PAGE影視傳媒采購(gòu)制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司影視傳媒采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及影視傳媒相關(guān)的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于影視制作設(shè)備、道具、服裝、場(chǎng)地租賃、演員勞務(wù)、后期制作服務(wù)、宣傳推廣資源等采購(gòu)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)活動(dòng)中各參與方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購(gòu)流程（一）需求提出1.項(xiàng)目啟動(dòng)：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)影視傳媒項(xiàng)目計(jì)劃，明確項(xiàng)目所需采購(gòu)的物品或服務(wù)，并填寫《影視傳媒采購(gòu)需求申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.需求審核：采購(gòu)需求申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、與項(xiàng)目目標(biāo)的一致性等。初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門評(píng)估：采購(gòu)部門收到采購(gòu)需求申請(qǐng)表后，對(duì)需求進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、公司庫(kù)存狀況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、潛在供應(yīng)商范圍等。2.預(yù)算審核：采購(gòu)計(jì)劃中的預(yù)算金額需提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，確保采購(gòu)預(yù)算合理、合規(guī)，與公司財(cái)務(wù)狀況相匹配。財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購(gòu)計(jì)劃方可實(shí)施。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。對(duì)供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。2.供應(yīng)商調(diào)查：對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查或背景調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)實(shí)力、售后服務(wù)能力等方面的情況。調(diào)查結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要參考依據(jù)。3.供應(yīng)商評(píng)估與選擇：采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商報(bào)價(jià)、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。（四）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的采購(gòu)條款和條件，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同審核：采購(gòu)合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，采購(gòu)合同提交至公司管理層審批。3.合同簽訂：經(jīng)公司管理層審批通過的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.跟蹤與催貨：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催貨或要求供應(yīng)商整改。3.驗(yàn)收：采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等是否符合采購(gòu)合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫《影視傳媒采購(gòu)驗(yàn)收單》。（六）付款結(jié)算1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫《影視傳媒采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)證明材料。2.付款審核：采購(gòu)付款申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，以及采購(gòu)項(xiàng)目是否已驗(yàn)收合格、發(fā)票是否齊全等。審核通過后，付款申請(qǐng)?zhí)峤恢凉竟芾韺訉徟?.付款執(zhí)行：經(jīng)公司管理層審批通過的付款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款過程中，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)付款差錯(cuò)。三、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)較為充分的影視傳媒采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目需求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、專業(yè)招標(biāo)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購(gòu)買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)，開標(biāo)過程應(yīng)公開、公正、透明。評(píng)標(biāo)：組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成。評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行打分，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)間緊迫、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜且難以明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分等情況，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。2.談判程序：成立談判小組：采購(gòu)部門組織成立談判小組，談判小組由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目需求，制定談判文件。談判文件應(yīng)明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請(qǐng)供應(yīng)商：從供應(yīng)商庫(kù)中邀請(qǐng)不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判過程中應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況，并進(jìn)行比較和分析。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的影視傳媒采購(gòu)項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序：選擇詢價(jià)供應(yīng)商：從供應(yīng)商庫(kù)中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象。發(fā)出詢價(jià)通知書：向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，詢價(jià)通知書應(yīng)明確詢價(jià)項(xiàng)目的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：詢價(jià)供應(yīng)商按照詢價(jià)通知書要求進(jìn)行報(bào)價(jià)，并將報(bào)價(jià)文件提交至采購(gòu)部門。確定成交供應(yīng)商：采購(gòu)部門對(duì)詢價(jià)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：符合下列情形之一的影視傳媒采購(gòu)項(xiàng)目，可采用單一來源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.單一來源采購(gòu)程序：提出申請(qǐng)：采購(gòu)部門填寫《影視傳媒單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購(gòu)方式的原因、采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并附上相關(guān)證明材料。審核與批準(zhǔn)：采購(gòu)申請(qǐng)表提交至公司管理層進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可采用單一來源采購(gòu)方式。協(xié)商與簽訂合同：采購(gòu)部門與單一來源供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并簽訂采購(gòu)合同。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本上升、采購(gòu)項(xiàng)目無法按時(shí)完成。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、資質(zhì)不全、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量問題等可能給公司帶來損失。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能導(dǎo)致公司面臨法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等可能影響采購(gòu)效率和質(zhì)量，增加公司運(yùn)營(yíng)成本。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.影響程度評(píng)估：對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件可能給公司帶來的影響程度進(jìn)行評(píng)估，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：根據(jù)可能性評(píng)估和影響程度評(píng)估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為重大風(fēng)險(xiǎn)、重要風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)四個(gè)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制：定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)決策提供參考。簽訂價(jià)格調(diào)整條款：在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況及時(shí)調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。尋找替代供應(yīng)商：拓展供應(yīng)商渠道，尋找多個(gè)潛在供應(yīng)商，降低因單一供應(yīng)商供應(yīng)短缺帶來的風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供擔(dān)保：對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，要求供應(yīng)商提供銀行保函或其他形式的擔(dān)保，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。增加供應(yīng)商數(shù)量：適當(dāng)增加供應(yīng)商數(shù)量，避免過度依賴單一供應(yīng)商。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善合同條款：加強(qiáng)采購(gòu)合同起草和審核工作，確保合同條款完善、合法、合規(guī)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督：建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。建立合同糾紛處理機(jī)制：制定合同糾紛處理流程，明確糾紛處理責(zé)任人和處理方式，及時(shí)妥善處理合同糾紛。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：規(guī)范采購(gòu)流程：嚴(yán)格按照采購(gòu)制度規(guī)范執(zhí)行采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范、有序。加強(qiáng)審批管理：明確采購(gòu)審批權(quán)限和審批流程，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的審批管理，防止審批環(huán)節(jié)失控。建立信息溝通機(jī)制：加強(qiáng)采購(gòu)部門與其他部門之間的信息溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)共享采購(gòu)信息，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購(gòu)過程中的腐敗問題。3.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門定期對(duì)自身采購(gòu)工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善采購(gòu)管理工作。（二）外