行政公文標(biāo)準(zhǔn)撰寫(xiě)格式指南一、行政公文規(guī)范的意義與應(yīng)用場(chǎng)景行政公文是各類組織（機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）在行政管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)實(shí)施方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、通報(bào)和交流情況的重要工具。規(guī)范撰寫(xiě)行政公文，能夠保證信息傳遞的準(zhǔn)確性、權(quán)威性和嚴(yán)肅性，提升行政效率，維護(hù)組織形象。常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景事務(wù)性通知：如會(huì)議安排、放假通知、工作部署等；請(qǐng)示與報(bào)告：如經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示、工作進(jìn)展報(bào)告、專項(xiàng)事項(xiàng)匯報(bào)等；函件往來(lái)：如跨部門(mén)協(xié)調(diào)函、業(yè)務(wù)咨詢函、答復(fù)函等；規(guī)章制度發(fā)布：如管理辦法、實(shí)施細(xì)則、工作規(guī)范等；表彰與通報(bào)：如先進(jìn)表彰通報(bào)、問(wèn)題情況通報(bào)等。二、公文撰制的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）明確發(fā)文目的與核心信息動(dòng)筆前需清晰界定“為什么發(fā)文”（目的）、“發(fā)文對(duì)象是誰(shuí)”（主送機(jī)關(guān)）、“需解決什么問(wèn)題”（核心事項(xiàng)）。例如若為召開(kāi)會(huì)議，需明確會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等核心要素；若為請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)，需說(shuō)明經(jīng)費(fèi)用途、金額、測(cè)算依據(jù)等。（二）確定恰當(dāng)?shù)墓奈姆N根據(jù)行文關(guān)系和內(nèi)容性質(zhì)選擇合適的文種，避免混用。常見(jiàn)文種適用范圍通知：用于發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等；請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（需一文一事，不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)）；報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)（不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)）；函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。（三）收集整理基礎(chǔ)資料圍繞核心信息收集相關(guān)依據(jù)，如政策文件、數(shù)據(jù)支撐、附件材料（如會(huì)議議程、經(jīng)費(fèi)明細(xì)表、征求意見(jiàn)匯總等），保證內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、依據(jù)充分。（四）擬寫(xiě)規(guī)范標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素構(gòu)成，居中排版。例如：“XX公司辦公室關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知”“XX部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示”。若發(fā)文機(jī)關(guān)在版頭（紅頭文件）中已標(biāo)注，可發(fā)文機(jī)關(guān)，僅保留“事由+文種”。（五）撰寫(xiě)結(jié)構(gòu)是公文的核心，需邏輯清晰、層次分明，一般分為“開(kāi)頭-主體-結(jié)尾”三部分：開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文依據(jù)、背景或目的，常用“根據(jù)……”“為……現(xiàn)就……事項(xiàng)通知如下”等表述；主體：闡述具體事項(xiàng)、措施、要求等，可分條列項(xiàng)（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)標(biāo)注，做到條理清晰）；結(jié)尾：根據(jù)文種提出執(zhí)行要求或總結(jié)，如“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“特此請(qǐng)示”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等。（六）規(guī)范附件標(biāo)注若內(nèi)容需補(bǔ)充說(shuō)明或支撐材料，應(yīng)在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱（如“附件：1.2024年度會(huì)議安排表”）。如有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)（附件1、附件2……），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）審核與定稿初稿完成后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、合規(guī)性，再按管理流程報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重點(diǎn)檢查：是否存在表述歧義、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、格式不規(guī)范、文種使用不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，保證內(nèi)容無(wú)誤后方可定稿。