銷售合同審核與管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用業(yè)務(wù)場景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與信息錄入操作主體：銷售專員操作內(nèi)容：與客戶就合作細節(jié)達成一致后，根據(jù)雙方溝通結(jié)果，填寫《銷售合同審批表》（見配套工具表格1），準(zhǔn)確錄入合同基礎(chǔ)信息，包括但不限于：合同編號（規(guī)則：公司代碼-年份-銷售部門縮寫-流水號，如“XYZ-2024-SLS-001”）、合同名稱（需體現(xiàn)客戶名稱及核心業(yè)務(wù)，如“XX公司與ABC科技有限公司關(guān)于XX設(shè)備的銷售合同”）、客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)）、數(shù)量、單價、總金額、交貨期限、交貨地點、付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。附件準(zhǔn)備：同步收集客戶資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書）、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件（如有）、訂單確認(rèn)函等支撐材料，保證合同內(nèi)容與附件一致。提交發(fā)起：將填寫完整的《銷售合同審批表》及附件通過公司OA系統(tǒng)或指定審批流程提交至銷售部門負(fù)責(zé)人進行初步審核。輸出物：《銷售合同審批表》（含附件）（二）銷售部門初步審核操作主體：銷售部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：重點審核合同的業(yè)務(wù)邏輯一致性：檢查合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、交貨期等是否與訂單、報價單一致，是否符合公司銷售政策（如價格體系、客戶信用等級對應(yīng)的付款條件）?？蛻糍Y質(zhì)核查：確認(rèn)客戶營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，信用記錄是否良好（如通過企業(yè)征信系統(tǒng)查詢），避免與無經(jīng)營資質(zhì)或信用風(fēng)險過高的客戶合作。商務(wù)條款合理性：評估付款方式、交貨周期、違約責(zé)任等商務(wù)條款是否符合公司利益，是否存在明顯讓步需更高層級審批。審核結(jié)果處理：若審核通過，在審批表中“銷售部門意見”欄簽字確認(rèn)，提交至法務(wù)部門；若審核不通過，注明修改意見（如“價格低于最低折扣限價，需調(diào)整至XX元以上”“交貨周期需延長15天”），退回銷售專員修改后重新提交。輸出物：審批通過的《銷售合同審批表》或修改意見反饋（三）法務(wù)部門合規(guī)性審核操作主體：法務(wù)專員/法務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：合同主體合法性：審核合同雙方當(dāng)事人是否具備完全民事行為能力，客戶名稱與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書是否一致，避免簽約主體不適格。條款合法性：重點檢查合同條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)要求，包括但不限于：標(biāo)的物所有權(quán)轉(zhuǎn)移條件是否明確；質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、異議期限是否合規(guī)；違約責(zé)任是否對等（如單方面違約的賠償金額是否合理），是否存在“霸王條款”；爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否明確有效。權(quán)利義務(wù)對等性：評估合同是否公平維護雙方權(quán)益，是否存在公司承擔(dān)過多義務(wù)而客戶權(quán)利明顯不對等的條款。風(fēng)險提示：對潛在法律風(fēng)險（如客戶履約能力不足、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不清等）進行標(biāo)注，并提出修改建議。審核結(jié)果處理：若審核通過，在審批表中“法務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，提交至財務(wù)部門；若審核不通過，出具《合同法務(wù)審核意見書》（需明確修改條款及法律依據(jù)），退回銷售部門與客戶協(xié)商后調(diào)整，重新提交審核。輸出物：審批通過的《銷售合同審批表》或《合同法務(wù)審核意見書》（四）財務(wù)部門條款審核操作主體：財務(wù)專員/財務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：價格與金額準(zhǔn)確性：復(fù)核合同總金額、單價是否與報價一致，大寫金額與小寫金額是否一致，避免金額計算錯誤。