行政文件歸檔及管理標(biāo)準(zhǔn)指南一、適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政文件歸檔管理工作，涵蓋文件從形成到最終處置的全生命周期管理。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政公文處理：如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等正式文件的歸檔；專項(xiàng)工作文件管理：如項(xiàng)目立項(xiàng)、會(huì)議組織、合同簽訂、制度建設(shè)等過程中形成的文件；人事與事務(wù)類文件：如員工入職檔案、培訓(xùn)記錄、固定資產(chǎn)登記、后勤服務(wù)協(xié)議等；審計(jì)與合規(guī)類文件：如年度審計(jì)報(bào)告、合規(guī)檢查記錄、整改通知等需長(zhǎng)期保存的文件。二、行政文件歸檔管理全流程操作步驟（一）文件分類：科學(xué)劃分，保證體系清晰操作目標(biāo)：依據(jù)文件屬性和管理需求建立分類體系，便于后續(xù)整理與檢索。操作步驟：制定分類標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及《文件歸檔管理辦法》，明確一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)分類邏輯。例如：一級(jí)分類：按部門劃分（如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“人力資源部”）；二級(jí)分類：按文件類型劃分（如“公文類”“合同類”“會(huì)議類”“檔案類”）；三級(jí)分類：按具體事項(xiàng)或年份劃分（如“2024年會(huì)議紀(jì)要”“固定資產(chǎn)采購合同”）。編制分類目錄：形成《行政文件分類表》（詳見模板一），明確各級(jí)分類的編碼規(guī)則（如“XZ-01-2024”代表“行政部-公文類-2024年”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布執(zhí)行。（二）文件收集：全面及時(shí)，保證來源可溯操作目標(biāo)：保證應(yīng)歸檔文件齊全、完整，避免遺漏或丟失。操作步驟：明確收集范圍：依據(jù)《文件歸檔范圍及保管期限表》，梳理需歸檔的文件類型（如紅頭文件、會(huì)議簽到表、合同原件、審批單等），排除草稿、重復(fù)件等非正式文件。落實(shí)責(zé)任分工：各業(yè)務(wù)部門指定專人（如*助理）負(fù)責(zé)本部門文件收集，每月25日前匯總上月文件；行政部統(tǒng)一接收跨部門協(xié)作文件（如項(xiàng)目聯(lián)合發(fā)文），由*文秘崗核對(duì)文件完整性。規(guī)范交接手續(xù)：填寫《文件交接登記表》（詳見模板二），注明文件名稱、數(shù)量、交接人、交接日期，雙方簽字確認(rèn)后留存?zhèn)洳?。（三）文件整理：?guī)范編目，保證條理有序操作目標(biāo)：對(duì)收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理，形成標(biāo)準(zhǔn)化歸檔單元。操作步驟：文件排序與組卷：按文件形成時(shí)間先后或邏輯順序排序；同一類文件按“正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后”原則組卷，一份文件為一個(gè)保管單位。編制頁號(hào)與備考表：使用鉛筆在文件右上角編寫頁號(hào)（如“1-5”表示共5頁）；每卷文件附《備考表》，注明文件缺損、修改等情況，整理人簽字并填寫日期。填寫歸檔目錄：依據(jù)整理結(jié)果填寫《年度行政文件歸檔目錄表》（詳見模板三），包含歸檔號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、形成部門、日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等字段，保證信息準(zhǔn)確無誤。（四）文件鑒定：明確價(jià)值，確定保管期限操作目標(biāo)：區(qū)分文件價(jià)值，劃分保管期限，優(yōu)化存儲(chǔ)資源。操作步驟：價(jià)值評(píng)估：由行政部牽頭，會(huì)同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，依據(jù)《文件保管期限表》（參考模板四）對(duì)文件進(jìn)行鑒定，分為“永久”“長(zhǎng)期（10年以上）”“短期（3-10年）”三類。標(biāo)注保管期限：在文件封面或首頁右上角用印章標(biāo)注保管期限（如“永久”“長(zhǎng)期”），對(duì)到期文件提出銷毀建議。（五）文件保管：安全存儲(chǔ)，保證環(huán)境達(dá)標(biāo)操作目標(biāo)：為文件提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，防止損壞、丟失或泄密。操作步驟：選擇存儲(chǔ)介質(zhì)：紙質(zhì)文件存入符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的鐵皮柜（防火、防潮、防蟲）；電子文件同步存儲(chǔ)于服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，定期備份（雙備份制度）。規(guī)范存放管理：紙質(zhì)文件按歸檔號(hào)順序排列，標(biāo)簽清晰，柜門張貼《文件存放位置索引》；電子文件按分類建立文件夾，命名規(guī)則為“歸檔號(hào)-文件標(biāo)題-形成日期”，禁止隨意修改或刪除。