文檔歸檔及信息資料管理制度一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、項目組及分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類紙質(zhì)與電子文檔的歸檔管理，涵蓋日常辦公文件、項目過程資料、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、財務(wù)憑證、人事檔案、技術(shù)資料等類型。具體場景包括：年度/季度/月度工作總結(jié)、計劃及匯報材料；項目立項、執(zhí)行、驗收各階段文檔（如需求說明書、方案設(shè)計、測試報告等）；對外簽訂的各類合同、協(xié)議及補充文件；重要會議（如董事會、專題會）的記錄、決議及參會材料；員工入職、離職、培訓(xùn)、考核等人事管理文件；財務(wù)報銷憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料；技術(shù)研發(fā)中的圖紙、專利申請、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文檔。二、文檔歸檔全流程操作指引（一）文件收集：明確責(zé)任與范圍責(zé)任主體：各部門/項目組指定專人（如兼職檔案管理員*）作為文件收集第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門/項目產(chǎn)生文件的初步整理與匯總。收集范圍：正式文件（含紅頭文件、簽批件、通知等）；過程文件（如草稿、修改稿、會議記錄、溝通郵件等）；佐證材料（如附件、圖表、照片、音視頻等）；電子文檔（含本地存儲、云端共享文件及業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)）。收集時限：日常辦公文件：每月最后一個工作日前完成當(dāng)月文件收集；項目文件：項目階段結(jié)束后15日內(nèi)完成該階段文件收集；年度文件：次年1月20日前完成上一年度文件匯總。（二）文件分類：建立科學(xué)分類體系一級分類：按部門/業(yè)務(wù)類型劃分，如“行政部”“財務(wù)部”“市場部”“XX項目組”等。二級分類：按文件性質(zhì)劃分，如“綜合管理”“合同管理”“會議管理”“項目管理”等。三級分類：按具體事項或時間劃分，如“會議管理”下可分“年度工作會議”“月度例會”；“項目管理”下可分“立項階段”“執(zhí)行階段”“驗收階段”。特殊文件：涉密文件單獨設(shè)類（如“絕密”“機密”“秘密”），電子文檔按“年度-部門-類型”建立文件夾層級（如“2024-行政部-綜合管理”）。（三）文件整理：規(guī)范格式與內(nèi)容文件排序：按時間順序或邏輯關(guān)系排列，如請示在前、批復(fù)在后，方案在前、總結(jié)在后。頁碼編制：紙質(zhì)文件用鉛筆在右上角編寫頁碼（單文件頁碼連續(xù)，跨文件重新編號）；電子文檔在文件名中標(biāo)注頁碼（如“XX報告_共5頁_第1頁”）。裝訂要求：紙質(zhì)文件使用不銹鋼夾或膠裝裝訂，避免使用金屬釘（防潮防銹）；單份文件厚度超過3厘米時，分冊裝訂并標(biāo)注“（一）”“（二）”。電子文檔整理：刪除冗余信息（如草稿中的批注痕跡），統(tǒng)一文件格式（如Word文檔用“.docx”，PDF用“.pdf”），重要電子文檔需唯一標(biāo)識（如“20240520_行政部_001”）。（四）文件編號：保證唯一性與可追溯性編號規(guī)則：采用“年度-部門代碼-文件類型代碼-流水號”格式，示例：2024-XZ-001（2024年行政部第1號綜合文件）；2024-CW-015（2024年財務(wù)部第15號合同文件）；2024-XT-008（2024年XX項目組第8號技術(shù)文件）。部門代碼：行政部（XZ）、財務(wù)部（CW）、市場部（SC）、人力資源部（RL）、技術(shù)研發(fā)部（XJ）等，由企管部統(tǒng)一制定。文件類型代碼：綜合管理（ZL）、合同（HT）、會議（HY）、項目（XM）、人事（RS）、財務(wù)（CW）、技術(shù)（JS）等，根據(jù)實際需求擴(kuò)展。編號標(biāo)注：編號打印在文件首頁右上角（紙質(zhì)文件）或文件名首部（電子文檔），保證清晰可見。（五）歸檔移交：規(guī)范交接與記錄移交準(zhǔn)備：紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔移交清單》（模板見第三章），一式兩份，列明文件編號、名稱、頁數(shù)、密級等信息；電子文檔：刻錄光盤或至指定檔案管理系統(tǒng)（如企業(yè)云盤），移交時提供文件目錄及存儲介質(zhì)。交接流程：移交人（部門兼職檔案管理員）與接收人（總部檔案管理員）共同核對文件清單，確認(rèn)無誤后雙方簽字；紙質(zhì)檔案移交至總部檔案室，電子檔案由檔案管理員*導(dǎo)入系統(tǒng)并備份；移交完成后，一份清單由檔案室存檔，一份由移交部門留存。