付款條款合理性：審核付款方式、節(jié)點是否符合公司財務(wù)制度，如預(yù)付款比例（通常不超過30%）、到貨款支付條件（需提供驗收證明）、質(zhì)保金比例（通常5%-10%）及返還期限（質(zhì)保期滿后15個工作日內(nèi)）是否合理，保證公司現(xiàn)金流安全。稅費條款明確性：確認(rèn)合同是否明確稅費承擔(dān)方式（如“價稅分離，增值稅稅率為X%”），避免后續(xù)稅務(wù)爭議。客戶信用評估：結(jié)合客戶歷史付款記錄、財務(wù)狀況，評估其支付能力，對高風(fēng)險客戶建議調(diào)整付款條件或要求提供擔(dān)保。審核結(jié)果處理：若審核通過，在審批表中“財務(wù)部門意見”欄簽字確認(rèn)，提交至公司管理層審批；若審核不通過，注明修改意見（如“預(yù)付款比例過高，調(diào)整為20%”“需增加客戶銀行保函作為付款擔(dān)保”），退回銷售部門調(diào)整。輸出物：審批通過的《銷售合同審批表》或財務(wù)審核意見反饋（五）管理層審批與簽署授權(quán)操作主體：公司分管銷售負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理操作內(nèi)容：綜合審核：根據(jù)銷售、法務(wù)、財務(wù)部門的審核意見，從公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)風(fēng)險、經(jīng)濟效益等維度綜合評估合同價值，重點審核重大合同（如金額超過XX萬元、新客戶合作、長期合作協(xié)議等）。審批權(quán)限劃分：金額在XX萬元以下（含）的合同，由分管銷售負(fù)責(zé)人審批；金額超過XX萬元或涉及重大業(yè)務(wù)條款的合同，需提交總經(jīng)理審批。簽署授權(quán)：審批通過后，在審批表中“管理層審批意見”欄簽字確認(rèn)，并明確簽署人（如法定代表人/授權(quán)代理人）及簽署權(quán)限。合同用印：行政/綜合管理部門根據(jù)審批通過的《銷售合同審批表》，加蓋公司合同專用章或公章（嚴(yán)禁空白合同蓋章），同步記錄用印日期、用印人、合同編號等信息。輸出物：管理層審批通過的《銷售合同審批表》、簽署蓋章的正式合同文本（六）合同執(zhí)行與履約跟蹤操作主體：銷售專員、生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部門、客服部門操作內(nèi)容：合同交底：銷售專員在合同簽署后3個工作日內(nèi)，組織生產(chǎn)/供應(yīng)鏈、客服等部門召開合同交底會，明確交貨期、質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息，保證內(nèi)部各部門協(xié)同履約。履約跟蹤：生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部門根據(jù)合同交貨期安排生產(chǎn)/采購，提前5個工作日向銷售專員反饋生產(chǎn)進度，如遇延期風(fēng)險需及時預(yù)警；銷售專員定期與客戶溝通履約進展（如生產(chǎn)進度、發(fā)貨安排），提前確認(rèn)收貨地址、聯(lián)系人等信息；產(chǎn)品/服務(wù)交付后，協(xié)助客戶完成驗收，收集《驗收確認(rèn)單》并同步至財務(wù)部門，作為收款依據(jù)。付款跟蹤：財務(wù)部門根據(jù)合同約定付款節(jié)點，提前10個工作日向銷售專員及客戶發(fā)送《付款提醒函》，銷售專員跟進客戶付款進度，保證款項按時到賬。輸出物：《合同交底會議紀(jì)要》、《驗收確認(rèn)單》、《付款提醒函》（七）合同變更與終止管理操作主體：銷售專員、法務(wù)部門、財務(wù)部門操作內(nèi)容：合同變更：若客戶提出變更合同條款（如數(shù)量調(diào)整、交貨期延遲、價格修改等），銷售專員需與客戶協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更內(nèi)容、生效條件），并重新履行審核審批流程（參照上述“合同發(fā)起至審批”環(huán)節(jié)）。合同終止：出現(xiàn)法定或約定終止情形（如客戶違約導(dǎo)致合同無法履行、不可抗力等），銷售專員應(yīng)及時收集證據(jù)（如違約函、不可抗力證明），書面通知對方，并經(jīng)法務(wù)部門審核后辦理終止手續(xù)，明確雙方已發(fā)生費用的結(jié)算及后續(xù)責(zé)任劃分。輸出物：《合同變更協(xié)議》、《合同終止通知書》、結(jié)算憑證（八）合同歸檔與查閱管理操作主體：行政/綜合管理部門、銷售部門操作內(nèi)容：歸檔范圍：正式合同文本、審批流程記錄（含《銷售合同審批表》及各部門審核意見）、附件（客戶資質(zhì)、技術(shù)協(xié)議、驗收單等）、變更/終止協(xié)議、履約過程中的往來函件等。