會議信息發(fā)布與宣傳推廣制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)準則制定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風險防控需求和管理流程優(yōu)化要求，旨在規(guī)范會議信息發(fā)布與宣傳推廣工作，明確管理職責，防范操作風險，提升信息傳播效率與合規(guī)性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋會議通知發(fā)布、議程傳播、成果宣傳、媒體對接等場景，包括但不限于內(nèi)部例會、專題研討、項目評審、培訓活動等會議類信息的全流程管理。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“會議信息專項管理”指企業(yè)對會議通知、議程、成果、宣傳等信息的全周期管控，包括發(fā)布審批、渠道分發(fā)、效果評估等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化運作；（二）“信息傳播風險”指因信息發(fā)布不及時、內(nèi)容偏差、渠道不當?shù)葘е碌膬?nèi)部溝通障礙、決策延誤或外部輿情影響；（三）“合規(guī)性審查”指對會議信息內(nèi)容、格式、時效性及傳播方式的合法性、適宜性進行前置評估；（四）“宣傳推廣協(xié)同”指各部門在會議宣傳中需遵循統(tǒng)一標準，確保信息傳遞一致性與品牌形象統(tǒng)一。第四條會議信息專項管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則，確保所有會議信息納入標準化管理流程；（二）責任到人原則，明確各部門在信息發(fā)布中的具體職責；（三）風險導向原則，重點關(guān)注敏感信息管控與輿情防范；（四）持續(xù)改進原則，通過動態(tài)評估優(yōu)化管理機制。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人為公司會議信息專項管理工作的第一責任人，對管理體系的完整性和有效性承擔最終責任；分管領(lǐng)導為直接責任人，負責統(tǒng)籌組織協(xié)調(diào)及關(guān)鍵決策事項審批。第六條設(shè)立會議信息專項管理領(lǐng)導小組，由分管領(lǐng)導牽頭，成員包括辦公室、法務合規(guī)部、宣傳部、信息技術(shù)部及各主要業(yè)務部門負責人組成，職能包括：（一）統(tǒng)籌制定與修訂專項管理制度；（二）協(xié)調(diào)跨部門信息發(fā)布的重大事項；（三）監(jiān)督年度管理目標的落實情況。第七條明確三類主體的管理職責：（一）牽頭部門（辦公室）：負責統(tǒng)籌專項管理制度建設(shè)、風險識別、監(jiān)督考核及培訓宣貫，每季度向領(lǐng)導小組提交管理報告；（二）專責部門（宣傳部、法務合規(guī)部）：宣傳部側(cè)重內(nèi)容合規(guī)審核與宣傳渠道管理，法務合規(guī)部負責法律風險把關(guān)；（三）業(yè)務部門/下屬單位：落實本領(lǐng)域會議信息發(fā)布要求，開展日常風險防控，每月報送信息發(fā)布臺賬。第八條基層執(zhí)行崗位（會議記錄員、信息專員等）需履行以下責任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，確保信息傳遞準確無誤；（二）發(fā)現(xiàn)信息發(fā)布風險時，須在24小時內(nèi)向?qū)Ｘ煵块T上報；（三）配合開展信息追溯核查，提供完整操作記錄。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條會議通知發(fā)布環(huán)節(jié)：須在會議召開前X日完成信息發(fā)布，內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議題等，禁止發(fā)布含糊或未獲批準的臨時通知。第十條議程及附件管理：所有會議材料需經(jīng)牽頭部門審核后同步分發(fā)，涉密內(nèi)容須按保密級別單獨管理，禁止非授權(quán)人員獲取。第十一條成果宣傳規(guī)范：對外宣傳需經(jīng)法務合規(guī)部審查，內(nèi)容需與會議記錄核對一致，禁止斷章取義或夸大成果。第十二條敏感信息管控：涉及商業(yè)秘密、決策預判等信息，僅限內(nèi)部發(fā)布渠道傳播，嚴禁未經(jīng)授權(quán)對外擴散。第十三條渠道選擇標準：不同層級會議適用不同傳播渠道，如部門會議僅限內(nèi)部系統(tǒng)，重要活動可經(jīng)批準使用外部媒體。第十四條信息更新要求：會議期間如遇議程變更，須在2小時內(nèi)同步更新所有相關(guān)通知，并說明變更原因。第十五條輿情監(jiān)測要求：對外發(fā)布信息后，宣傳部需連續(xù)X天監(jiān)測相關(guān)輿情，發(fā)現(xiàn)異常及時上報領(lǐng)導小組處置。第十六條異常情況處置：若出現(xiàn)信息錯發(fā)、漏發(fā)等失誤，須在X小時內(nèi)啟動補救程序，并向領(lǐng)導小組書面說明。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：每年X月由牽頭部門牽頭，結(jié)合法規(guī)變化及業(yè)務調(diào)整修訂制度，修訂后30日內(nèi)組織全員培訓。第十八條風險識別預警機制：每季度開展專項風險排查，重點監(jiān)控敏感信息管控、渠道違規(guī)使用等風險，按嚴重程度分為三級預警。第十九條合規(guī)審查機制：將專項審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點：（一）會議通知發(fā)布前，由牽頭部門審核格式及內(nèi)容；（二）對外宣傳材料提交前，由法務合規(guī)部進行法律風險評估；（三）重大活動發(fā)布前，經(jīng)領(lǐng)導小組集體審批。第二十條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行整改，專責部門監(jiān)督；（二）重大風險由領(lǐng)導小組成立專項處置組，明確責任分工及上報要求；（三）應急流程需制定預案，包括信息撤回、渠道封鎖等操作規(guī)范。第二十一條責任追究機制：（一）違規(guī)情形包括：擅自發(fā)布未審批信息、泄露敏感內(nèi)容等；（二）處罰標準：視情節(jié)嚴重程度，給予通報批評、績效考核扣分或紀律處分；（三）違規(guī)責任追溯至直接責任人及部門負責人。第二十二條評估改進機制：每年X月組織對管理體系有效性進行評估，通過問卷調(diào)查、案例復盤等方法識別漏洞，優(yōu)化管理流程。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：各級領(lǐng)導須在月度會議上通報管理情況，確保責任落實。第二十四條考核激勵機制：將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例納入評優(yōu)范圍，違規(guī)記錄與績效直接掛鉤。第二十五條培訓宣傳機制：（一）管理層需接受合規(guī)履職培訓，每年不少于X小時；（二）一線員工需掌握操作規(guī)范，新員工入職時必訓；（三）定期發(fā)布宣傳手冊，明確“紅線”“底線”標準。第二十六條信息化支撐：通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)信息發(fā)布全流程留痕，利用數(shù)據(jù)看板實時監(jiān)控傳播效果與風險指標。第二十七條文化建設(shè)：每半年開展一次合規(guī)承諾儀式，組織全員簽署《會議信息傳播行為規(guī)范》。第二十八條報告制度：（一）風險事件需在X小時內(nèi)上報至專責部門，次日匯總至領(lǐng)導小組；（二）年度管理報告須在次年X月提交，包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計、問題匯總及改進計劃。第六章附則第二十九條本制度由公司辦公室負責解釋，涉及職責