環(huán)境控制：庫房保持溫度14-24℃，濕度45-60%，配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲劑等設(shè)施，每日記錄《庫房環(huán)境檢查表》。（六）文件利用：規(guī)范流程，保證合規(guī)高效操作目標(biāo)：在保障文件安全的前提下，滿足查閱、復(fù)制等利用需求。操作步驟：提出申請(qǐng)：查閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見模板五），注明文件名稱、用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批。涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。辦理交接：管理員核對(duì)申請(qǐng)表與文件信息，由借閱人當(dāng)面簽收，借閱期限一般不超過3個(gè)工作日，到期需歸還或辦理續(xù)借手續(xù)。監(jiān)督與記錄：管理員對(duì)借閱過程進(jìn)行監(jiān)督，禁止涂改、抽取、損毀文件；歸還時(shí)檢查文件完整性，在《文件借閱登記表》中記錄歸還日期及文件狀態(tài)。（七）文件處置：履行程序，保證合法合規(guī)操作目標(biāo)：對(duì)到期或失去保存價(jià)值的文件進(jìn)行規(guī)范銷毀，避免信息泄露。操作步驟：鑒定與審批：行政部每半年對(duì)到期文件進(jìn)行復(fù)核，形成《文件銷毀清冊(cè)》（詳見模板六），注明文件名稱、歸檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。銷毀執(zhí)行：由兩人以上共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《銷毀記錄表》，保證文件無法恢復(fù)。三、常用模板表格及填寫規(guī)范模板一：行政文件分類表一級(jí)類別（部門）二級(jí)類別（文件類型）三級(jí)類別（事項(xiàng)/年份）示例文件保管期限備注行政部公文類2024年關(guān)于開展年度培訓(xùn)的通知10年含紅頭文號(hào)人力資源部人事類員工檔案張三入職登記表永久按員工編號(hào)財(cái)務(wù)部合同類固定資產(chǎn)采購辦公設(shè)備采購合同長(zhǎng)期含驗(yàn)收單模板二：文件交接登記表日期交接部門文件名稱數(shù)量（份）歸檔號(hào)范圍交接人接收人備注2024-03-15行政部年度工作計(jì)劃5XZ-01-001李四王五含附件3份模板三：年度行政文件歸檔目錄表歸檔號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)形成部門形成日期頁數(shù)密級(jí)保管期限存放位置（柜-層）備注XZ-02-0032024年第一次辦公會(huì)議紀(jì)要XZ辦會(huì)〔2024〕1號(hào)行政部2024-01-108普通10年A-01-03含簽到表模板四：文件保管期限表文件類型示例文件保管期限備注組織架構(gòu)文件公司“三定”方案永久含批文年度工作總結(jié)2023年度工作總結(jié)長(zhǎng)期10年以上會(huì)議通知關(guān)于召開季度例會(huì)的通知短期3年固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)電腦報(bào)廢審批單短期5年模板五：文件借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期趙六市場(chǎng)部56782024-03-202024-03-22文件名稱歸檔號(hào)借閱用途是否涉密審批人2023年度市場(chǎng)分析報(bào)告XZ-05-012編制年度計(jì)劃否錢七模板六：文件銷毀清冊(cè)銷毀日期文件名稱歸檔號(hào)數(shù)量（份）保管期限銷毀原因監(jiān)銷人審批人2024-03-302021年培訓(xùn)簽到表XZ-03-02015短期保管期滿孫八周九四、關(guān)鍵操作注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）文件及時(shí)性：避免積壓延誤文件辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集，月度末前完成整理歸檔，保證“事畢檔成”；跨部門協(xié)作文件需明確牽頭部門，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致歸檔滯后。（二）文件完整性：杜絕關(guān)鍵信息缺失歸檔文件需包含正本、附件、審批單、簽批件等全套材料，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無誤”及核對(duì)人姓名；電子文件需同步歸檔元數(shù)據(jù)（如時(shí)間、修改記錄），保證可追溯性。（三）文件安全性：嚴(yán)防泄密與損毀涉密文件需單獨(dú)存放，加密管理，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，紙質(zhì)文件每季度翻動(dòng)一次防潮，電子文件每半年備份一次，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）責(zé)任明確性：落實(shí)崗位責(zé)任行政部為歸檔管理牽頭部門，各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件，責(zé)任納入年度績(jī)效考核；文件整理、借閱、