歸檔要求：合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，銷售專員將合同全套材料整理成冊，移交至行政/綜合管理部門；行政/綜合管理部門按“一合同一檔”原則編號歸檔（編號規(guī)則與合同編號一致），建立《合同歸檔清單》（見配套工具表格3），記錄歸檔日期、保管人、借閱記錄等信息；電子檔案同步存儲至公司指定服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)安全，保存期限不少于合同終止后5年。查閱權(quán)限：銷售部門因業(yè)務(wù)需要可查閱本部門簽訂的合同；法務(wù)、財務(wù)部門因工作需要可查閱相關(guān)合同；外部單位查閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由行政/綜合管理部門專人陪同，嚴(yán)禁復(fù)制或帶離檔案室。輸出物：《合同歸檔清單》、電子檔案存儲記錄三、配套工具表格表1：銷售合同審批表合同編號合同名稱客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同標(biāo)的□產(chǎn)品□服務(wù)（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容：________________________）數(shù)量/規(guī)格____________________合同總金額（元）大寫：________________小寫：________________交貨期限______年_月_日前交貨地點____________________付款方式□預(yù)付_%□到貨付_%□質(zhì)保期滿付_%（質(zhì)保期_個月）附件清單1.客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.技術(shù)協(xié)議3.訂單確認(rèn)函4.其他：________________銷售部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日管理層審批意見□同意（分管銷售負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理簽字：__________）□不同意（意見：________________）日期：____年__月__日簽署情況簽署人：__________簽署日期：____年__月__日用印情況：□合同專用章□公章表2：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號客戶名稱合同總金額履約階段跟蹤事項□生產(chǎn)進度□發(fā)貨安排□驗收情況□付款進度□其他：________________當(dāng)前狀態(tài)□正常進行□存在延期風(fēng)險（風(fēng)險描述：________________）□已完成責(zé)任人__________計劃完成時間______年__月__日處理結(jié)果/進展說明_________________________________________________________________________客戶反饋_________________________________________________________________________記錄人__________記錄日期____年__月__日表3：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號歸檔日期保管人保存期限主要材料清單1.正式合同文本（__頁）2.審批表及審核意見（__頁）3.附件（__頁）4.變更/終止協(xié)議（如有）借閱記錄借閱人：__________部門：__________借閱日期：____年_月日歸還日期：年_月日用途：__________四、關(guān)鍵風(fēng)險提示（一）信息完整性風(fēng)險合同發(fā)起時需保證所有關(guān)鍵信息（如客戶名稱、金額、付款節(jié)點、違約責(zé)任等）填寫完整，避免因信息遺漏導(dǎo)致條款歧義或法律糾紛。例如客戶名稱必須與營業(yè)執(zhí)照完全一致，不得使用簡稱；金額需同時注明大小寫，防止篡改。（二）條款合規(guī)風(fēng)險法務(wù)審核需重點關(guān)注條款合法性，避免出現(xiàn)“霸王條款”或違反法律法規(guī)的約定（如“爭議解決方式必須為公司所在地法院”可能被認(rèn)定為無效）。對于定制化合同，建議參考國家或行業(yè)示范文本，保證核心條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收期限）符合行業(yè)慣例。（三）審核時效風(fēng)險各部門需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，緊急合同（如客戶要求快速交付）可啟動“加急審批流程”，但不得簡化審核環(huán)節(jié)。若因?qū)徍搜诱`導(dǎo)致客戶流失，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。（四）保密與信息安全風(fēng)險合同文本及附件涉及商業(yè)秘密，嚴(yán)禁通過非加密郵箱、即時通訊工具傳輸；歸檔后的合同檔案需存放于帶鎖檔案柜，電子檔案需設(shè)置