行政文件歸檔管理工具及目錄模板一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本工具及模板適用于各類企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的行政文件歸檔管理工作，主要涵蓋以下場(chǎng)景：日常行政文件歸檔：包括但不限于公司內(nèi)部通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度等需長(zhǎng)期保存的行政類文件；專項(xiàng)工作文件歸檔：如項(xiàng)目立項(xiàng)材料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)資料、合同協(xié)議（行政類）等專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件；人事行政文件歸檔：?jiǎn)T工入職離職材料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲文件等人事關(guān)聯(lián)行政文件；資質(zhì)證照與榮譽(yù)文件歸檔：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類許可證、獲獎(jiǎng)證書、資質(zhì)認(rèn)證文件等具有保存價(jià)值的證照類材料。二、文件歸檔操作流程（一）文件收集：明確范圍與責(zé)任收集范圍：按照“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”原則，各部門在文件辦理完畢后（如會(huì)議紀(jì)需會(huì)后3個(gè)工作日、合同協(xié)議需簽署后5個(gè)工作日），將具有保存價(jià)值的原件或正式版本移交至行政歸檔責(zé)任人。責(zé)任分工：各部門指定專人（如部門助理）為本部門文件收集第一責(zé)任人，行政部設(shè)立專職/兼職歸檔管理員，對(duì)接全公司文件收集工作，保證無(wú)遺漏、無(wú)重復(fù)。（二）文件分類：科學(xué)劃分與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件性質(zhì)、來(lái)源及用途，采用“年度—類別—subcategory”三級(jí)分類法，具體分類標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)分類（年度）二級(jí)分類（類別）三級(jí)分類（subcategory）2024年綜合管理通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要人事行政入職離職、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)項(xiàng)目管理立項(xiàng)、驗(yàn)收、結(jié)題報(bào)告證照資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、榮譽(yù)證書注：年度采用自然年度（如2024年），二級(jí)分類可根據(jù)組織架構(gòu)調(diào)整，三級(jí)分類為具體文件類型。（三）文件編號(hào)：規(guī)范編碼與唯一標(biāo)識(shí)每份歸檔文件需賦予唯一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：[年度]-[二級(jí)分類代碼]-[流水號(hào)]，具體說(shuō)明：年度：文件形成年份（如2024）；二級(jí)分類代碼：用2位大寫字母表示（如“綜合管理”為“ZG”，“人事行政”為“RZ”）；流水號(hào)：按分類順序從001起編（如ZG2024-001表示2024年綜合管理類第1份文件）。示例：2024年綜合管理類第3份會(huì)議紀(jì)要，編號(hào)為“ZG2024-003”。（四）文件登記：動(dòng)態(tài)記錄與信息追溯所有歸檔文件需在《行政文件歸檔登記表》中詳細(xì)登記，信息包括：文件編號(hào)、文件名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）、保管期限（永久/長(zhǎng)期/短期）、存放位置（如檔案柜-層-列）、移交部門、移交人、接收人、接收日期。登記要求：電子版與紙質(zhì)版同步登記，保證信息一致；每月5日前完成上月文件登記匯總，由歸檔管理員簽字確認(rèn)。（五）文件整理與裝訂：標(biāo)準(zhǔn)化處理排序與核對(duì)：按編號(hào)順序排列文件，核對(duì)頁(yè)數(shù)完整性，剔除無(wú)用的草稿、重復(fù)件；裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂（超過(guò)20頁(yè)需加裝角釘或膠裝），單份文件加裝統(tǒng)一封面（注明文件編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)、歸檔部門）；標(biāo)簽粘貼：檔案盒側(cè)面粘貼“檔案標(biāo)簽”，標(biāo)注“年度-二級(jí)分類-流水號(hào)范圍”（如“2024-ZG-001-010”），正面標(biāo)注“行政檔案-二級(jí)分類名稱”。（六）文件歸檔與保管：有序存放與安全維護(hù)存放原則：按編號(hào)順序排列檔案盒，遵循“從左至右、從上至下”順序，檔案柜張貼《檔案存放位置索引表》；環(huán)境要求：檔案室需保持干燥（濕度45%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃），配備防火、防蟲、防潮設(shè)備，定期檢查（每季度1次）；電子檔案?jìng)浞荩杭堎|(zhì)文件歸檔后，同步掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI）存儲(chǔ)至服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。（七）文件利用與借閱：規(guī)范流程與權(quán)限管理借閱權(quán)限：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批，秘密級(jí)及以上文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱流程：填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人、文件編號(hào)、用途、歸還日期，經(jīng)審批后由歸檔管理員登記并借出；歸還與檢查：借閱期限不超過(guò)7天（特殊情況可續(xù)借，續(xù)期不超過(guò)3天），歸還時(shí)需檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按公司規(guī)定處理。（八）文件鑒定與銷毀：定期清理與合規(guī)處置鑒定周期：每年12月由行政部牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人對(duì)到期文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值；銷毀流程：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件，填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，并記錄銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、日期、監(jiān)銷人；禁止銷毀情形：涉及法律糾紛、審計(jì)未結(jié)案、資產(chǎn)權(quán)屬等重要文件，需待相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束后再鑒定銷毀。三、文件歸檔目錄模板及登記表示例（一）年度行政文件歸檔總目錄表（2024年）序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限存放位置移交部門備注1ZG2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-153普通3年檔案柜-1-1-01行政部2RZ2024-005*某勞動(dòng)合同變更協(xié)議2024-02-205秘密長(zhǎng)期檔案柜-1-2-03人力資源部3XM2024-012*某辦公系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2024-03-1012普通10年檔案柜-2-1-05信息技術(shù)部…………（二）部門文件分類目錄表（行政部-2024年綜合管理類）文件編號(hào)文件名稱形成日期頁(yè)數(shù)借閱人借閱日期歸還日期經(jīng)辦人ZG2024-0022024年第一季度工作總結(jié)2024-03-308*張三2024-04-052024-04-10*李四ZG2024-008行政部管理制度修訂會(huì)議紀(jì)要2024-05-126*王五2024-05-152024-05-18*趙六（三）文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*張三市場(chǎng)部2024-04-05文件編號(hào)文件名稱借閱用途借閱期限ZG2024-0022024年第一季度工作總結(jié)部門例會(huì)參考2024-04-12審批人部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)歸檔管理員*李四同意同意*王七四、歸檔管理關(guān)鍵要點(diǎn)文件完整性：保證文件正本、附件、審批手續(xù)齊全，避免缺失關(guān)鍵頁(yè)（如合同簽字頁(yè)、會(huì)議紀(jì)要簽字欄）；分類一致性：嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得隨意調(diào)整類別或編號(hào)，如需變更需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批并記錄；及時(shí)性要求：文件辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集，每月10日前完成上月文件歸檔，避免積壓；保密管理：秘密級(jí)及以上