特殊情況處理：跨部門協(xié)作文件由牽頭部門負(fù)責(zé)歸檔，協(xié)作部門提供副本；臨時借閱的文件在歸還時同步完成歸檔。（六）入庫保管：保證安全與規(guī)范存儲要求：紙質(zhì)檔案：存入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，庫房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防蟲、防潮設(shè)備；電子檔案：定期備份（本地備份+異地備份），每半年檢查一次備份文件的完整性，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。密級管理：涉密檔案存入密碼保險柜，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)禁私自復(fù)制或外傳；非涉密檔案按開放程度分為“內(nèi)部公開”“部門限閱”兩類，標(biāo)注查閱權(quán)限。定期清點：檔案管理員*每季度對庫存檔案進(jìn)行清點，核對賬物是否一致，發(fā)覺問題及時上報處理。三、常用管理表單模板（一）文件歸檔移交清單序號文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級移交部門移交人接收人歸檔日期備注12024-XZ-001年度工作計劃2024-01-0512內(nèi)部公開行政部張*李*2024-01-10含附件3份22024-CW-015采購合同（XX供應(yīng)商）2024-02-208部門限閱財務(wù)部王*李*2024-02-25合同金額50萬元……………（二）檔案借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期趙*市場部2024-05-202024-05-27借閱檔案信息文件編號文件名稱密級借閱用途2024-SC-008市場調(diào)研報告部門限閱項目方案制定審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-05-20檔案管理員簽字：*日期：2024-05-20（三）檔案銷毀審批表檔案名稱歸檔日期保管期限銷毀原因銷毀方式2022年度會議紀(jì)要（已歸檔）2023-01-1510年保管期滿，無繼續(xù)保存價值紙質(zhì)碎紙銷毀、電子數(shù)據(jù)徹底刪除銷毀清單序號文件編號文件名稱頁數(shù)備注12022-XZ-032年度總結(jié)大會紀(jì)要522022-HY-015月度例會紀(jì)要（1-6月）30審批意見部門負(fù)責(zé)人：*日期：2024-04-10分管領(lǐng)導(dǎo)：*日期：2024-04-12檔案負(fù)責(zé)人：*四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）核心執(zhí)行要求全員參與：各部門負(fù)責(zé)人*為本部門檔案管理第一責(zé)任人，需定期組織員工學(xué)習(xí)檔案制度，保證文件歸檔及時性、完整性；標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：文件分類、編號、整理等流程需嚴(yán)格遵循本制度，避免因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致檢索困難；動態(tài)管理：檔案管理員*每半年對歸檔制度執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤，根據(jù)業(yè)務(wù)需求優(yōu)化分類體系及流程。（二）常見風(fēng)險與應(yīng)對文件遺漏：建立“文件產(chǎn)生-收集-歸檔”閉環(huán)機制，部門兼職檔案管理員每月自查，檔案管理員每季度抽查，保證無遺漏；電子檔案丟失：電子文檔需雙備份（本地服務(wù)器+異地存儲），重要文件增加云備份，定期驗證備份有效性；借閱超期/違規(guī)：借閱檔案需明確歸還日期，到期前3天提醒借閱人；違規(guī)借閱（如復(fù)制涉密文件）一經(jīng)發(fā)覺，嚴(yán)肅處理并記錄在案；保管條件不達(dá)標(biāo)：定期檢查檔案庫房環(huán)境（溫濕度、消防設(shè)施等），發(fā)覺問題及時整改；紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損時，及時修復(fù)或復(fù)制替換。（三）特殊情況處理文件變更：已歸檔文件如需修改，需由原審批部門出具《文件變更申請表》，注明變更內(nèi)容及原因，檔案管理員*在原文件標(biāo)注“作廢”并歸檔新文件，同時更新電子檔案；部門撤銷/合并：原部門