（八）落款與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于右空四字位置；成文日期：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（年、月、日齊全，如“2024年5月20日”），右空四字與發(fā)文機(jī)關(guān)署名對(duì)應(yīng)；印章：聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)印章應(yīng)一一對(duì)應(yīng)，居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章下壓成文日期，騎年蓋月（印章頂部年份數(shù)字，底部壓月日）。三、通用公文格式模板要素詳解要素位置要求內(nèi)容規(guī)范示例版頭公文首頁(yè)紅色分割線以上包含發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（如“XX公司文件”）、發(fā)文字號(hào)（機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)，如“XX辦發(fā)〔2024〕10號(hào)”）、簽發(fā)人（上行文需標(biāo)注，姓名后加“簽發(fā)：”）發(fā)文字號(hào)：“XX辦發(fā)〔2024〕10號(hào)”；簽發(fā)人：“張*（總經(jīng)理）簽發(fā)：”標(biāo)題版頭下方，居中發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，字體為二號(hào)小標(biāo)宋體，分一行或多行居中排列（換行時(shí)詞意完整，長(zhǎng)短勻稱）“XX公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下方，頂格公文的主要受理機(jī)關(guān)，全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，后加全角冒號(hào)；多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔，換行時(shí)與上一機(jī)關(guān)對(duì)齊“公司各部門(mén)、各子公司：”主送機(jī)關(guān)下方，每段首行縮進(jìn)兩字符三號(hào)仿宋體字，行距設(shè)置為固定值28磅；層次序號(hào)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一層黑體、第二層楷體、第三層仿宋加粗、第四層仿宋“一、檢查時(shí)間2024年6月1日至6月30日……”附件說(shuō)明下方，空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)“附件：1.2024年度安全生產(chǎn)大檢查評(píng)分表”發(fā)文機(jī)關(guān)署名成文日期上方，右空四字機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前“XX公司辦公室”成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，右空四字阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（年、月、日），年份標(biāo)全稱，月、日不編虛位（如“1”不寫(xiě)“01”）“2024年5月20日”版記公文末頁(yè)（首尾頁(yè)）包抄送機(jī)關(guān)（如需要）、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（“印發(fā)：XX公司辦公室2024年5月21日印發(fā)”）“抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)。印發(fā)：XX公司辦公室2024年5月21日印發(fā)”四、撰寫(xiě)過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.標(biāo)題規(guī)范，避免歧義標(biāo)題需準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，不得使用模糊或口語(yǔ)化表述。例如“關(guān)于XX項(xiàng)目的事”表述不規(guī)范，應(yīng)明確為“關(guān)于XX項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示的通知”。2.主送機(jī)關(guān)單一明確請(qǐng)示類公文原則上只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)采用抄送形式；通知、通報(bào)等文種可根據(jù)需要確定多個(gè)主送機(jī)關(guān)，但需避免“多頭主送”導(dǎo)致責(zé)任不清。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確使用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“搞定”“差不多”等）；數(shù)字用法統(tǒng)一（如“一”“1”“1st”根據(jù)公文要求規(guī)范使用，日期、金額等需準(zhǔn)確無(wú)誤）；專業(yè)術(shù)語(yǔ)首次出現(xiàn)時(shí)需注明解釋（如涉及“ISO9001質(zhì)量管理體系”需簡(jiǎn)要說(shuō)明）。4.附件與一致附件名稱需與標(biāo)注完全一致，附件內(nèi)容需與相關(guān)，且需單獨(dú)編制頁(yè)碼（在附件左上角標(biāo)注“附件1：XXX”）。5.印章與日期規(guī)范印章需清晰、完整，不得模糊或壓蓋關(guān)鍵內(nèi)容；成文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，不得提前或推后，電子文件需用電子簽名（符合《電子簽名法》要求）。6.格式統(tǒng)一，排版整潔紙張采用A4型，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體、字號(hào)、行距嚴(yán)格按模板要求，避免隨意調(diào)整；頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“-1-”）。7.內(nèi)容合規(guī)，嚴(yán)守保密公文內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)、組織內(nèi)部規(guī)章制度，不得涉及敏感信息（如未公開(kāi)數(shù)據(jù)、內(nèi)部決策過(guò)程等）；涉密公文需按《保密法》標(biāo)注密級(jí)、保密期限，并按規(guī)定管理。8.發(fā)文前多級(jí)審核嚴(yán)格執(zhí)行“擬稿人部門(mén)負(fù)責(zé)人審核-辦公室核稿-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”流程，保證內(nèi)容無(wú)誤、