèi)容。3.在電報(bào)處理過程中，不得在公共場(chǎng)所談?wù)撾妶?bào)內(nèi)容，不得在未加密的計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)設(shè)備中存儲(chǔ)機(jī)密電報(bào)信息。4.如發(fā)現(xiàn)電報(bào)內(nèi)容泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、電報(bào)的格式與用語規(guī)范（一）格式規(guī)范1.電報(bào)應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括電報(bào)頭、正文、落款等部分。2.電報(bào)頭應(yīng)注明電報(bào)編號(hào)、發(fā)報(bào)日期、發(fā)報(bào)單位、收?qǐng)?bào)單位等信息。3.正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，語言簡(jiǎn)潔明了。4.落款應(yīng)注明發(fā)報(bào)單位名稱、發(fā)報(bào)人姓名，并加蓋單位公章。（二）用語規(guī)范1.電報(bào)用語應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。2.表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)、繁瑣的表述。3.語言風(fēng)格應(yīng)莊重得體，符合公文的要求。4.涉及數(shù)字、時(shí)間、地點(diǎn)等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。八、電報(bào)的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)命令電報(bào)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)各部門的電報(bào)收發(fā)、處理、存檔等情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電報(bào)編號(hào)、登記、存檔等是否規(guī)范。2.電報(bào)處理流程是否符合規(guī)定，處理結(jié)果是否及時(shí)反饋。3.電報(bào)保密措施是否落實(shí)到位，有無泄露情況。4.電報(bào)格式和用語是否符合規(guī)范要求。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將電報(bào)管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)執(zhí)行制度嚴(yán)格、工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反電報(bào)管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款